Milliste vahenditega tõsta oma ettevõtte produktiivsust?

Majanduskriis nõuab kulude kärpimist ja üleliigsest loobumist. Selleks, et ettevõte jääks ellu, tuleb tõsta produktiivsust ehk sama arvu töötajatega teha ära rohkem tööd. See ei tähenda aga sugugi tagumikutundide suurendamist, vaid hoopis töö targemaks muutmist, automatiseerimist ja töövõtete kaasajastamist. Samuti tuleb üle vaadata töötajate portfell, kas kõik töötajad on ikka piisavalt rakendatud.

Väga tähtsal kohal on eesmärgistamine ja tulemuste mõõtmine, sest öeldakse, et mida mõõdad, seda sa ka saad. Ettevõtte eesmärgid peaksid kujunema üldisest üksikumale – kõigepealt pannakse paika üldised finantseesmärgid, millest tulenevad juhtidele seatud eesmärgid, millest omakorda põhitöötajate eesmärgid ja mõõdikud.

Prognoosimine

Prognoos on see, mis juhtub siis, kui tegutsed samamoodi edasi. Eelarve on see, mis sa tahad, et juhtuks teistmoodi. Loe prognoosi ja eelarve erinevustest lähemalt.

Prognoosid on pidevas kohandumises muutuva maailmaga. Kui muutub prognoos, siis tuleb üle vaadata ka eesmärgid. Selle aasta majanduskeskkonnast tulenevad muutused vajavad kindlasti nii ühe kui teise kohendamist. Majanduskriisis võib peituda ka mitmeid uusi ärivõimalusi, mis nõuavad uusi eesmärke, uusi mõõdikuid ja uusi eelarveid.

Finantsnumbrite juures ei tohi unustada, et need peegeldavad olukorda viitega. Seetõttu on hea nende kõrval alati vaadelda ka operatiivseid tegevuseesmärke ning tegevusmõõdikuid, mis annavad ajakohast infot ja võimaldavad olukorrale kiiremini reageerida. Heaks näiteks siin on hotellisektor, kus hotellitoad jäid tühjaks juba märtsis, finantsnumbrites kajastus see aga alles aprillis, kui märtsikuu tulemusi kokku võeti. Pikaajaline mõju on ilmselt alles tulemas, sest juba täna kuuleme ka koondamistest ja ümberkorraldustest hotellides.

Milliseid tegevusmõõdikuid kasutada, sõltub valdkonnast. Kõige paremini töötavad sellised mõõdikud, mis mõõdavad just neid tegevusi, mille tulemusena finantsnumbrid tekivad ja mille juurde on lisatud ka konkreetsed vastutajad.

Loe eesmärkide seadmisest ja tegevusmõõdikutest lähemalt.

Töötajate töö mõõtmine

Töötajaid palgatakse mingi kindla funktsiooni täitmiseks. Muidugi me tahame, et inimesed oleksid ka õnnelikud ja tööga rahul, kuid töötaja esmane funktsioon on ikkagi täita klientidelt sissetulnud tellimusi ja teha kokkulepitud töid, et ettevõttele sünniks sellest väärtust.

Juhtide töö seisneb teiste töötajate juhtimises. Juhi tööd saab mõõta selle alusel, kas ettevõtte või osakonna eesmärgid on saavutatud. Lisaks saab mõõta veel alluvate rahuolu, tööjõu voolavust jne. See, mitu tundi juht füüsiliselt kontoris istub, on juhi töö juures kõige väiksema kaaluga.

Põhitegevuse ja müügitöötajate tööd mõõdetakse ettevõtte tegevuseesmärkide saavutamise kaudu. Nende töötajate puhul tuleks mõõdikuna eelistada tulemuste kokkulugemist, mitte niivõrd aja mõõtmist. Töötajaid paneb pingutama see, kui andmed on avalikud. Näiteks kui müügitöötajad teavad üksteise müügitulemusi ja saavad neid ka omavahel võrrelda, tõstab see nende motivatsiooni oma tööd veelgi paremini teha.

