Aruandlus peab toetama otsuseid

Olles oma ettevõtte tegevusega jõudnud nii kaugele, et finantside jälgimiseks enam lihtsast Exceli tabelist ei piisa, tekib koheselt küsimus, kuidas finantsinfot koondada ja milliseid näitajaid jälgida. Aruandlusel on küljes kohustuslik maik. Kuid see ei pea nii olema. Käsitledes aruandlust otsuste tegemiseks vajaliku juhtimisinfona ja koondades andmeid läbimõeldult, saab aruandlusest juhtimisinstrument, mis sulle regulaarselt väärtuslikku infot loob. Ja aitab teha paremaid otsuseid.

Juhtimisarvestus – kellele ja miks?

Juhtimisarvestus ei võrdu finantsarvestusega. Finantsarvestus on reguleeritud seadustega ning suunatud eelkõige välistele osapooltele. Raamatupidamine ja maksude arvestus toimub kindlate reeglite kohaselt ja seal omaloominguks ruumi ei jagu. Selline rangus on vajalik selleks, et ettevõtete tulemused oleksid võrreldavad.

Juhtimisarvestus seevastu toimub vastavalt ettevõtte enda poolt kehtestatud reeglitele ja on suunatud eelkõige ettevõtte juhtidele ja omanikele. Juhtimisarvestuse peamine eesmärk on aru saada, mis ettevõttes toimub ja teha selle pinnalt tulevikku suunatud otsuseid. Sõltuvalt sellest, millises arenguetapis ettevõte parasjagu on, on otsuste tegemiseks vajalik koondada erinevat infot. Seetõttu ei saa juhtimisarvestuse puhul välja tuua ühte ja ainuõiget vormi, kuidas aruandlust koostada. Kui ettevõtte alustamisel on põletavaks küsimuseks, kuidas kiiremini kasvada ja kasumini jõuda, siis ettevõtte kasvades kerkivad uut laadi küsimused, näiteks kuidas saada kontrolli alla rahavood. Juhtimisaruandlus on ajas muutuv, pakkudes numbreid tulevikku puudutavate juhtimisotsuste tegemiseks siin ja praegu.

Miks juhtimisarvestusega tegeleda? Kui sul selline küsimus tekib, siis pole sinu ettevõte ilmselt veel piisavalt suureks kasvanud. Niipea, kui tegevuste maht kasvab ja raha liikumist on rohkem, on kerge tekkima olukord, kus ettevõtet juhitakse „pimesi“, olukorraga kohanedes, „kõhutunde“ pealt. See on kui autojuhtimine tahavaatepeegli abil – teoorias võimalik, aga kas ka praktiline?

Efektiivne ja hästi koostatud aruanne annab juhtkonnale aluse teha kiireid ja ratsionaalselt põhjendatud otsuseid. Seejuures peab aruandlus alati lähtuma otsustaja vajadustest. Mitte keegi ei vaja 200-leheküljelisi aruandeid, mida keegi kunagi täies mahus ei loe. Kuid kui filtreerida välja õige info, on ka selle pinnalt tehtavate otsuste kvaliteet oluliselt parem.

Millistele küsimustele peab hea aruandlus vastama?

Juhtimisaruanne peab

• kinnitama juhtkonnale, et kõik on kontrolli all ja liigutakse vastavalt kokkulepitud plaanile

või

• tooma välja kohad, kus võib olla vajalik kokkulepitud plaani muuta, andes vastused järgmistele küsimustele:
  • mis juhtus?
  • milline oli mõju?
  • miks see juhtus?
  • mida me saame ette võtta?

Üldine põhimõte on, et kõik info, mis ei võimalda juhtkonnal eelnimetatud otsuseid teha, on üleliigne. Kui oluline info on mattunud ebaoluliste detailide alla, suureneb risk, et see jääb tähelepanuta.

Kuidas töötada välja oma ettevõttele sobiv juhtimisarvestus?

Juhtimisarvestuse väljatöötamist tuleks alustada ettevõtte strateegiadokumendist või kokkulepitud plaanist. Strateegiliselt seatud eesmärgid määravad ära selle, milline juhtimisinfo on vajalik ja kellele seda raporteeritakse.

Juhtimisarvestuse põhimõtete väljatöötamiseks leia vastused kolmele küsimusele:

1) milline informatsioon mõõdab kõige paremini, kuidas me oleme liikunud oma eesmärkide poole ja milliseid tulemusi saavutanud?

2) millist täiendavat infot me vajame, et aidata kaasa eesmärkide poole liikumisele?

3) kes seda infot täpselt vajab?

Sellel lähenemisel on kaks olulist eelist. Esiteks vastab selliselt läbimõeldud aruandlus täpselt juhtimisvajadustele. Teiseks on sel viisil koostatud aruandluspõhimõtted alati kooskõlas ettevõtte strateegiliste plaanidega.

