Miks ja kuidas minna üle e-arvetele

Alates 01.07.2019 ei saa avaliku sektori asutustele enam tavalisi paber- või PDF-kujul arveid väljastada. Vastavalt jõustuvale seadusele peavad edaspidi kõik riigile ja avalikele asutustele saadetavad arved olema e-arve kujul. Siit artiklist saad lugeda täpsemalt, mida see sinu kui ettevõtja jaoks tähendab ja kuidas e-arved kasutusele võtta.

Mis on e-arve?

Et e-arvetest rääkida, teeme kõigepealt selgeks, mida see mõiste täpsemalt tähendab. E-arve on masinloetav XML-fail, mis liigub e-arve operaatorite vahel nagu SMS. E-arve operaatoriteks Eestis on Fitek, Omniva, Telema, lisaks Tieto, e-arveldaja, Amphora, Edisoft ja DHX. Operaatorid võimaldavad e-arvete omavahelist liikumist, lisaks edastavad e-arvete kujul olevaid ostuarveid teistesse programmidesse, näiteks raamatupidamisprogrammi.

E-arve ei ole PDF-faili kujul saadetav arve, kuigi see liigub samuti elektroonselt. Selle põhjuseks on see, et PDF-fail ei ole masinloetav ning andmed sellelt tuleb programmi sisestada käsitsi. Seetõttu ei saa seda nimetada e-arveks, vaid tegu on lihtsalt elektrooniliselt väljastatud arvega.

Mis muutub?

Alates 01. juulist 2019 jõustub raamatupidamise seaduse paragrahvi 7¹ lõige 7 muudatus, millega kehtestatakse avaliku sektori asutustele ja ettevõtetele e-arve esitamise kohustus:

”Kauba võõrandamisel või teenuse osutamisel riigiraamatupidamiskohustuslasele, kohaliku omavalitsuse üksusele, avalik-õiguslikule juriidilisele isikule või raamatupidamiskohustuslasele, kelle üle eelnimetatutel on otseselt või kaudselt valitsev mõju või kes on hankija riigihangete seaduse § 5 tähenduses, esitab raamatupidamiskohustuslane masintöödeldava arve (edaspidi e-arve). E-arve peab vastama kas käesoleva paragrahvi lõike 10 alusel kehtestatud määruse nõuetele või e-arveldamise Euroopa standardile, mille kohta on avaldatud viide Euroopa Liidu Teatajas.”

Avaliku sektori hulka kuuluvad:

• riigiasutused – ministeeriumid, ametid, inspektsioonid jne
• KOV-id – linnad ja vallad
• avalik-õiguslikud juriidilised isikud – ülikoolid, Haigekassa jne, vaata täpsemat loetelu siit.

NB! Riigi pearaamatupidaja Juta Maar on karmilt välja öelnud, et ühtegi PDF-formaadis esitatavat arvet riik (ega teised avalikud üksused) peale 01. juulit ei tasu.

Seega, kui sinu klientide seas on avaliku sektori asutusi, on sul täiesti viimane aeg e-arvete peale mõelda.

Vaatame kõigepealt, kuidas e-arvete vastuvõtmine ostja poolt vaadatuna välja näeb.

Miks e-arve on saajale (ostjale) kasulik?

• arve teekond on kiirem, inimene ei pea arveid trükkima, e-postiga saatma, vastu võtma, salvestama, sisse toksima
• arved ei kao ära (ei upu postkasti, keegi ei kustuta kogemata ära vms)
• operaatorite vahelised ühendused on turvalised ja krüpteeritud
• ostuarveid on lihtne maksta otse raamatupidamisprogrammist, kõik andmed on kohe olemas.

Millised on võimalused e-arvete vastuvõtmiseks?

E-arvete vastuvõtmiseks on kaks peamist võimalust:

1. Tellida e-arved ostuarvete halduskeskkonda (Fitek, Telema, Omniva, Envoice). See lahendus sobib suurematele ettevõtetele, kus arveid kinnitab mitu inimest.

