11 nippi, kuidas oma ettevõtte kulusid kontrollida

Kuidas saavutada oma ettevõtte rahaasjade üle suurem kontroll? Üks võimalus selleks on võtta luubi alla igakuised kulud ning otsida võimalusi nende vähendamiseks. Kulusid on hea vaadelda muutuvkulude ja püsivkulude lõikes. See näitab ära, kuhu raha läheb ja kas millestki saaks loobuda. Kulude kontroll ei tähenda aga ainult kulutuste kärpimist. Peamiseks eesmärgiks on saada teada, kuidas teenida suuremat kasumit, samal ajal kvaliteedis järeleandmisi tegemata.

Muutuvkulude kontroll

Muutuvkulud on otsesed toote valmistamise või teenuse osutamisega seotud kulud, mis kasvavad koos müügituluga. Sellisteks kuludeks on näiteks kulud toorainele, tootmiskulu, transpordikulu ja tööjõukulu, mis kulus toote valmistamiseks või teenuse osutamiseks jne. Kuigi muutuvkulud on vältimatud, leiab enamik ettevõtjaid neid lähemalt uurides võimalusi, kuidas neid vähendada.

Kuidas seda teha?

Alusta sellest, et küsid oma raamatupidajalt eelmise 12 kuu muutuvkulude väljavõtte ja vaatad, millised muutuvkulud sinu äritegevuse käigus tekivad. Tegele esmalt suuremate kuludega ja ignoreeri 20% väiksemaid.

NB! Arvesta, et just muutuvkulud on need, millest su toote-teenuse kvaliteet kõige enam sõltub. Ära kunagi vähenda kulusid oma toodete ja teenuste kvaliteedi arvelt!

Tootmisettevõttes kontrolli rangelt materjalikulu ja laojääke

Tootmisettevõttel on suur osa kuludest seotud materjalikuluga. Seega esimene võimalus kasumlikkuse suurendamiseks on osta materjali efektiivsemalt.

Selleks vaata oma tarnijate baas regulaarselt üle ning uuri, kas saaksid sama toorainet mõnest muust kohast odavamalt või efektiivsemalt.

Abistavad küsimused materjalidega seotud kulude kontrolliks:

• Kas see on parim hind sellelt hankijalt?
• Kas saaksid teistelt hankijatelt paremat hinda, seejuures kvaliteedis järele andmata?
• Kas saaksid osta sama hinna eest väiksemaid-sagedasemaid partiisid? Arvesta ka transpordikuludega ja hilinemise riskiga.
• Kas saaksid paremat hinda, kui ostaksid suurema koguse korraga? Võibolla saad kellegagi koopereeruda? Arvesta ka lao hoidmise kuludega.

Teenusettevõttes kontrolli rangelt tööjõukulusid

Teenusettevõtte peamiseks muutuvkuluks on tööjõukulu, mis võib kergesti ettevõtte kasumit sööma hakata. Seetõttu kontrolli tööjõule suunatud kulusid hoolikalt ning võta arvesse ka kõiki muid otseselt inimestega seotud kulusid, näiteks töövahendeid, koolitusi jm.

Küsi endalt:

• Kas tööd tehakse madalaima võimaliku kvalifikatsiooni ja tasuga töötajate poolt, kuid siiski nõutud kvaliteediga? Sul ei ole mõtet maksta kõrgelt kvalifitseeritud eksperdile, kui töö saab tehtud ka lihtsamate teadmiste ja kogemustega spetsialisti abiga, kelle palgakulu võib olla oluliselt väiksem.
• Milline osa tööst oleks võimalik automatiseerida, kas see on rahaliselt mõistlik? Arvesta nii esialgsete juurutuskuludega kui hoolduskuludega – aga ka töötajate edaspidise palgatõusuga.

Sea sisse toodete ja teenuste kvaliteedi kontroll

See kehtib kõigile, nii tootmisettevõtetele kui teenusettevõtetele. Kvaliteedikontrolli eesmärk on tagada toodete-teenuste ühtlane kvaliteet, vähendada praaki ja muuta töö sujuvamaks.