Juhtimisaruandluse põhimõtete kokkuleppimine ei saa kunagi olla ühekordne töö. Ei ole ebatavaline, et juhtimisaruanded muutuvad 10-15% ulatuses aastas, kuna plaanid, eesmärgid ja ettevõtte struktuur on pidevas muutumises. Hea tava kohaselt võiks aruandlusprotsessi süsteemselt üle vaadata vähemalt kord aastas. Mis oli oluline ettevõtte 1. tegutsemisaastal, ei pruugi seda enam olla 3. või 5. tegevusaastal. Vahel tuleb osata ka mittevajalikust loobuda – et sinu ettevõtte aruandlusest ei saaks see mahukas dokument, mida keegi tegelikult ei vaja.

Lisaks otsusele, millist infot koguda ja kellele seda raporteerida, tuleb kokku leppida ka juhtimisarvestuse täpsus. Kui raamatupidamine peab olema 100% täpne, siis juhtimisaruannetes on pigem oluline suurusjärk. Leppige ettevõtte sees kokku, kas olulisem on saada aruanne 20 minutiga või 20 päevaga. Üldjuhul saab ka 20 minutiga koostatavas aruandes välja tuua kõik olulised tendentsid ja näitajad ning mõningane ebatäpsus ei takista juhtimisotsuste tegemist.

Kogu andmeid terviklikult

Tõhus juhtimisaruandlus eeldab kolme liiki info ja andmete kogumist, töötlemist ja raporteerimist:

• tegevuse finantsmõõdikud – nt müük, kasum, tootlikkus
• sündmuste raporteerimine – nt uue toote avaldamine, uue kliendi saamine
• analüüsi kontekst – nt müügi mahajäämus oli tingitud eeldatust soojemast ilmast

Enamus juhtimisaruandeid keskendub vaid esimesele punktile, see ei ole aga piisav. Kui suudad andmetele juurde lisada ka sündmuse faktori ja analüüsida konteksti, oled juba teinud rohkem, kui enamus ettevõtteid.

Pane paika struktuur

Kuidas valida andmete struktuur? Esimene võimalus on liigitada andmeid kasumiaruande tulude-kulude liikide kaupa (nt raamatupidamisteenuse müügi tulu, teenuse osutamiseks vajalike programmide kulu, pangateenustasude kulu). Teine levinud jaotus on tavaliselt seotud ettevõtte struktuuriga (kulud osakondade kaupa, nt personaliosakonna kulud). Mõistagi on see vajalik kulude jälgimiseks, aga enamasti mitte piisav juhtimisotsuste tegemiseks.

Andmeid saab jaotada veel kaupade lõikes (kaup 1, kaup 2) ja klientide lõikes (klient 1, klient 2), samuti protsesside lõikes. Hinda, milline jaotus on Sinu ettevõttele kõige kasulikum ja kuidas on võimalik andmetele külge panna vajalikud sildid (kulukohad, projektid, dimensioonid).

Aruandluse parimad praktikad

Lõpetuseks jagame parimaid praktikaid, kuidas otsuseid toetavat juhtimisaruandlust korraldada.

1. Andmete kogumine

• kogu andmed üks kord ja otseallikast (nt müügiandmed müügiprogrammist, klienditeeninduse andmed kliendihalduse programmist; lisaks välised andmed, nt statistika, uuringud, võrdlusandmed, andmed hankijate infosüsteemidest)
• rakenda standardsed definitsioonid üle kõigi süsteemide ja protsesside
• kasuta võimalikult vähe käsitsi andmete kogumist
• kui on erinevaid andmeallikaid, kasuta kõige usaldusväärsemat
• püüa saada kõik tehingu atribuudid samaaegselt.

2. Andmete korrastamine

• jälgi, et andmed oleksid õiged, täpsed ja täielikud, teosta kõik valideerimise testid andmete kogumise ajal
• koonda sarnased andmed loogilistesse gruppidesse, näiteks kõik müügiandmed kokku.

3. Andmete säilitamine

• jälgi, et andmed oleksid turvaliselt ja aruandluse koostamiseks kättesaadavalt hoiustatud
• korralda sobivad koopiate tegemise ja liiasuse vähendamise protseduurid
• püüa optimeerida säilitamist vastavalt kasutamise sagedusele ja viisile.

4. Andmete muutmine infoks

See samm on juhtimisarvestuse puhul kõige olulisem, sisaldades vajaliku info väljasõelumist, töötlemist ja aruannete koostamist.

• vii ellu kõik tavaliselt vajalikud töötlused, arvestused ja muud muundamised vastavalt kehtivale graafikule; salvesta andmed edaspidiseks kasutamiseks
• rakenda kõik nõutud kontrollid andmete õigsuse kohta
• kindlusta, et kõigil andmetel oleks olemas demograafilised andmed, nt ajaperiood, kas tegemist on tegelike, eelarveliste või prognoositud andmetega jne.

Kui sa vaatamata jagatud nõuannetele tunned, et juhtimisarvestuse väljatöötamine ja juurutamine käib sulle üle jõu, siis lepi meiega kokku kohtumise aeg. Mõtleme ühiselt sinuga koos, kuidas aruandlus sinu ettevõtte heaks tööle panna.