21 nõuet ja praktilist soovitust müügiarve koostamiseks

Müügiarvete teema puudutab kõiki ettevõtjaid – me kõik väljastame arveid ja saame arveid. Kuid milline üks müügiarve välja peaks nägema? Kordame üle olulisemad seadusest tulenevad nõuded ja praktilised soovitused ehk hea tava, mida müügiarvete koostamise juures silmas tuleks pidada.

1. Müügiarvet saab väljastada ainult ettevõte või FIE, eraisik arvet väljastada ei saa. Soovides teenust või kaupa osta eraisikult, tuleb selleks sõlmida leping, mis on ühtlasi kuludokument.

2. Müügiarvele lisatakse käibemaks vaid juhul, kui müüja on käibemaksukohustuslane. See, kas ostja on käibemaksukohustuslane või mitte, seda ei mõjuta.

3. Käibemaksuga arve tuleb väljastada 7 kalendripäeva jooksul pärast kauba väljasaatmist või teenuse osutamist. Regulaarsete teenuste eest esitatakse arve reeglina peale kuu lõppu.

4. Käibemaksuta arve esitamisele otsest ajalist piirangut ei ole, kuid tavaline tehingust tulenev nõue aegub 3 aastaga. See tähendab, et täiesti reaalne võib olla situatsioon, kus sulle saadetakse arve näiteks eelmise aasta eest ja kui teenust reaalselt osutati või kaup sulle saadeti, on sul ka kohustus selle eest tagantjärgi tasuda.

5. Teatud juhtudel võib ostja ka ise endale arve väljastada, kui pooled on nii kokku leppinud. See on eriti kasulik juhtudel, kus täpne info tehingu sisu ja detailide kohta on ostjal, mitte müüjal. Käibemaksuseadus nõuab, et sellise lahenduse kasutamiseks tuleb müüja ja ostja vahel kindlasti sõlmida leping, millega müüja annab nõusoleku ostja-poolseks arvete väljastamiseks. Arvele tuleb lisada ka märge „endale arve väljastamine“.

6. Käibemaksuta müügiarve miinimumnõuded näevad ette, et arvel peab kajastuma vähemalt info tehingu majandusliku sisu kohta, tehingu toimumise aeg ja arvnäitajad nagu kogus, hind ja summa.

7. Eraisikule ei pea arvet väljastama, välja arvatud juhul, kui ta seda soovib. Kui ostjaks on ettevõtja, siis tuleb arvele lisada ka arve number ja poolte andmed nagu nimi ja aadress või registrikood.

8. Hea tava kohaselt lisatakse arvele ka maksetähtaeg. Eestis märgitakse maksetähtaeg kuupäevana, mõnedes riikides aga päevadena (nt 21 päeva). Tavaline maksetähtaeg on 7-21 päeva, suurettevõtete puhul kuni kaks kuud. Kui teed suurele ettevõttele pakkumist, siis küsi alati, milline on maksetähtaeg. Rahavoogude stabiliseerimiseks võta vajadusel appi faktooring.

9. Soovituslik on arvele märkida veel ettevõtte äriregistri number ja kontaktandmed nagu telefon, e-posti aadress ja kontonumber. Samuti lisada arvele märge, kui see on juba tasutud ning kui arve esitatakse tellimuse alusel, siis välja tuua tellimuse number. Need kõik on asjad, mida ükski seadus ei nõua, kuid kui sa tahad, et sinu arve saaks suures ettevõttes või raamatupidamisbüroos kiirelt tasutud, siis pead neid järgima.

10. Käibemaksuga arvele on lisaks eelnevale kohustuslik märkida ka käibemaksukohustuslase number. Teatud juhtudel pead lisama ka ostja KM-numbri (eriti siis, kui rakendad 0-käibemaksu).

11. Väljastades arveid Eestist kaugemale ja kasutades pöördmaksustamist või self-billingut (iseendale arvete esitamist), pead arvele lisama viite ehk täiendava parooli nagu „reverse charge”, „endale arve koostamine” või „pöördmaksustamine”.