Kasuta selleks kvaliteedijuhtimise põhimõtteid – koosta tööjuhised, leia üles vead ning tegele nende pideva parendamisega.

Kasuta võimalusel ostutellimusi

See soovitus on suurematele ettevõtetele, kus ülevaade ja kulude kontroll hajuma kipub. Ostutellimusi kasutatakse Eestis peamiselt kauba hulgimüügiettevõtetes, harvem teenuste puhul. Kui ostutellimuste kasutamine õnnestub integreerida olemasolevasse arvehalduse või finantsprogrammi, on see väga efektiivne kulude kontrollimise võimalus. Lisaks mugavale tellimisele aitab see vähendada ka ostuarve kinnitamisele kuluvat aega majas sees.

Kontrolli saadud toodete ja teenuste vastavust

Toodete ja teenuste vastavuse kontrolli raames pead sa kontrollima kahte aspekti:

• Kas reaalselt kätte saadud toode/teenus vastab (koguselt ja kvaliteedilt) tellimusele?
• Kas ostuarvel märgitud hind ja kogus vastavad reaalselt saadud kaubale/teenusele? Ega ostuarvele ei ole tekkinud ootamatuid lisakulusid?

Suuremas ettevõttes, kus vastutus on hajunud, on selliste vigade risk päris suur.

Püsikulude kontroll

Püsikulud on kulud, mis ei sõltu toodete-teenuste mahust. Kui sul peaks olema mõnel kuul väiksem müük, pead sellegipoolest püsikulusid tasuma. Püsikuludeks on näiteks mobiilikulud, elekter, raamatupidamisteenus, kontorirent ja intressikulu. Kulude kontrolli alla saamiseks kehtib ka siin sama soovitus – alusta sellest, et küsid raamatupidajalt eelmise 12 kuu kulude väljavõtte. Seejärel tegeled esmalt suuremate kuludega ja ignoreerid esialgu 20% väiksemaid. Kuid vähemalt kord aastas vaata kõik kulud üle.

Kui oled olulised kuluartiklid üles leidnud, uuri turul olevaid võimalusi. Proovi hinda alla kaubelda, küsi allahindlust varasema maksmise eest. Proovi teiste ostjatega kokku leppida, et mahu pealt allahindlust saada. Uuri ka alternatiive, võibolla on vaja tarnijat vahetada. Samuti jälgi, et sa ei muutu ühest tarnijast väga sõltuvaks, see võib tekitada probleeme, kui temaga midagi juhtuma peaks.

Veel –  püsikulude eelarvet ei tohiks kunagi koostada nii, et võtad eelmise aasta kulud ja korrutad need inflatsioonikoefitsiendiga. Kõik olulisemad kulud tuleks igal aastal uuesti üle vaadata ning nende vajalikkust põhjalikult kaaluda.

Kontrolli suuremaid kulusid

• Ruumide rent – kas ruumide suurus on optimaalne?
• Kas makstav renditasu vastab turuhinnale?
• Võibolla saaksid allüürniku võtta või ruume vahetada?
• Kas oleks võimalik soodsamat hinda kaubelda?
• Uuri, kas saaksid elektrikulu vähendada?
• Ega sa ei maksa teenuste eest, mida sa enam ei kasuta (nt lauatelefon)?

Pangalaenuga seotud kulud võivad samuti päris olulised olla.

• Kas sa oled oma finantseerimisallikad üle vaadanud?
• On need parimail võimalikel tingimustel?
• Kas sa kasutad laene ja arvelduskrediiti efektiivselt?

Kaalu teenuse sisseostmist töötajate palkamise asemel

Üldpõhimõte on, et tööd, mis on otseselt seotud müügi, klientide teenindamise ning põhitööga, peaksid olema majas sees ja oma töötajate poolt tehtud. See võib olla veidi kulukam, kuid kvaliteedi osas kindlasti lihtsamini hallatav.

Muid töid (nt arvutihooldus, turundus, juura, raamatupidamine, personalitöö jne) võiks sisse osta seni, kuni see on rahaliselt mõistlik ehk kuni kulud töötajale oleksid suuremad kui teenuse sisseost. Alternatiivide vahel kaalumisel võta arvesse ka kõiki töötajaga seotud kaudseid kulusid – koolitus, puhkus, asendusvajadus, töövahendid, töökoha loomine, töökohaga seonduv kontorirent ja muud kontorikulud, töötervishoiukulud, suvepäevade kulud, otsese juhi aeg jne.

