Kuidas aruandlus toetab eesmärkide saavutamist? IV osa: Juhtimine ja süsteem

Kui ettevõte on kasvanud sobiva suuruseni, kasum on korralik ja raha jagub, on aeg tõsta efektiivsust ja luua süsteem, mis toimiks ka siis, kui sina omanikuna enam igapäevaselt mikrotasandil ettevõtte juhtimisega ei tegele. See tähendab, et kui käivitusfaasis on ettevõtjad sageli üheaegselt nii omaniku, juhatuse liikme, tegevjuhi kui töötaja rollis, siis nüüd võiks hakata mõtlema tegevjuhi ja töötajate palkamisele. Rollide ümbermängimine eeldab aga, et oled sisse seadnud korralikud süsteemid – seda nii aruandluse kui tööprotsesside mõistes.

Eesmärk – efektiivsem juhtimine numbritele tuginedes

Mida suuremaks ettevõte kasvab, seda olulisemaks muutub juhtimisarvestus ja ettevõtte juhtimine numbritele tuginedes. Tegevjuhi palkamine toob kaasa selle, et sa ei ole enam igapäevaselt ettevõtte tegemistega kursis, mis tähendab, et kontrolli säilitamiseks pead sa õppima ettevõtet uutmoodi juhtima – tehes seda aruannetest saadava numbrilise info põhjal.

Mida see sinu kui omaniku jaoks tähendab? See tähendab, et sul on vaja detailsemaid eelarveid ja pikemaid juhtimisaruandeid, koos trendide analüüsi ja kommentaaridega. Kui ettevõtte varasemates etappides võisid juhtimisaruanded olla lühikesed, keskendudes ühele teemale korraga, siis nüüd peab juhtimisaruanne andma sulle täieliku ülevaate ja kindluse, et ettevõte liigub soovitud suunas. Selliseid põhjalikke juhtimisaruandeid saab sulle koostada analüütik/kontroller või siis teenusepakkuja, kellel on vastav pädevus. 

Süsteemide loomine ja arendamine

Kui sa ei ole varem süsteemide loomise ja arendamisega tegelenud, siis nüüd on selleks tõesti tagumine aeg. See on ainus võimalus tagada, et sinu ettevõtte toimib ka pärast igapäevasest juhtimisest taandumist sinu poolt seatud standardite alusel.

Süsteemide olemasolu aitab tagada toodete ja teenuste ühtlast kvaliteeti ja seda, et kõik toimib nii nagu ette nähtud ja kokku lepitud. Omanikust sõltuvuse vähendamine aitab suurendada ka ettevõtte potentsiaalset müügihinda (kui sul peaks ettevõtte müümine kunagi päevakorda tulema).

Süsteemi loomiseks ja arendamiseks:

• kirjelda ära protsessid – pane kirja, kuidas ettevõte toimib ja kes-mida-millal teeb
• koosta tööjuhendid –  kirjelda samm-sammult, kuidas midagi tehakse
• kontrolli, kas kõik toimib nii nagu ette nähtud
• analüüsi tekkinud vigu ja paranda protsesse ja/või tööjuhendeid, et tulevikus vigu vältida
• leia võimalus, kuidas töö saaks tehtud efektiivsemalt ja automaatsemalt ehk väiksema aja- ja ressursikuluga – lihvi protsesse ja tööjuhendeid sellest lähtuvalt.

Millest peab juhtimisaruanne antud juhul koosnema?

Omanikuna vajad sa otsuste tegemiseks ja ettevõtte kontrollimiseks põhjalikku juhtimisaruannet, milles sisaldub:

• kokkuvõte kõige olulisemast ja vajalike otsuste projektid/variandid
• kasumiaruanne, võrrelduna eelarve ja eelmise perioodiga, sh müügitulu mitmel real ja detailselt
• rahavoogude aruanne, võrrelduna eelarve ja eelmise perioodiga
• kommentaarid, kui kasumiaruandes või rahavoogude aruandes leidub olulisi lahknevusi eelarvega
• hoolikalt valitud perioodi eesmärkidele vastavad mõõdikud ja suhtarvud – prognoos vs tegelik, kommentaarid lahknevustele, lisaks võimalusel graafikud trendide kohta
• protsesside ja tööjuhendite kirjutamise ning vigade püüdmise mõõdikud – kirjutatud vs planeeritud tööjuhendite arv, vigade arv, parandatud vigade arv jne.

Juhtimisaruande täpne sisu on igal ettevõttel veidi erinev. Sõltuvalt tegevusalast ja sinu kui omaniku poolt seatud eesmärkidest pead sa mõõtma erinevaid näitajaid. Sellegipoolest on eelarve, kasumiaruanne ja rahavoogude aruanne sinu kolm kõige olulisemat tööriista, mida pead regulaarselt jälgima, et õigel ajal ettevõtte tegevusse sekkuda. Numbritel tugineva juhtimise pikaajaline eesmärk võiks siiski olla, et saad täiel määral omaniku rolli nautida ning silma peal hoida distantsilt.

Milliseid lisamõõdikuid täpselt kasutada, sõltub sinu ettevõtte lähiaja eesmärkidest. Näiteks kas sa soovid suurendada turuosa, vähendada kulusid, suurendada efektiivsust vms. Aruandlus peab igal juhul käima eesmärkidega käsikäes. Ja mõõdikud peavad olema kokku lepitud nii tegevjuhi kui töötajatega laiemalt.

Oled oma ettevõttega jõudnud sinnamaale, et soovid luua tõhusat aruandlussüsteemi? Siis tutvu meie finantsjuhtimisteenustega ning võta julgelt ühendust! Kui sa pole päris kindel, milline süsteem sinu ettevõttele sobiks või milliseid mõõdikuid sa jälgima peaksid, siis pakume ka finants-coachingu teenust ning aitame sul läbi mõelda, kuidas numbritele tuginedes oma eesmärkideni jõuda. Ükskõik, kas su ettevõte vajab abi olulise muutuse läbiviimiseks või vajad sa lihtsalt regulaarset finants-coachingut, aitame sind heameelega!

Loe ka sama seeria eelmisi postitusi:

Kuidas aruandlus toetab eesmärkide saavutamist? I osa: Kiire kasv

Kuidas aruandlus toetab eesmärkide saavutamist? II osa: Kasumi suurendamine

Kuidas aruandlus toetab eesmärkide saavutamist? III osa: Rahavoogude juhtimine