Kaugtöö eesmärgistamine ja mõõtmine

Kaugtöö on väga päevakohane teema. Vaatame, mida kaugtöö korraldamise juures arvestada ja kuidas tehtud tööd mõõta. 

Kaugtöö ajaline korraldus

Olukorras, kus lühikese ajaga on muutunud töökorraldus drastiliselt, on oluline kaugtöö reeglid paika seada. Sealjuures arvestades, et inimeste enesejuhtimisvõime ja kodused töötingimused on vägagi erinevad.

Kaugtöö ei kao enam kuhugi ka peale seda kui pandeemiast tingitud piirangud lõdvemaks muutuvad – ettevõtjad on mõistnud, et see võimaldab hõlmata laiemat töötajaskonda (sh madalama palgaga väljaspoolt pealinna) ning hea majandamise korral on võimalik ka kulusid säästa, samal ajal on ka töötajad avastanud kui palju aega on võimalik transpordilt säästa ja kui palju odavam on elu väljaspool pealinna.

Aga reeglid on vaja paika saada. Kaugtöö ei ole kättesaadav olemine, kaugtöö eesmärk on teha teisest asukohast sama tööd, mida tehakse kontoris. 

Täistööajaga töötajale makstakse aastas töötasu 2080 tunni eest. Sa pead teadma, kui suur osa sellest kulutatakse reaalselt töö tegemisele – see on oluline aspekt planeerimisel, hinnakujundusel ja ka töötajale makstava töötasu määramisel. Ettevõtte omanik teenib kasumit, kui tulud on suuremad kui kulud. Äriühingu asutamise eesmärk on siiski kasumi teenimine, vastasel juhul peaks olema tegemist MTÜ’ga. 

Kaugtööga seondub hulk erinevaid teemasid, aga oma kogemusest ja raamatupidaja mätta otsast vaadates tooks välja kaks praktilist aspekti. 

1. Tööaeg ja kättesaadavus.
   Kuna kodus on mitmed faktorid, mis võivad töötamist segada või mõjutada, siis tuleb arvestada, et inimene ei pruugi kodukontoris teha tööd tavapärasel kontoriajal. Võibolla tahaks vahepeal päevavalges ühe pikema jalutuskäigu teha, vahepeal on vaja toidupoes käia, laps lasteaiast ära tuua, perele lõunat valmistada või koolilapsele matemaatikaülesannet seletada.
   Samas on töölepingus kokku lepitud nädala töötundide hulk ja kui tööajal tööd ei saa teha, siis tuleb töö ära teha tavapärasest tööajast erineval ajal. Lõpuks on ju klientidele antud lubadused, mis vajavad täitmist ja töötajad soovivad palka ka saada (milleks vajalik raha tuleb ju lõpuks klientide taskust). See toob omakorda kaasa vajaliku puhkeaja puudumise ja sellest tuleneva kurnatuse – ma tunnen, et töötan 24/7 – kuigi tegelikult on tööaeg väga muu eluga hakitud ja töötunde kokku ei tule üle normaalse. Samuti on vaja inimestel omavahel tööalaselt suhelda ja kui üks töötajatest on üle läinud täiesti öökulli-rezhiimile, siis võib see teistele häiriv olla. Ehk tööaja ajaline planeerimine on kahtlemata üks teema, mis vajab arutamist ja kokkulepete sõlmimist. Töötajate omavahel jagatud kalendrid tööajaks planeeritud plokkidega (mis valdavalt siiski tavapärasele tööajale jääb) võib üks lahendus olla. 
2. Töö eesmärgistamine ja mõõtmine.
   Tuleks läbi mõelda, mida tegelikult töötajalt oodatakse ja kokku leppida selged eesmärgid ja tulemuste mõõtmise loogika. Võimalusel võiks kokku leppida töö tulemuste mõõtmise sellisel viisil, mis ei ole seotud tööaja registreerimisega. Mõnel ametikohal ja osaliselt võib see olla siiski vajalik, aga kaugeltki mitte alati.

Rohkem selle kohta, kuidas korraldada kaugtööd, saad lugeda siit.

Töö mõõtmise võimalused

Töötulemuste mõõtmine oleneb paljuski töö iseloomust. Siin tooks välja kolm erinevat töötajate gruppi:

1. Juhid – töö sisu on teiste töötajate juhtimine. Ajakulu ei ole niivõrd oluline, küll aga eeskuju.

Mõõdikuteks võiksid olla:

• Ettevõtte või konkreetse osakonna eesmärkide saavutamine
• Alluvate rahulolu, kohtade täidetus ja töötajate liikuvus

2. Põhitegevuse ja müügiga tegelevad töötajad – töö sisuks on põhitegevusega seotud eesmärkide saavutamine.

Mõõdikuteks võiksid olla:

• Kauba tootmise juures on oluline tootmismaht ja kvaliteet
• Teenuse juures on oluline klienditöö tundide arv ning nende osakaal kogu tööajast. Klienditöö aja prognoosimisel tuleks arvestada, et kodus töötamisel jääb ära aeg, mis kulub kontoris teistega suhtlemisele ja kohvipausidele. Reaalseks klienditöö saaks planeerida ehk 6 tundi päevas, ei ole mõtet nõuda kaugtöö puhul rohkemat  kui kontoritöö korral.
• Standardse teenuse (nt päringutele vastamise) juures võib olla oluline ka teostatud tööde hulk tükiliselt
• Müügitegevuse juures on oluline müügikõnede, uute lepingute ja leadide arvud

3. Abitegevusega tegelevad töötajad – nt raamatupidaja, jurist.

Mõõdikuteks võiksid olla:

• Töö on tehtud ning juhid ja kaastöötajad on tehtuga rahul
• Kulu abitegevusele peab olema madalam kui teenuse sisseostmisel oleks

Kui nii vaadata, siis täpselt tööaega mõõta on vaja tegelikult harva. Ei müügimehe, osakonnajuhataja ega ettevõtte juristi täpne tööaja mõõtmine ei anna mingit vajalikku lisainfot.

Samas näiteks kalendris tööaja plokkide kokkuleppimine võiks olla igal juhul mõistlik, kasvõi juba töölepinguseadusest tuleneva töö- ja puhkeaja reeglite täitmise tagamiseks (järjest 11 tundi puhkeaega kahe tööpäeva vahele ja korra nädalas järjest 48 tundi puhkeaega). Ehk kui seadusi korrektselt jälgida, siis on kaugtöö ajaline paindlikkus siiski päris piiratud – 8h kokkulepitud igapäevast tööaega peaks mahutama 13 tunni sisse (nt ajavahemikku 8.00-21.00).