5 võimalust ettevõtte raamatupidamise korraldamiseks

Kuidas korraldada oma ettevõtte raamatupidamist – kas teha raamatupidamist ise või osta teenust? Millal tasuks ettevõttesse palgata päris oma raamatupidaja? Ettevõtte algusfaasis teevad paljud ettevõtjad oma raamatupidamist ise. Mahu ja keerukuse kasvades tasuks aga finantsasjad professionaali hoolde usaldada. Ühelt poolt annab see sulle kindluse, et ettevõtte raamatupidamine on korrektne ja finantsasjad korras. Teiselt poolt võimaldab see sul ettevõtjana pühendada rohkem aega oma põhitegevusele. Laias laastus on ettevõtte raamatupidamise korraldamiseks 5 erinevat võimalust. Panime kirja iga võimaluse plussid ja miinused.

Raamatupidamise tegemine ise

Raamatupidamise korraldamine on ettevõtja vastutada ning kui tegevusmahud on väikesed (käive alla 40 000) ja tehinguid on vähe, võib isetegemine olla täiesti mõistlik.

Plussid: Isetegemine on kahtlemata kõige odavam lahendus, ainuke, mida see nõuab, on sinu isiklik aeg.

Miinused: Ettevõtte tegevuse kasvades kasvab koos sellega ka raamatupidamise keerukus ja ajakulu. Kui sul ühel hetkel ei ole enam aega oma põhitegevusega tegeleda, siis on tagumine aeg raamatupidamine professionaalile delegeerida. Raamatupidaja abi vajad kohe kindlasti, kui sinu käive ületab 40 000 ja oled käibemaksukohustuslane või teed väljamakseid nii endale kui ka teistele isikutele, samuti siis, kui tahad kasutada maksusoodustusi ja soovid saada detailsemat infot oma finantside kohta.

Tuttav raamatupidaja

Kui raamatupidamise maht ja keerukus kasvab üle pea, on tuttav raamatupidaja sageli esimene, kelle poole pöördutakse.

Plussid: See on kõige mugavam lahendus, kui oled veel väike, kuid tunned, et ei jõua enam oma raamatupidamist ise hallata.

Miinused: Tuttav raamatupidaja töötab põhikohaga enamasti kuskil büroos või ettevõttes ja tema ajaline võimekus sinu asjadega tegelemiseks võib olla üsna piiratud. Samuti võib tal olla väga kitsas valdkondlik kogemus – kui sinu ettevõte soovib kasvada, võib tema teadmistest ja kogemustest jääda vajaka.

Üksikettevõtjast raamatupidaja ja väike raamatupidamisbüroo

Ka üksikettevõtjast raamatupidaja pakub tihti raamatupidamisteenust muude kohustuste kõrvalt, samas võib tegemist olla ka kodukontoris tegutseva ühe inimese ettevõttega, kes igakuiselt kolme-nelja ettevõtte raamatupidamise eest vastutab. Väikesed raamatupidamisbürood koondavad üksikraamatupidajaid ja pakuvad teenust piiratud arvule klientidele. Enamasti on igal raamatupidajal välja kujunenud oma kindel kliendibaas, kelle raamatupidamise eest ta vastutab.

Plussid: Üksinda tegutsevad raamatupidajad ja väikesed bürood on enamasti väga paindlikud. Küsimuste tekkides reageerivad nad kiirelt ning on valmis sulle andma ka jooksvat nõu, seejuures iga tunni eest vältimatult arvet kirjutamata. Tihti on suhe väga personaalne – sinu raamatupidamisega tegeleb konkreetne inimene, kelle poole saad otse pöörduda.

Miinused: Üksikettevõtjast raamatupidaja tegutseb üksi ja tema teenuse kvaliteet sõltub suuresti tema teadmistest ja varasemast kogemusest – tal ei pruugi olla kõiki kaasaegse raamatupidaja omadusi. Ka väikebüroodes ei ole kvaliteet alati garanteeritud või on see töötajate lõikes kõikuv, samuti võib olla probleeme üksteise asendamisega (näiteks kui üks töötajatest haigestub või läheb puhkusele).

Suur raamatupidamisbüroo

Suuremalt raamatupidamisbüroolt teenuse sisseostmise kõige suuremaks boonuseks on järjepidevus. Enamasti on neil üsna lai kompetents ja protsessid paigas. Samas ei mõtle paljud suurbürood sinuga sisuliselt kaasa, välja arvatud need, kes on teadlikult võtnud eesmärgiks pakkuda väikebüroodele sarnast personaalset lähenemist.

Plussid: Kuna suures büroos töötab rohkem raamatupidajaid, on neil üksikraamatupidaja ja väikebürooga võrreldes suurem teadmistepagas ja kompetents. Samuti tagavad suured bürood, et raamatupidaja haigestumine või vahetumine ei mõjuta sinu ettevõtte raamatupidamise kvaliteeti. Tihti on büroode baashind ka suhteliselt odav.

