Kuidas korraldada oma ettevõttes kaugtööd?

Kaugtöö peale peavad täna mõtlema ka need Eesti ettevõtted, kes muudel aegadel on harjunud klassikalise kontoritöö korraldusega. Tööandjatel, kes oma süsteemid juba varasemalt kaugtööle sobivaks on kohandanud, on täna natuke lihtsam, samas kui neil, kes kaugtööd seni veel rakendanud ei ole, tuleb kiirelt kogu oma tööprotsess üle vaadata, et kaugtöö formaat võimalikult kiirelt ja efektiivselt tööle saaks.

Kaugtöö tähendab töökorraldust, kus töötaja töötab oma kodust või mujalt, mitte tööandja tööruumidest.

Põhjus, miks paljud ettevõtted veel kaugtööd võimaldanud ei ole, peitub eelkõige kaugtöö mõningases ebaselguses – kes garanteerib, et inimene ikka kodust tööd teeb, kuidas seda kontrollida jne. Samuti vajab ümber korraldamist tehniline pool, et töötajatel oleks kontorist väljaspool võimalik tööprogrammidele ligi pääseda ning et ettevõtte üldine juhtimine toimiks ka siis, kui töötajaid ei ole võimalik füüsiliselt ühte ruumi kokku kutsuda ning suuniseid tuleb jagada distantsilt.

Tehniline ettevalmistus kaugtööks

Paljude väikeettevõtete tegevus sõltub tänapäeval tehnoloogiast ja kolmandatest osapooltest. Väikeettevõtjatel ei ole oma servereid ja IT-osakonda, selle asemel kasutatakse teiste ettevõtete poolt pakutavaid teenuseid.

Kaugtöö puhul on peamine tagada ettevõtte andmete ja dokumentide turvalisus.

Et oma ettevõtte vara kaitsta ning mitte langeda varguse või pahavara ohvriks, tuleks tähtsamate programmide ja veebikeskkondade puhul sisse viia kahetasemeline autentimine ning kasutada igas keskkonnas erinevat numbritest ja tähtedest koosnevat parooli. Paroolide halduseks on hea kasutusele võtta spetsiaalne paroolihaldustarkvara (nt Lastpass), sest arusaadavalt ei pruugi need keerukad paroolid töötajatele meelde jääda.

Kui kaugtööd tehakse pikemalt, siis tuleb ka läbi mõelda, kuidas tagatakse arvutite jooksev hooldus. Samuti tuleb jälgida, et kui töötaja teeb tööd oma arvutiga, siis oleksid tagatud samad turvalisusnõuded, mis tööandja arvutite puhul.

Failide hoidmine

Kindlasti ei tohiks kodukontori töötaja hoida tööfaile lihtsalt sülearvuti kõvakettal. Seda vähemalt kahel põhjusel – esiteks, sülearvuti kõvakettad võivad hävida, teiseks võivad sülearvuti kadumisel või vargusel sattuda failid valedesse kätesse. Enamasti on mõistlik faile hoida kas ettevõtte oma serveris või pilveteenuses. Väiksemad ettevõtted kasutavad reeglina pilveteenuseid.

Levinumad pilveteenused:

• Dropbox
• Drive
• MS OneDrive

Dropboxi ja Drive puhul tuleks ettevõtjana kindlasti eelistada tasulist teenust, mis annab rohkem võimalusi, pakkudes ka failide taastamise võimalust (kui keegi kogemata midagi kustutab) ja kasutusõiguste haldamist, juhuks kui soovid mõned kaustad teha kättesaadavaks vaid teatud isikutele (näiteks raamatupidamisega seotud dokumendid, mis ei ole mõeldud kõigile töötajatele uudistamiseks).

Google Docs on hea lahendus selliste dokumentide puhul, millega töötab korraga mitu inimest. See võimaldab ühel ajal teksti täiendada reaalajas – lisaks näed, kes parajasti loevad ning kes mida kirjutab. Lisada saab ka kommentaare ja neile vastata.

