Raamatupidamisteenuse kvaliteet

Selleks, et pakkuda kliendile kvaliteetset raamatupidamisteenust, peab teenusepakkuja mõistma, mida temalt oodatakse, teenuse sisu kliendiga võimalikult selgelt läbi rääkima ja vastavalt ka hinnas kokku leppima.

Uuringute kohaselt  on kliendi ootused raamatupidajale ja raamatupidamisettevõttele järgmised:

1. võimekus – oleks kursis seadustega, osaleks koolitustel, mõistaks kliendi äritegevust ja tema eripäraseid
2. suhtlusoskus – teabevahetus, lugupidav ja empaatiline kohtlemine, kiire ja lihtne kontakt
3. usaldusväärsus – andmed on korrektsed, teabevahetus turvaline, antud nõuanded usaldusväärsed
4. efektiivsus – leping on täidetud, vigu pole, tähtaegadest on kinni peetud
5. tehnoloogiline innovatsioon – automatiseeritud süsteemid, kaasaegsed programmid (omavahel liidestatud), reaalajas juurdepääs oma andmetele
6. nõustamine – raamatupidamisinfo tõlgendamine ja analüüs, probleemide eest hoiatamine.

Kõigi nende teemadega peab raamatupidamisettevõte tegelema ja oma töötajaid ka pidevalt koolitama, et klientide ootustele vastata. Klient ei saagi osata hinnata, kas iga maksuseaduse pügal on täpselt täidetud, klient näeb peamiselt „pakendit“, ehk mis toimub raamatupidamisteenuse ümber ja annab oma hinnangu just selle alusel.

Kvaliteedijuhtimine

Kuidas ikkagi tagada, et kõik toimib nii nagu kokku lepitud? Kui raamatupidaja toimetab üksinda, siis on lihtne – ise lubasid, ise teed. Kui tal on üks abiline, siis on ka veel ülevaade olemas. Aga kui raamatupidajaid on mitu? Või mitukümmend?

Kvaliteedisüsteemid toimivad suurtes ettevõtetes tõhusalt, aga need on päris bürokraatlikud ja nõuavad eraldi töötajaid nende ülalhoidmiseks. Väiksemas ettevõttes ei ole see reaalselt võimalik.

Me jõudsime lõpuks päris hea lahenduseni. Kuna see võiks teistelegi kasulik olla, siis panen siia lühidalt kirja.

Me peame järgima oma töös:

1. raamatupidamise reegleid ja maksuseadusi
2. kliendiga tehtud kokkuleppeid (nt tähtajad, töö ulatus, töö sagedus)
3. oma sisemisi tööreegleid

Selle tagamiseks:

1. koolitame oma töötajaid
2. koostame tööjuhendeid
3. teeme enesekontrolli
4. kontrollime reaalselt tehtud töö vastavust nõuetele
5. tuvastatud vigade alusel korraldame koolitusi ja täiendame tööjuhendeid

1. Koolitused

Me korraldame koolitusi eeskätt seitsmel kuul aastas: aprill-juuni ja september-detsember. Aasta esimesel kolmel kiirel kuul minimaalselt ja suvel puhkuste ajal ei korralda.

Teeme nii erialaseid koolitusi (eesmärgiks on 20 tundi aastas erialaseid koolitusi igale raamatupidajale), kui ka juhtimiskoolitusi ja üldoskuste koolitusi. Toimunud koolitused registreerime personaliprogrammis.

2. Tööjuhendid

Meie tööjuhendite kaust asub Google Drive kataloogis. Seal asuvad – raamatupidamisreeglite ja maksureeglite kommentaarid, oma sisemised tööjuhendid, vajalike dokumentide näidised.

Maksuameti juhendeid ja seaduste tekste ei me dubleeri. Üks raamatupidaja tegeleb selle kausta haldamisega, kogub juhendite vajadusi, kirjutab/tellib juhendeid, vormistab korrektselt.

Juhendit niisama igaks juhuks ei kirjuta, selleks peab tulema ettevõtte seest vajadus.

3. Enesekontroll

Siin kasutame kolme töövahendit – Ukut, Google Sheets tabelit ja tegemata tööde nimekirja.

Uku’s on koostatud iga ettevõtte jaoks korralik tööplaan – korduvad ülesanded, mis on vastavuses kliendilepinguga ja mille lõikes mõõdame ka tööaega. Ukus on link kliendikokkuleppe failile, kus on kirjas olulised kokkulepped kliendiga.  Tööplaani ja kliendikokkuleppe faili kasutamine tagab vajadusel ka sujuva asenduse, info on olemas.

Tiimi Google Sheets tabelis on ülevaade projektide, kuulõpetamise ja aastaaruannete seisust, see võimaldab tiimijuhil omada ülevaadet oma tiimi tööde graafiku täitmisest.

Tegemata tööde nimekiri. Igal raamatupidajal on enda poolikute tööde kohta nimekiri, mis ootavad lahendust (nt: saadud investeering on selgituskontol, sest ootan lepingut, 29.08.22).

Selle eesmärgiks on olla abimeheks raamatupidajale, et ka väikesed parandused ei jääks tegemata. Kirja pandud tööde hulk tundub alati väiksem kui see, mida tuleb meeles hoida. Samuti võimaldada ülevaadet tiimijuhile, et keegi tema tiimi liikmetest pole oma töödega hätta jäänud.

4. Kontrollimine

Kvaliteedijuht kontrollib järjest ettevõtete andmeid, vastavalt tööplaanile.

Kontrollimisel on kaks eesmärki:

1. tagada, et meie raamatupidajate poolt klientidele tehtud töö oleks kvaliteetne ehk vastaks kokkulepetele ja reeglitele
2. analüüsida leitud vigu ja muuta vajadusel protsesse, et sellist viga rohkem ei tekiks.

Kontrollitakse kolme teemat:

1. kas kõik tööülesanded on tehtud? (nt ei ole sellist asja, et maksusaldod ununesid kontrollimata)
2. kas töö on tehtud vastavalt reeglitele? (raamatupidamise reeglid, maksureeglid, oma sisemised protseduurid)
3. kas töö on tehtud kokkulepete piires? (kokkulepitud töö on tehtud ja tööd ei tehta rohkem kui on kokku lepitud)

Viga on lahknevus kokkulepitust. Kui kvaliteedijuht tuvastab vea, siis paneb selle vigade logisse kirja.

5. Kontrollimise järgsed tegevused

Vea tuvastamisele peab järgnema kaks tegevust:

1. viga tuleb ära parandada
2. vea põhjust tuleb analüüsida – miks see juhtus ja mida peaks muutma, et nii enam ei juhtuks (nt koostada juhend või korraldada koolitus).

Juhtkond vaatab koos kvaliteedijuhiga kord kuus kontrolli tulemused üle ja otsustab edasised tegevused.

Sealt võib tuleneda näiteks:

• koolitusvajadus kõigile raamatupidajatele või mõnele neist,
• protsessi täiendamise või juhendi kirjutamise vajadus,
• maksu/IT/juriidilise konsultatsiooni tellimise vajadus,
• töö ümberkorraldamise vajadus.

Sarnane loogika kehtib tegelikult igas valdkonnas – koolita oma töötajaid, kirjelda protsessid ja kirjuta tööjuhendid, kontrolli reaalselt kehtivate reeglite täitmist, korja leitud vead kokku, analüüsi kuidas neid edaspidi vältida ja vii parendustegevused ellu.

Ja kui sa soovid kvaliteetset raamatupidamisteenust, siis tule meile kliendiks. 😊

Kirjuta: https://robbybobby.ee/kontakt/