Müügiarve koostamine: nõuded, e-arved ja laekumine
Uuendatud 3. novembril 2026. Esmakordselt avaldatud 12. detsembril 2019.
Müügiarve koostamisel peavad kokku minema tehtud töö, kokkulepitud hind, maksukäsitlus ja makseandmed. Selge arve aitab ostjal tehingu ära tunda, selle kinnitada ja õigel ajal tasuda. Puuduv tellimuse number või ebaselge lisatöö võib panna ka sisuliselt õige arve ootele.
Siin keskendume peamiselt Eesti ettevõtjate omavahelisele müügile. Eristame arve kohustuslikke andmeid ja praktilist infot, mis aitab makseteni jõuda. Välis- ja eritehingute ning tarbijamüügi puhul tuleb arvestada täiendavate reeglite või eranditega.
Leppige arveldamine kokku enne müüki
Täpsusta, kellele müüd, kes võib tellimuse kinnitada, milline töö hinna sisse kuulub ja kuidas lepite kokku lisatööd. Pane paika arveldamise aeg, maksetähtaeg, vajadusel ettemakse ning töö üleandmise või vastuvõtmise kord.
Küsi ka arve saatmise kanalit: e-arve, kokkulepitud postkast või kliendi keskkond. Suuremal ostjal võib arve kinnitamiseks vaja minna tellimuse numbrit, projektikoodi või konkreetse kontaktisiku nime. Need andmed tasub saada juba tellimusega. Makseaja ja kliendiriski valikut käsitleb ettevõtte krediidipoliitika artikkel.
Millised andmed peavad müügiarvel olema?
Ka käibemaksukohustuseta ettevõtte arve peab tõendama tehingut. Raamatupidamise seaduse § 7 järgi on algdokumendil vaja tehingu aega, sisu ja arvnäitajaid. Ettevõtjatevahelisel arvel lisanduvad seaduses nimetatud juhtudel identifitseerimistunnus ning osapooli tuvastada võimaldavad andmed.
Käibemaksukohustuslase tavapärasele müügiarvele kehtivad täpsemad nõuded. Järgmine tabel koondab KMS § 37 andmed MTA juhendi järgi.
| Arve osa | Mida kirja panna? | Mida kontrollida? |
|---|---|---|
| Number ja kuupäevad | Arve järjekorranumber ja väljastamise kuupäev. Tehingu või ettemakse kuupäev, kui see on määratav ja väljastamise päevast erinev. | Arve on üheselt leitav ja tegelik tehinguaeg ei lähe koostamiskuupäevaga segamini. |
| Müüja ja ostja | Mõlema nimi ja aadress, müüja KMKR number. Ostja KMKR number, kui maksukohustus lasub temal. | Arve saaja on tegelik lepingupartner; ettevõtte nimi ja kasutatav KMKR number on õiged. |
| Kaup või teenus | Arusaadav nimetus või kirjeldus ning kauba kogus või teenuse maht. | Ostja saab aru, mille eest tasu küsitakse. Vajadusel lisa projekt, teenuseperiood ja lisatöö alus. |
| Hind ja maksustatav summa | Hind käibemaksuta, hinnas sisaldumata soodustus ning maksustatav summa määrade kaupa või maksuvaba käibe summa. | Kogused, hinnad, allahindlused ja summad vastavad kokkuleppele. |
| Käibemaks | Kohaldatav määr ja käibemaksusumma eurodes, arvestades seaduse erandeid. | Maksukäsitlus vastab tehingule; arvutused ja tasumisele kuuluv kogusumma klapivad. |
Müüjast ettevõtja ärinimi, asukoht ja registrikood peavad olema tema ärilistel dokumentidel ka äriseadustiku § 15 lõike 2 järgi. Registrikood aitab ostjal õige ettevõtte tuvastada. Allkiri ei ole tavapärase käibemaksuarve kohustuslik rekvisiit; töö vastuvõtmise tõend võib siiski tuleneda lepingust.
Maksetähtaeg ja makseandmed peavad olema selged
Lisa arvele kokkulepitud maksetähtpäev konkreetse kuupäevana, saaja pangakonto ning vajalik viitenumber või makse selgitus. Kui arve on juba tasutud, märgi see üheselt. Ettemakse korral näita arvestus nii, et ostja ei maksaks sama summat uuesti.
Seadus ei kehtesta kõigile arvetele ühtset 7- või 14-päevast maksetähtaega. Kui tasu maksmise tähtaega ei ole kokku lepitud, näeb VÕS § 82¹ ette tasu sissenõutavaks muutumise hiljemalt 30 päeva möödumisel seaduses määratud sündmusest: olenevalt asjaoludest arve kättesaamisest, kauba või teenuse saamisest või selle vastuvõtmisest. See ei tähenda automaatselt 30 päeva arve koostamisest.
Praktiliselt on parem makseaeg enne tehingut selgelt kokku leppida ning sama kokkulepe arvele kanda. Arve hilisem saatmine ei muuda iseenesest varem kokkulepitud tingimusi. Säilita tõend arve edastamise ja vajadusel töö üleandmise kohta.
Näide: kuidas arve arvutus ja kirjeldus kokku viia?
Järgmine tehing, summad ja kuupäevad on väljamõeldud. Teenusettevõte lõpetas projekti 31. oktoobril 2026 ja väljastab arve 3. novembril. Kokkulepitud põhitöö oli 12 tundi ning eraldi kinnitatud lisatöö 3 tundi, mõlemad hinnaga 80 € tunnis käibemaksuta. Eeldame Eestis 24% määraga maksustatavat teenust.