12. Et arved ei jääks maksmata, maanda oma riske juba enne müüki, seades ettevõttes sisse korraliku krediidipoliitika ja kontrollides põhjalikult iga uue kliendi tausta ning maksekäitumist, otsustades selle põhjal, kui palju krediiti saad müüa.

13. Kreeditarve võib väljastada vaid siis, kui esialgsel arvel esines olulisi vigu või kui teenuse osutamist või kauba üleandmist reaalselt ei toimunud. Laekumata arvet ei saa kreeditarveks vormistada, vaid see tuleb maha kanda, tasudes sellelt ühtlasi käibemaksu.

14. Kui arve on pikemalt (juba mitu kuud) laekumata ja on alust arvata, et see ei laekugi, tuleb arve ebatõenäoliseks liigitada. Kui ostja on pankrotis või likvideeritud või kui arve summa sissenõudmine on ebaproportsionaalselt kallis, siis liigitatakse arve lootusetuks ja kantakse bilansist välja. Arve lootusetuks kandmise kohta peab olema kirjalik põhjendus, muidu loetakse see ettevõtlusega mitteseotud kuluks, millelt tuleb tasuda tulumaks.

15. Väljastatav müügiarve ei tohiks olla Wordi, Exceli või pildiformaadis, isegi kui see mõnes nendest programmidest koostatud on. Käsitsi koostatud arve tuleb konverteerida pdf-i või veelgi parem, saata välja otse raamatupidamisprogrammist või kasutada e-arve lahendust.

16. Üldiselt on kõike müügiarvetega seonduvat tänapäeval kõige otstarbekam hallata mõnes pilvepõhises raamatupidamisprogrammis. Esiteks on see mugav, sest paljud read tekivad automaatselt ning neid ei pea käsitsi sisestama. Teiseks saad mitmetes programmides koheselt jälgida ka laekumisi, samuti teha meeldetuletusi klientidele, kel arve maksmata jne.

17. Alates 01.07.2019 võtab riigisektor vastu ainult e-arveid, mis tähendab, et riigiasutustele (sh koolid, haiglad jne) enam tavalist pdf-kujul arvet esitada ei saa. Kui sina oma ettevõttes ei ole veel e-arvetele üle läinud, siis võiksid riigist eeskuju võtta ja seda tõsiselt kaaluda.

18. Paljud ettevõtjad kardavad, et e-arvetele üleminek on keerukas. Tegelikult ei ole siin midagi ületamatut, pead lihtsalt mõned protsessid ümber muutma ja äriregistri ettevõtjaportaalis märkima, et oled e-arvete vastuvõtmiseks valmis ning omad lepingut operaatoriga (Eesti 3 suuremat operaatorit on Fitek, Omniva ja Telema).

19. Arvete kinnitamiseks on nutikas kasutada e-arvete keskkonnas asuvat ostuarve halduskeskkonda. See on mugav, kui arve kinnitusringi kuulub mitu inimest või kui ostad näiteks teenust raamatupidamisbüroolt – raamatupidaja saadab sulle arve ülevaatamiseks, sina lisad omapoolse kinnituse ja projekti info.

20. E-arvetele üle minnes saad jätkuvalt vastu võtta ka pdf-kujul arveid, kuid need tuleb digiteerida. Digiteerimine tähendab, sulle saadetud pdf-arve teisendatakse ümber e-arveks. Digiteerimisega tegelevad kõik suuremad operaatorid.

21. Kui e-arved oma ettevõttes tööle saad, võidad nii ostjana kui müüjana juurde märgatavalt aega – arve liigub minutitega, nagu SMS ning kumbki osapool midagi ümber sisestama ei pea. Tänu sellele vabaneb hulgaliselt tööaega nii müüja kui ostja poolelt, mida saad kasutada muudeks olulisteks tegevusteks.

Praktika näitab, et kõige rohkem eksitakse müügiarvete vormistamisel siis, kui arveid koostatakse käsitsi, lisaks on arvete käsitsi koostamine üsnagi ajakulukas. Kokkuvõttes oleks meil kõigil ostuarvete menetlemine lihtsam, kui kasutaksime rohkem e-arveid. Soomes liigub e-arvetena juba ligi 80% kõigist ostuarvetest. Miks mitte seada samasugune siht ka Eestile.