Abitöötajate tööd mõõdetakse selle järgi, kas töö on tehtud ja kas kaastöötajad on rahul. Siia alla kuuluvad kõik sekretärid, raamatupidajad, juristid, personalispetsialistid jne. Nende puhul ei ole mõtet mõõta aega ega ka ressurssi. Kuna abitöötaja töö ei ole tulemuspõhine, siis ei ole mõtet neile rakendada ka tulemustasu. Küll aga tasuks iga abitöötaja puhul läbi arvutada, kas odavam on hoida töötajat palgal või osta teenust sisse väljast.

Kuidas saavutada sama töötajate arvuga rohkem?

Töötajate tööaeg jaguneb:

1) klienditöö aeg – mille eest kliendid maksavad
2) muu tööaeg – kasulik töö, aga selle eest kliendid ei maksa
3) puhkus ja muu aeg.

Kui soovid juhina oma töötajate produktiivsust tõsta, siis alusta sellest, et vaatad üle, kuhu su töötajate aeg läheb.

Erilise tähelepanu all peaks olema aeg, mis kulub klientide teenindamisele. Kui USAs on norm, et klienditööd tehakse 70-85% päevast, siis meil on see pigem 50-60%. Iseenesest on kontoritöö puhul tavaline, et inimene ei pühendu klienditööle 8 h päevas. Tööpäevade hulka kuuluvad ka puhkepausid, kohvinurgas lobisemised, samuti kõikvõimalik sisetöö, mis on küll vajalik, aga mille eest klient ei maksa nagu näiteks tiimikoosolekud, koolitused jne. Kodukontori puhul on töö veelgi rohkem hakitud, sest töötaja peab tihti tegema tööd koduste toimingute kõrvalt ja töö- ja eraelu on omavahel nii põimunud, et tööpäev võib kesta 12-14 h, samal ajal kui kasulikku tööaega on sellest vaid 2-3 h.

Klienditöö osakaalu suurendamine on lihtsaim viis teenida sama töötajate arvuga rohkem tulu. Mitte-tööaega ja sisetööd on alati võimalik mingil määral vähendada, aga selleks on sul vaja eelnevalt aru saada, kuidas töötajate aeg jaotub. Aega saab mõõta ajaarvestusprogrammidega nagu Toggl või Uku, neist viimane on välja töötatud spetsiaalselt raamatupidajatele ja teenusettevõtetele.

Aruandlus

Juhtimisaruandluse eesmärk on anda infot, kas kõik läks nii nagu planeeritud või tuleks midagi muuta.

Mõõdikute väärtusi peaks alati millegagi võrdlema:

• trend, arvud graafikul
• võrdlus “normidega”
• võrdlus konkurentidega või tegevusvaldkonna keskmisega.

Mitte keegi ei loe 200-lk aruandeid. Juhtimisaruanne võiks olla pigem lühike kui pikk ja anda infot ainult nende näitajate kohta, mis on vajalikud.

Näiteks kui tahad saavutada kasvu, siis tuleks keskenduda kasvu poole liikumise tegevustele ja numbritele, mis peegeldavad kasvu.

Kui tahad kasumit, siis tuleks mõõta aga hoopis kasumi komponente ja selle mõjutamisega seotud tegevusi.

Kui tahad suuremat tootlikkust, siis võiksid:

• jälgida töötajate tegevusmõõdikute täitmist ja ületamist ning neid hea töö eest premeerida
• analüüsida töötunde vs müügitulu
• soodustada kiiremini töötamist, aga mitte kvaliteedi arvelt
• või veel parem: automatiseerida seal, kus võimalik.

Tihti piisab produktiivsuse tõstmiseks sellest, et paned kirja selged eesmärgid, määrad neile mõõdikud ja vastutajad, lepid kokku, kuidas iga töötaja tööd mõõdetakse ning võtad kasutusele ajaarvestusprogrammid. Ka siis, kui need teemad on aasta alguses läbi käidud, võib tekkida vajadus neid jooksvalt ringi vaadata, näiteks makrokeskkonnas toimuvate muutuste tõttu. Põhjalikult läbimõeldud eesmärkidepuu on Eestis veel küllaltki harv nähtus. Samas ilma selleta me pikalt Lääne-Euroopa ja USA ettevõtete konkurentsis püsida ei saa. Meie ettevõtjate kasumimarginaalid olid languses ka juba enne kriisi, mis näitab, et produktiivsuse teema oleks üles kerkinud ka ilma eriolukorrata.