Igapäevane omavaheline suhtlus

Omavaheliseks suhtluseks kasutavad paljud IT ettevõtted (ja ka teised, sh meie raamatupidamisbüroo) Slacki, mis on parema struktuuriga kui Messenger.

Slacki eripära on orienteeritus ettevõttele (või mõnele muule koostöögrupile). Ligipääs kanalitele on ainult selle ettevõtte või asutuse töötajatel, kõrvalisi isikuid seal reeglina ei ole.

Slack võimaldab

• pidada 1:1 vestlusi
• pidada vestlusi valitud grupi inimestega
• luua püsivaid kanaleid (näiteks: raamatupidamine), kuhu kuuluvad konkreetse grupi liikmed
• vahetada faile
• pidada 1:1 videokõnesid.

Slackil on tore võimalus märkida ikooniga, millega parajasti tegeled (meil kasutusel näiteks: kodutöö, kontor, puhkus, hõivatud, liikvel, haige).

Kasulik on teha Slackis ka vaba teema kanaleid, näiteks hobide põhjal, või fun, kuhu nalju lisada. Vabal teemal suhtlus on oluline.

Slacki tasuta versioon on päris ulatuslik, peamiseks piiranguks on sõnumite ajaloo kustutamine ja grupi videokõnede puudumine. Mõned Slacki alternatiivid: Fleep, Mattermost, MS Teams.

Meilide haldamiseks on parimad Microsofti Outlook ja Google GSuite. Kindlasti ei tohiks ettevõtjana kasutada ühtegi eraisikutele mõeldud lahendust.

Koosolekute tehniline korraldamine

1:1 koosolekuid saab edukalt läbi viia Messengeri, Skype`i või Slackiga. Soovitus on hoida eraelu ja tööelu võimalusel lahus ning kasutada pigem eraldi lahendusi tööasjade jaoks.

Suurema osalejate arvuga peab natuke mõtlema, millist lahendust kasutada. Üks võimalus selleks on Zoom, mis on minu kogemusele tuginedes üsnagi töökindel ja stabiilne, samuti lihtsasti kasutatav.

Zoomi saab kasutada nii koosolekuteks (meetings) kui ka webinaride jaoks. Nende kahe erinevus:

• webinaril räägib üks või 2-3 inimest, ekraanil on näha vaid rääkija(d), aga mitte kuulajad
• koosolekul on kõik osalised oma ruudukesega ekraanil ja saavad aktiivselt osaleda.

Zoomil on väike tasuta osa (koosolek kuni 40 minutit), muidu on tegemist tasulise programmiga (kuigi mitte kallis). Koroonaepideemia puhul laiendas Zoom nt Hiinale tasuta paketi võimalusi, tõenäoliselt laiendab seda veelgi. Lisaks Zoomile on epideemia-pakkumisi teinud ka Cisco, Microsoft ja Google.

Alternatiivid: Google Hangouts (tasuta, mugav kasutada gmaili/Google Calendariga), MS Teams (Office paketi osa).

Kaugtööl olevate töötajate juhtimine

Kaugtöö puhul on tähtis pöörata tähelepanu ka kaugtöö-tiimide ühel lainel hoidmisele ja jooksva suhtluse tagamisele.

Üks asi on konkreetsete teadete edastamine, teine asi omavaheline rääkimine – kuidas seda lahendada? kas sa seda kuulsid? Kõik see suhtlus, mis toimib kontoris naturaalselt, kipub kaugtöö puhul tihti ära jääma, eriti kui inimesed on erinevates kohtades laiali. Kui selline suhtlus jääb ära, siis kaob tiimi-tunnetus, inimesed töötavad eraldi oma töölõikudega ning ei tunne töökaaslaste toetust. See on kaugtöö puhul üks suurimaid riske.

Üldjuhul on olemasoleva tiimi ajutine kodutööle saatmine lihtsam kui püsivalt virtuaalse tiimi juhtimine, sest inimesed on üksteisega harjunud ning juba teavad teineteise eripärasid.