Ostuarvete halduskeskkond võimaldab luua mugava kinnitusringi, mille raames saab kinnitada ja kommenteerida arveid ning lisada neile kulukohtade infot. Ka arvete arhiveerimine toimub samas keskkonnas. Spetsiaalse keskkonna kasutamine on kasulik lahendus ja ei nõua vältimatult töötajatele raamatupidamisprogrammi kasutamise õiguste andmist. Nii saab raamatupidamisprogramm jääda raamatupidajatele, sest selle korrektne kasutamine nõuab väljaõpet, iga kasutaja eest tuleb tihtilugu eraldi maksta ning programmi kasutajaõiguste haldamine on suur töö.

2. Seadistada e-arvete saatmine otse raamatupidamisprogrammi (nt Merit). Sobib eelkõige väiksematele ettevõtetele.

Selle lahenduse puhul saadetakse e-arve operaatori poolt otse raamatupidamisprogrammi, kus raamatupidaja saab andmed üle kontrollida ja vajadusel lisada kulukohtade info. Ostuarve säilitatakse raamatupidamisprogrammis.

Lisaks eelpoolt kirjeldatud võimalustele saab e-arvet tellida ka internetipanka. See on kasutusel eeskätt eraisikute puhul, kes raamatupidamist pidama ei pea.

Mida teha, kui lepingupartner ei suuda mulle e-arvet väljastada?

E-arvete operaatorid pakuvad ka PDF-arvete konverteerimise lahendust. Selleks tuleb PDF-arve saata koos vastava palvega operaatori e-posti aadressile, mille järgselt operaatori spetsiaalne programm töötleb PDF-arve ümber e-arveks. Tihtilugu kontrollib arve ja selles sisalduvad andmed üle ka inimene. Kui kõik on kontrollitud, saadetakse e-arve vastavalt kokkuleppele kas ostuarvete halduskeskkonda või otse raamatupidamisprogrammi.

Sellise lahenduse suurimaks miinuseks ostja poolt vaadatuna on see, et arve konverteerimine võtab aega kuni ööpäeva. Lisaks peab ostja selle eest operaatorile maksma. Arusaadav, et riik eelistab päris e-arveid.

Kuidas e-arvetega alustada?

1. Esmalt mõtle läbi oma vajadused  ̶  kas sul on vahel harva vaja saata paar e-arvet või tahad päriselt kaasaegseks hakata ning saata edaspidi kõik müügiarved e-arvetena, samuti võtta ostuarveid e-arvetena vastu. Kui su ettevõte on mikroettevõttest suurem, siis võiksid teha valiku teise variandi kasuks.
2. Uuri oma raamatupidajalt, milliseid ettevalmistusi on tema kasutatavas raamatupidamisprogrammis vaja teha ning sõlmi vajadusel leping operaatoriga, kes selle programmiga koostööd teeb. Selle protsessi juures saab sulle abiks olla sinu raamatupidaja.
3. Lepi raamatupidajaga kokku, kas ja kuidas sa edaspidiselt oma ostude e-arveid vastu hakkad võtma, kas operaatori arvehaldusprogrammis või raamatupidamisprogrammis. Erinevatel raamatupidamisprogrammidel on erinevad võimalused, samuti on erinevad ettevõtete vajadused.
4. Anna ettevõtjaportaali kaudu Äriregistrile teada, et oled valmis e-arveid vastu võtma. See info läheb edasi operaatoritele.
5. Kui kõik lepingud, seadistused ja teavitused tehtud, saa oma raamatupidajaga kokku, kes näitab sulle täpselt, kuidas raamatupidamisprogrammist e-arve saatmine käib. Näiteks Meritis on see imelihtne ̶  kui ostjal on e-arve leping olemas, tekib müügiarve koostamisel üles paremale nurka täiendav nupp „E-arve“. Sellele nupule vajutades läheb arve välja e-arvena, just nagu SMS.

Kui sa ei soovi mingil põhjusel e-arveid otse raamatupidamisprogrammist välja saatma hakata, siis on ka muid lahendusi. Samas on see tihtilugu kõige lihtsam ja mõistlikum.

Mikro- ja väikeettevõtetele võivad sobida näiteks arved.ee ja E-arveldaja lahendused, mis on eriti kasulikud siis, kui sul on vaja saata vaid mõni üksik e-arve ning sinu raamatupidamine tehakse korda üks kord aastas koos aastaaruandega.

NB! Jälgi mahupiiranguid, mõni teenusepakkuja võib nõuda tasu, kui saadetavate e-arvete kogus ületab lubatut.