Arve kirjelduses too välja projekti nimi, töö periood ning põhi- ja lisatöö eraldi. Põhitöö summa on 12 × 80 = 960 € ja lisatöö summa 3 × 80 = 240 €. Osapoolte ja muud kohustuslikud andmed lisanduvad eelneva kontrolltabeli järgi.
| Näitaja | Arvutus | Summa |
|---|---|---|
| Teenuse hind käibemaksuta | 960 + 240 | 1200 € |
| Käibemaks 24% | 1200 × 24% | 288 € |
| Kokku tasuda | 1200 + 288 | 1488 € |
Kui pooled on kokku leppinud 14 kalendripäeva arve väljastamisest, on näite maksetähtpäev 17. november 2026. Lisa vajalik tellimuse number ning veendu, et lisatöö kinnitus on ostjal olemas. Nii saab ostja võrrelda arvet tellimuse ja tehtud tööga.
Millal arve väljastada ja kuidas käibemaks valida?
Käibemaksukohustuslane peab tavapärase müügi korral arve väljastama seitsme kalendripäeva jooksul kauba lähetamisest või kättesaadavaks tegemisest või teenuse osutamisest. Regulaarse müügi, ettemaksete ja teatud EL-i tehingute puhul on täpsustused või teistsugused tähtajad. Näiteks teatud ühendusesiseste tehingute arve tähtaeg on järgmise kuu 15. kuupäev. Kontrolli oma tehingu reeglit MTA arve väljastamise juhendist.
Käibemaksukohustuseta müüja ei lisa tavapärasele Eesti müügiarvele käibemaksu. Seda ei muudeta 0% käibemaksuga müügiks: nullmäär ja käibemaksukohustuseta müük on erinevad olukorrad. Käibemaksukohustuslane lähtub tehingu sisust, käibe tekkimise kohast ja kohaldatavast määrast, mitte ainult ostja staatusest.
Eesti käibemaksu standardmäär on alates 1. juulist 2025 24%. Maksuvaba müügi, nullmäära, pöördmaksustamise ja erikordade puhul kontrolli ka vajalikke arveviiteid. Välisostja olemasolu üksi ei anna alust kasutada nullmäära.
Kui ostja väljastab arve sinu nimel, peab selleks olema eelnev kirjalik kokkulepe koos aktsepteerimise korraga ning arvel asjakohane märge „endale arve väljastamine”. Ka sellisel tööjaotusel tuleb tagada arve õigsus ja tähtajaline väljastamine.
Millal tuleb esitada e-arve?
E-arve on masintöödeldav arve; e-postiga saadetud PDF ei ole iseenesest e-arve. Alates 1. juulist 2025 võib äriregistris e-arve vastuvõtjaks märgitud raamatupidamiskohustuslane nõuda müüjalt e-arvet. See õigus hõlmab ka erasektorit. Vaikimisi tuleb registreeritud vastuvõtjale esitada e-arve, kui pooled ei ole kokku leppinud teisiti.
RPS § 7¹ eeldab nõuetekohasust Euroopa e-arve standardile EN 16931-1 vastamisel; pooled võivad kokku leppida muu asjakohase standardi. Ka avaliku sektori puhul on praeguses korras võimalikud kokkuleppelised erandid. Muudatust selgitab Rahandusministeeriumi juhend.
Küsi enne saatmist ostja e-arve kanal ja nõutavad viited ning kontrolli, kas arve jõudis kohale. Struktureeritud fail vähendab ümbertrükkimist, kuid ei paranda valesti märgitud ostjat, hinda või projekti. Kasutuselevõtust loe artiklist „E-arved Eestis: millal on need kohustuslikud?”.
Paranda arve jälgitavalt
Hinnamuutus, kauba tagastus, müügi tühistamine või algse arve viga võivad vajada parandusarvet või kreeditarvet. Parandusest peab selguma, millist algset arvet ja mida muudetakse. Näiteks pärast müüki antud hinnasoodustuse dokumenteerimist selgitab MTA hinnasoodustuste juhend. Säilita algne arve, paranduse põhjus ja seos parandusdokumendiga.
Pelgalt maksmata jätmine ei ole põhjus toimunud müügi tühistamiseks kreeditarvega. Selgita, kas probleem on arve sisus, vaidluses või ostja maksevõimes. Nõude allahindlus ja mahakandmine on eraldi arvestusotsused. Alates 2022. aastast võimaldab KMS § 29¹ kõigi eelduste täitmisel vähendada ka lootusetu nõudega seotud käibemaksu; see ei toimu automaatselt arve vananemisel. Tingimused ja näited on artiklis „Tasumata arved: nõuete allahindlus ja käibemaks”.
Seo arveldamine laekumiste jälgimisega
Lepi ettevõttes kokku, kes kontrollib tehtud, kuid arveldamata töid, kes saadab arve ja kes küsib hilinenud laekumiste kohta. Vaata tasumata arvete nimekirja regulaarselt ning märgi juurde vaidlus, lubatud maksepäev ja järgmine tegevus.
Raamatupidamisprogramm aitab hoida numbrid ühes kohas, koostada kordusarveid ja siduda laekumisi. Automaatika või AI kasutamisel kontrolli eriti muutunud hindu, lisatöid ja maksukäsitluse erandeid. Kordusarve ei tohiks jätkata vana hinda lihtsalt seepärast, et see on mallis. Terviklikku töövoogu kirjeldab müügiarvete ja laekumiste automatiseerimise artikkel.
Õiged arved on osa usaldusväärsetest alusandmetest. Nende põhjal peab saama võrrelda müüki, avatud nõudeid ja oodatavaid laekumisi. Kui vajad selleks partnerit, võta RobbyBobbyga ühendust. Vajadusel saame aidata nii korrektse ja piisavalt detailse raamatupidamise kui ka selle peale sobiva aruandlusega.