Püsivate virtuaaltiimide peamised probleemid on seotud kultuuriliste erinevustega, millel on kombeks võimenduda läbi elektroonse suhtluse või näiteks ajatsoonide erinevuse, juhul kui asutakse teine teisel pool maakera. Googelda „how to manage virtual teams“, sealt leiad ohtralt soovitusi, kuidas võimalikke küsimusi lahendada ja neist üle saada.

Infovahetus

Erinevat tüüpi info edastamiseks sobivad erinevad tüüpi kanalid:

• jooksev suhtlus ja koosolekud – võimalikud lahendused Slack ja Zoom
• teated, väikesed muudatused töökorralduses vms – neid on mõistlik edastada meiliga, et inimene saaks rahulikult lugeda. Tähtis on, et kõik vajalik info jõuaks regulaarselt kõigi töötajateni
• tööjuhendid-protseduurid jms – pikemaajaliselt püsivad dokumendid tuleks hoida eraldi kohas, soovitatavalt Wiki-stiilis. Kindlasti peab olema fikseeritud, millal oli viimane uuendus ja kes uuenduste eest vastutab.

Koosolekud

Läbimõeldud koosolekute struktuur on kaugtöö puhul väga oluline. Kui kontoris on kõik parasjagu tööl olevad inimesed olemas ja saad operatiivselt öelda, et lähme arutame seda või teist või vajadusel hõikad midagi üle ruumi, siis kaugtöö korral tuleb suhtlemist teadlikumalt planeerida.

Üks võimalik koosolekute struktuur on selline:

1) igahommikune tiimi „standup“ – 10-15 min ülevaade, mis on probleemid, kui kaugel mingi teemaga ollakse

2) kord nädalas tiimikoosolek – 1 h, olulisemate probleemide arutamine, tööplaanid

3) 2x kuus igal töötajal oma otsese juhiga 1:1 kohtumine – pooletunnine koosolek, kus räägitakse ainult töötajale olulistest teemadest.

Üksühele kohtumisi tuleks võtta tõsiselt. Võin kinnitada, et see ei ole mõttetult kulutatud aeg. Enamiku ajast peaks rääkima töötaja. See on võimalus coachinguks ja „ventileerimiseks“. Eriti kaugtöö puhul on selline töötajale pühendatud aeg väga oluline, muidu jääb seotus väga lõdvaks. Loe 1:1 loogika kohta lähemalt nt sellest artiklist.

Kui kaugtööd rakendatakse pikemalt, siis peaks läbi mõtlema ka arenguvestluste poole. Samuti on vajalik, et inimesed siiski saaksid aeg-ajalt ka silmast silma kohtuda, kasvõi kord aastas.

• 1-2x aastas pikem arenguvestlus töötajal oma otsese juhiga, kus antakse töötajale põhjalikumat tagasisidet, pannakse paika koolitusplaanid, töö muudatused jne
• kord aastas kõigi inimeste reaalne kohtumine, kuhu lennutatakse kohale ka kaugemad töötajad.

Kuidas kaugtööd mõõta?

Kui töökorraldust muudetakse, tuleb oma inimestega läbi rääkida, mida kaugtöö tähendab. Mõistlik on töötajaga sõlmida kaugtöö kokkulepe, kus on selgelt kirjas kaugtööga seonduvad töökorralduse reeglid.

Kodukontor ei tähenda „kättesaadav olemist“ –  et võtan telefoni ja loen meile. Jah, ka seda rakendatakse, nt sellise haiguslehte mittevääriva väikese nohu korral, kuid see ei ole kaugtöö kodukontorist.

Kaugtöö tähendab täiesti tavapärast töötamist. Kuna kodus töötamine on tihti paratamatult rohkem hakitud kui kontoris, eriti kui lapsed kodus on, siis tuleb sellist töötamist ka hoolikamalt eesmärgistada ning mõõta.