Miinused: Suur raamatupidamisbüroo on kahtlemata anonüümsem. Raamatupidamisbüroode odav baashind tähendab sageli, et iga täiendavat tööd käsitletakse lisateenusena, mille eest tuleb maksta eraldi. Bürood, kelle baashind on mõnevõrra kallim, sisaldavad enamasti rohkem teenuseid (kontrolli teenuste komplekti enne lepingu sõlmimist).

Millal palgata ettevõttesisene raamatupidaja?

Kui üksikettevõtjast raamatupidaja või raamatupidamisbüroo palkamine on enamasti hinnastatud tundide või kannete arvu põhiselt, siis ettevõttesisese raamatupidaja puhul pead arvestama lisaks palgafondile ka kõigi muude kuludega nagu töökoha sisseseadmine, kontorikulud, töötaja väljaõpe jne. Võimalik on raamatupidaja ettevõttesse palgata ka osalise tööajaga, teine variant on raamatupidaja tööülesanded liita mõne muu majasisese funktsiooniga, näiteks administreerivate tegevustega, luues nii oma ettevõttesse täistööajaga positsioon.

Üldine põhimõte on, et nii kaua kuni teenuse sisseostmine on odavam kui ettevõttesisese töötaja palgalhoidmine, siis võiksid kasutada välist partnerit. Kui maht aga kasvab nii suureks, et teenuse hind on võrdne töötaja ülalpidamise kuludega, siis tasub kaaluda majasisese raamatupidaja palkamist.

Arvesse tuleb võtta ka seda, et ühel palgalisel raamatupidajal puudub puhkuste ja haiguste ajaks asendus. Samuti seda, et raamatupidamises on olemas nii rutiinne, igapäevane töö osa kui ka keerulisem, analüüside-aruannete-valikute osa ja need kaks ei taha tihti ühe inimese lauale ära mahtuda. Variant on ka see, et lihtsama igapäevase töö saab ära teha oma töötaja ja keerulisem osa ostetakse sisse. Või vastupidi, vastavalt ettevõtte keerukusele.

Viimase aja trendid näitavad, et järjest enam ettevõtteid eelistab raamatupidaja palkamise asemel raamatupidamisteenuse sisse ostmist. Näiteks Soomes on aastakäibe piir, kes raamatupidamist teenusena sisse ostavad, kasvanud juba ca 40 miljoni lähedale, Eestis on teenuse sisseostmise piiriks ca 10-miljoniline aastakäive. Arvestades seda, et vaid 2% Eesti ettevõtetest on suurema aastakäibega kui 5 miljonit, võiks tervelt 98% Eesti ettevõtetest raamatupidamist teenusena sisse osta. Samas on probleemiks see, et suuremaid ettevõtteid teenindada suutvaid suuri büroosid on hetkel üsna vähe.

Plussid: Ettevõttesisene raamatupidaja on kogu aeg sinu jaoks olemas ja saad oma küsimustele kiirelt vastused. Palgatöötajast raamatupidaja teeb oma ülesandeid tööaja siseselt, mis tähendab, et sa ei pea aruandluse jm eest maksma täiendavat tasu.

Miinused: Töötaja palgal hoidmine on võrdlemisi suur kulu, mis tasub end ära vaid juhul, kui sinu ettevõtte on suurem ja/või kui kulu raamatupidamisteenuse sisseostmisele on samaväärne või suurem töötaja palgal hoidmise kulust. Nagu öeldud, võiks 98% Eesti ettevõtetest vabalt eelistada raamatupidamisteenust. Ühelt poolt tagab see laiema kompetentsi, teiselt poolt on see tihti ka odavam ja efektiivsem.

Kuidas teha oma ettevõttele sobiv valik raamatupidamise korraldamiseks

Raamatupidajate ja raamatupidamisbüroode tase on väga erinev. Kõige kindlam on leida sobiv teenusepakkuja ja/või töötaja soovituste kaudu. Samuti tasub jälgida, millised on valdkonnad, millega teenuseosutaja on varasemalt kokku puutunud ja kui suurte klientidega büroo tegeleb – näiteks Robby&Bobby on palju tegelenud e-kaubanduse ja Amazoni teemadega, samuti on meie klientideks hulgimüüjaid, väiketootjaid, investoreid ja professionaalse teenuse osutajaid nii suuremate kui väiksemate ettevõtete seas.

Hinnapakkumine tasub alati võtta mitmest kohast. Uuri ka raamatupidamisbüroo kodulehte, vaata, kas nad peavad blogi, mis teemadel ja kas artiklid on sisukad.

Enne lepingu sõlmimist täpsusta, kui kaasaegne on üksikraamatupidaja või raamatupidamisbüroo töökorraldus – kas dokumente on võimalik edastada elektrooniliselt, kuidas on tagatud sinu kui ettevõtja ligipääs raamatupidamisele jne.