Millised karid varitsevad e-arvete teel?

Igal põhimõtteliselt heal ja eesrindlikul lahendusel on alguses kasvuraskused. Nendest ei ole pääsenud ka Eesti e-arved. Siin on väike ülevaade peamistest praktikas esinevatest probleemidest, mis ootavad lahendusi teenusepakkujatelt ja määruste koostajatelt.

• Kohustuslikud väljad  ̶  Eesti e-arvel (ver 1.2) on väga vähe kohustuslikke välju. Seetõttu tõlgendab iga väljastaja nn vajalikke andmevälju omamoodi, mis tekitab probleeme andmekvaliteedis. Lahenduseks oleks kohustuslike väljade lisamine ning kokkulepe, mida täpselt väljad võivad sisaldada.
• Formaadi versioonid  ̶  enamik e-arvete väljastajaid ei täida kehtivat raamatupidamise seadust, mis kohustab e-arve edastama vastavalt versioonile 1.2. Valdav osa neist edastab e-arveid kas 1.0 või 1.1 versioonis, mida seadusest tulenevalt ei ole kohustuslik vastu võtta. Probleemiks on ka see, et kõik operaatorid ei ole valmis edastama EU normidele vastavat formaati.
• Formaadil puudub vastutaja  ̶  kui mõne konkreetse formaadiga tekib probleem või tõlgenduse osas küsimus, ei ole teada, kelle poole pöörduda. Puudub e-formaadi eest vastutaja.
• Operaatorite toimimine  ̶  arved liiguvad operaatorite kaudu väga aeglaselt, mis on tõenäoliselt majandustarkvara liidestuse/funktsionaalsuse süü.
  1. On olukordi, kus maksetähtaeg on juba käes ning e-arve ilmub alles siis e-arvete portaali.
  2. Eriti kriitiline on kaubaarvete liikumine. Vahest esineb juhtumeid, kus kaup on juba kohal, aga e-arvet pole veel saabunud. Kaupade suuremamahulise liikumise puhul on tark kasutada spetsialiseerunud operaatoreid, nt Telemad
• Kreeditarve kajastamine  ̶  kreeditarvete küsimus on seni veel lahendamata ja neid kajastatakse erinevalt. Osad märgivad dokumendi tüübiks CRED ja summa plussiga, teised jällegi DEB ja summa miinusega. Kuidas oleks õige, ei ole keegi kuskil täpselt kirjeldanud. Siin oleks lahenduseks kehtestada kindel kreeditarvete kajastamise kord määruse tasandil.
• Tellimustega sidumine  ̶  arveridadele ei saa lisada viidet lepingule või tellimuse numbrile. Vastav viide on küll olemas dokumendi päises, kuid praktikas jääb sellest väheks (nt kui ühest suurest tellimusest jääb kauba puudumise tõttu 5 rida täitmata ning neid täidetakse vastavalt kauba saabumisele, tuleks iga kaubaartikli kohta koostada eraldi arve).
• Vigased e-arved  ̶  see on kõige suurem probleem (ca 10 % koguarvete mahust). Levinumad vead:
  • arve PDF info ja XML andmed ei lähe kokku
  • arvel puudub summa kokku käibemaksuta
  • puudub arverea lõppsumma
  • ridade summa kokku ei anna arve kogusummat
  • ridade summa on kahekordne, st üks ridadest oleks nagu kokku rida
  • XML-failis on summad kajastatud 4-5 kohta peale koma, PDF-is aga 2 kohta.

Kindlasti leitakse neile muredele tulevikus konkreetne lahendus ning 1. juulist rakenduv saatmiskohustus peaks seda protsessi igati kiirendama, samuti andma kõigile osapooltele kindlustunde, et e-arvete kasutamine aitab igati kaasa ostu-müügitehingute kajastamise automatiseerimisele raamatupidamises. Loodetavasti saame juba varsti unustada “elektroonilise kiviaja”, mil pooled e-kirjaga saabunud arvefailid sattusid Outlook-i rämpsposti kausta.

Soovid alustada e-arve kasutuselevõtuga? Robby&Bobby on heameelega nõus sind selles toetama. Teeme enda poolt kõik, et aidata kaasa arvetega majandamise protsessi kaasaegsemaks muutmisele. Võta meiega ühendust.