Töö mõõtmine oleneb suuresti töö iseloomust. Mõne töö puhul saab mõõta töö tulemust – näiteks müügikõnede arv, sõlmitud lepingute arv, vastatud meilide arv. Teise töö puhul piisab, kui kokkuleppeline valdkond on kaetud – teiste töötajate tagasiside kohaselt on kõik päringud ettevõtte juristile vastatud 24 h jooksul. Enamasti on kontoritöö kõige adekvaatsem mõõtmisviis siiski töötundide fikseerimine töölõikude kaupa.

Meie kasutame Eestis arendatud ja just raamatupidajatele mõeldud Uku’t, kus on lisaks ajamõõtmisele igati kena tööülesannete planeerimise võimalus ja aruandlus. Varem kasutasime (samuti eestlaste tehtud) Toggli.

Soovitus – räägi inimestega läbi, kuidas oleks kõige õiglasem tulemusi mõõta. Samuti jaga tulemusi tiimi sees avalikult. See vähendab pingeid meeskonna sees ja aitab vältida, et keegi ei hakkaks kahtlustama, et ei tea mida üks või teine seal kodus ikka teeb, niikuinii istub niisama.

Mõned pikema staažiga keskastmejuhid kipuvad miskipärast arvama, et kui inimene istub siin minuga ühes ruumis, siis ma tean, et ta töötab. Muul juhul kindlasti looderdab. Kui töised eesmärgid ja mõõtmise loogika on kokku lepitud, siis on selliseid pingeid vähem.

Seades tööaja eesmärke, siis arvesta, et kodus jääb kontoris lobisemise aeg olemata. Eesti praktika paistab olema, et kui kontoris ollakse 8.30-17 (sh pool tundi lõunat), siis reaalset klienditööd tehakse sellest ehk 5-6 tundi, mitte rohkem. Seepärast ei ole mõtet ka nõuda, et inimene kodust tööd rohkem registreeriks.

Samas pead tööandjana mõistma, et sa maksad täistööajaga töötajale 2080 tunni eest aastas – 8 tundi päevas, 5 päeva nädalas, 52 nädalat aastas. Pead omama ülevaadet, millise osa sellest teeb töötaja sellist tööd, mille eest klient sulle maksab. Sellest omakorda sõltub hinnakujundus, eelarve koostamine ja ka töötajate värbamise planeerimine. Äriühingu asutamise eesmärk on teenida omanikule kasumit. Kui see ei ole eesmärk, siis tuleks asutada mittetulundusühing. Omanik teenib kasumit siis, kui tulud on suuremad kui kulud.

Teenusettevõtte peamine kulu on tööjõukulu. Seega jälgides tööaega kui olulist mõõdikut, suudad sa paremini jälgida ka oma tööjõukulusid ning tõsta efektiivsust, seda nii kaugtöö kui tavalise kontoritöö puhul.

Kokkuvõtteks

Kaugtöö võimaldamisest tekkiv kasu ettevõtjatele on tegelikult märksa laiem kui tänane vältimatu töö ümberkorraldamise vajadus. Kuigi hetkel on kõige kriitilisem oma ettevõte eelkõige lähimaid nädalaid silmas pidades kiiresti kaugtöö-vormi seada, siis annab see pikas plaanis ka tulevikuks vabamad käed ja paindlikumad võimalused oma tööprotsesside korraldamiseks ja juhtimiseks.

Kaugtöö abil saab näiteks tööle palgata maapiirkondade inimesi, liikumispuudega inimesi, omastehooldajaid ja kõiki teisi, kellele igapäevane kontoritöö ei sobi. Kaugtöö on kõrgelt hinnatud ka noorte seas, kes tahavad palju ringi rännata ja samal ajal töötamist jätkata (kui piirid jälle lahti on). Samuti sobib kaugtöö formaat hästi IT-ettevõtjatele, kes saavad sel viisil oma arendustiimidesse palgata ka kaugematest riikidest pärit spetsialiste ning arendajaid.