Arvesta, et sinu vajadused võivad aastatega kasvada, seega ära lepi miinimumiga. Lõplikku valikut tehes arvesta järgmiste teguritega:

Usaldusväärsus

On erakordselt tähtis, et saaksid usaldada oma raamatupidaja kompetentsust ja tähtaegadest ning lubadustest kinnipidamist, samuti diskreetsust. Ebausaldusväärse raamatupidaja peale ei ole mõtet aega raisata.

Suurus

Üksikettevõtjast raamatupidajal ei ole asendajat puhkuse või haiguse ajaks. Samas suhtub ta sinusse hoolitsevalt, annab probleemidest kiiresti teada ja mõtleb sinuga kaasa.

Tavalises liinitööga tegelevas odavat hinda pakkuvas suurbüroos oled sa vaid üks sadadest klientidest ning sinu dokumendid sisestatakse kõige madalamapalgalisema assistendi poolt kiiresti ja kriitikavabalt. Samas kui sinu äritegevus on lihtne, standardne ja maksuriskidest vaba ning sa ei vaja täiendavat nõustamist, siis saad sa sellisest büroost kindlasti kõige soodsama hinna.

Parimaks lahenduseks on kombinatsioon kahest eelnevast – raamatupidamisbüroo, kus valdkondlik teadmistepagas on suur ja asendamine tagatud, kuid individuaalne lähenemine jätkuvalt olemas.

Hind

Osad raamatupidamisfirmad küsivad tunnipõhist tasu, osad arvestavad kokku kannete arvu ja osad kasutavad kokkuleppelist tunnitasu. Ning osad kombinatsiooni nendest. Osadel on aastaaruanne kuutasu sisse arvestatud, enamik küsib selle eest eraldi tasu. Uuri kindlasti täpselt järele, kui palju sul aastas kokku raha kuluma hakkab. Ja siis kaalu, mida sa selle hinna eest saad, sest odavaim lahendus ei pruugi sugugi alati olla parim. Üldiselt on raamatupidamisteenuse puhul kuutasuline lahendus kõige sobivam, nii saad oma kulusid lihtsamalt planeerida ja ei teki ebameeldivaid üllatusi.

Kompetentsus

Hinda hoolikalt, kas raamatupidajal on sinu ettevõtte jaoks piisavalt teadmisi ja oskusi. Samas kui su äritegevus on väga lihtne ja arusaadav, siis pole mõtet kõrgemat hinda maksta.

Suhtlemise mugavus

Raamatupidajast ei pea saama sinu uus parim sõber, samas pead olema kindel, et raamatupidaja sulle inimesena sobib, nii on ka suhtlus efektiivsem. Kui kaalud suurema büroo valimist, küsi alati üle, kes sinu raamatupidamisega reaalselt tegelema hakkab, sest sulle suurepärase mulje jätnud partner võib tegelikkuses tegeleda vaid müügitööga ja sinu raamatupidamine võidakse suunata hoopis mõnele algajale raamatupidajale.

Suhtlusvahendid ja kiirus

Online raamatupidamisbüroo eelistab tavaliselt kiiret ja pidevat interneti-skaibi-meili-suhtlust, paberitega kodus töötav raamatupidaja eelistab kord kuus kohtumist kohvikus või kliendi juures. Mõni lepib ka sellega, kui sa talle juuni lõpus oma eelmise aasta kausta viid.

Valdkondlik kogemus

Mõned raamatupidajad tegelevad peamiselt jaekaubandusega, teised mittetulundusühingutega jne. Täpsusta kindlasti üle, milline on raamatupidaja/büroo varasem kogemus ja veendu, et ta omaks kogemust sinu valdkonnas või vähemasti sarnasel tegevusalal.

Robby&Bobby finantsraamatupidamine ja finantsjuhtimisteenus

Robby&Bobby on personaalset lähenemist pakkuv raamatupidamisbüroo, mis on keskendunud peamiselt keskmise suurusega  (ca 0,5-3 mln aastakäibega) ettevõtete raamatupidamisele. Robby&Bobby raamatupidamisteenus sisaldab kõike kohustuslikku – dokumentide ja pangatehingute registreerimist, maksudeklaratsioonide koostamist ja esitamist ning majandusaasta aruannet. Lisaks saad ligipääsu oma andmetele ja aruannetele raamatupidamisprogrammis ning sinu lühikesed küsimused leiavad alati vastuse.

Vajades põhjalikumat nõustamist, pakume ka täiendavat finantsjuhtimisteenust, samuti tunnitasulist konsultatsiooni. Huvi korral kutsume sind Tutvumise Tunnile, et saaksime täpsustada sinu vajadusi ja pakkuda välja võimalused, kuidas saame sind aidata.