Kontrolli üle tarnijatega sõlmitud lepingud
Jah, see on tüütu, aga paraku vajalik. Esialgne hind võib hea olla, aga väikeses kirjas võib hulk ebameeldivaid lisasid olla (nt seotud periood, minimaalse ostu kohustus, lühike maksetähtaeg vms, mis kõik mõjutavad käibekapitali). Kui sul endal selleks aega ei ole, siis kasuta juristi abi.

Kauple kõigilt tarnijatelt võimalikult pikad maksetähtajad. Kui sinu ettevõte on alles väike, ei ole sul eriti sõnaõigust ja pead leppima pakutuga. Kuid kasvades ja ostumahtude suurenedes tekivad sul võimalused kauplemiseks. Tarnijate pakutud krediit on pea ainus tasuta raha, mis sul kasutada on.

Ühtlasi: Ära maksa enne maksetähtaega. Ja ära maksa enne, kui tarnega seotud probleemid on lahendatud.

Kasuta riigi toetusi ja tasuta koolitusi

Kui oled alustav ettevõtja, siis kasuta ära kõik riigi poolt pakutavad toetused, koolitused, inkubaatorid jne. Alustajatele pakutakse palju toetusi, tegutseval ettevõtjal on neid saada juba oluliselt keerulisem. Seega hoia oma isiklik tagavara pigem hilisemaks etapiks. Muidugi hinda ka, kas pakutav koolitus on piisavalt hea oma aja kulutamiseks ning ega jagatava toetusega ei kaasne ebamõistlikult suur aruandluskohustus.

Kasuta ära maksusoodustused

Maksude osas tuleb teada, millistelt kuludelt tuleb makse maksta ning millised kulud saab ettevõte õigustatult maksuvabalt teha (näiteks kodukontor, lähetused, koolitused, autokompensatsioon). Siin tasub kindlasti mõne professionaalse raamatupidajaga konsulteerida ja mitte usaldada ettevõtjaid, kes kiitlevad sellega, kuidas nad oma isiklikke kulusid ettevõttesse sokutavad.

Muuda püsikulu muutuvkuluks või vastupidi

Muuda püsikulu muutuvkuluks, et tekitada suurem paindlikkus. See säästab ka sinu rahavoogusid. Näiteks, maksad müügimehele vastavalt müügitulemustele või raamatupidajale sõltuvalt müügikäibe suurusest, mitte tema tunnitasu alusel.

Muutuvkulu püsikuluks muutmine on mõistlik ainult siis, kui kulu on tõeliselt väärtuslik. Ning sedagi ainult siis, kui see toob sulle olulise kokkuhoiu. Arvesta, et kui majanduses peaksid tulema kehvemad ajad (ja majandus on tsükliline), siis on eelis neil ettevõtjatel, kelle püsikulud on võimalikult madalad.

Kokkuvõtteks

Kulude kontroll aitab mõista, kuhu raha läheb. Tootmisettevõttes tee pidevat tööd selle nimel, et vähendada materjalide ja valmistoodangu laojääke, mis sinu raha kinni hoiavad. Teenusettevõttes hoia ohjes põhitööd tegevate töötajate tööjõukulud. Tegele regulaarselt püsikuludel silma peal hoidmisega ning kärpimisega. Eemalda ülesanded ja tegevused, mis ei lisa ettevõttele ega kliendile väärtust. Kaalu töötajate palkamise asemel teenuse sisseostu. Pea meeles, iga kokkuhoitud euro kajastub kasumis. Seega aitab kulude kontroll otseselt suurendada sinu ettevõtte kasumit.

Kui rahavoogude kordaseadmine sind huvitab, siis loe ka neid artikleid:

7 võimalust oma rahavoogusid parendada + 50 lisanippi paremaks rahavoogude juhtimiseks

Kasum on, kuid raha pole? Või vastupidi?