Raamatupidamise automatiseerimine, 2. osa: ostuarved, kuluaruanded ja pangatehingud
Uuendatud 2. novembril 2026. Esmakordselt avaldatud 7. juunil 2019.
Ostuarvete automatiseerimine annab kõige rohkem kasu siis, kui koos dokumendiga liigub ka vajalik selgitus. Tarnija nimi ja summa võivad olla arvel olemas, kuid ostu eesmärki, projekti või tasujat teab sageli ainult ostu teinud inimene. Selle info õigeaegne lisamine vähendab hilisemaid küsimusi.
Raamatupidamise automatiseerimise sarja teine osa käsitleb dokumendi teekonda saabumisest säilitamiseni. Esimesest osast leiad müügiarvete ja laekumiste käsitluse, kolmandast tehisintellekti ja töövoogude võrdluse. Näited lähtuvad üldisest teenusettevõttest.
1. Lepi kokku dokumentide esitamise viis
Arved võivad saabuda e-arvena, e-posti manuses või teenusepakkuja iseteenindusse. Töötajate ostud lisanduvad kuluaruannetena. Ettevõttel peab olema selge kokkulepe, kuhu iga dokument jõuab ja kelle ülesanne on see esitada.
Praktiline lahendus võib olla eraldi arvete e-posti aadress, raamatupidamisprogrammi dokumendivaade või kuluaruannete rakendus. Kõik kanalid ei pea olema samad, kuid nende kaudu saabunud dokumentidest peab tekkima ühine ülevaade.
Paljud korduvad ostud saab korraldada kuuarvetena. See vähendab üksikute dokumentide kogumist. Iseteenindustesse jäävate arvete puhul määra vastutaja või kontrollitud allalaadimise viis. Automaatne makse ei taga, et arve ise raamatupidamisse jõuab.
Lepi kokku ka tähtaeg. Töötaja saab tšeki esitada kohe ostu järel, kuni ostu eesmärk on meeles ja dokument loetav. Kuu lõpus mitmest vestlusest ning e-postkastist dokumentide otsimine kulutab aega ka hea tarkvara korral.
2. E-arve, PDF ja tšekipilt on erinevad sisendid
Masinloetava e-arve andmed saab programm vastu võtta etteantud struktuuris. PDF-ist või pildist tuleb vajalik info esmalt tuvastada. Selleks kasutatakse tekstituvastust ja teisi andmete eraldamise võtteid.
Raamatupidamisprogrammil endal võib olla piisav digiteerimisvõimalus. Näiteks Merit Aktiva juhend kirjeldab ostuarve manuse andmete automaatset tuvastamist ja arvele kandmist. Eraldi arvehalduse vajadust tasub hinnata dokumentide mahu, kinnitajate ja töökorralduse järgi.
Andmete tuvastamine ei anna vastust kõikidele sisulistele küsimustele. Õige summa ja kuupäevaga arve võib olla teise ettevõtte nimel, ost võib vajada eraldi maksukäsitlust või kulu jagamist mitme perioodi vahel. Kontrolli vähemalt tehingu osapooli, summasid, arve numbrit, kuupäeva ja ostu sisu.
Tšekki pildistades jälgi, et kogu dokument oleks kaadris ja tekst loetav. Mitmeleheküljelisel arvel peavad säilima kõik vajalikud lehed. Kui tuvastus ei saa dokumendist aru, tuleb parandada lähtefaili või täiendada andmeid, mitte kinnitada puudulikku tulemust.
3. Ostu eesmärk ja projekt lisatakse võimalikult vara
Dokumendi esitaja peaks lisama info, mida arvelt ei näe:
- milleks ost tehti ja kuidas see ettevõtte tegevusega seostub;
- millise projekti, osakonna või muu kulukohaga see seotud on;
- kas tasus ettevõte, töötaja või keegi teine;
- kas kulu tuleb jagada ning millise kokkuleppe järgi.
Näiteks tellib teenusettevõtte töötaja projekti jaoks tõlketeenuse. Ta lisab arvele projekti ja ostu eesmärgi. Projektijuht kinnitab, et töö oli kokku lepitud ja saadud. Raamatupidamises saab seejärel kontrollida kajastamist, ilma et ostu sisu tuleks tagantjärele välja selgitada.
Projektide nimetused peaksid eri töövahendites ühtima. Ühe projekti nimetamine kord lühendi ja kord kliendi nimega raskendab kulude koondamist. Liiga detailne kulukohtade nimekiri tekitab omakorda valikuvigu: kogu andmeid, mida juhtimisel tegelikult kasutatakse.
Arve olemasolu ei tähenda automaatselt õigust kogu sisendkäibemaks maha arvata. Ostu seos maksustatava tegevusega ja võimalikud piirangud tuleb eraldi läbi mõelda. Vaata selle kohta käibemaksu põhitõdesid ja erandeid.
4. Kontoettepanek ja kinnitusring täidavad eri eesmärki
Korduva tarnija puhul saab kasutada vaikimisi kontot, kulukohta või varem kinnitatud jaotust. Mõni lahendus õpib varasemate dokumentide käsitlemisest. Näiteks Envoice SmartRecord teeb sarnastele tarnijaarvetele varasemate valikute põhjal konteerimisettepanekuid ning võimaldab sobivate seadistuste korral neid automaatselt rakendada.
Samalt tarnijalt võib siiski osta eri asju. Üks arve võib puudutada tavapärast kuuteenust, teine uut seadet või mitut projekti. Seepärast vajavad olulised muutused ja tavapärasest erinevad arved tähelepanu ka siis, kui püsitarnija jaoks on reegel olemas.
Kinnitusring vastab teisele küsimusele: kas ost oli vajalik, kokkulepitud ja saadud? Väikeses ettevõttes võib piisata ühest vastutajast. Mitme projekti või suuremate ostude korral saab kinnitamise korraldada summa, kululiigi või projekti järgi.
Lepi kokku asendaja ja tähtaeg, et arve ei jääks puhkava töötaja taha seisma. Töötaja ligipääs võib piirduda enda dokumentide esitamisega, projektijuhi oma enda projekti kinnitustega. Kogu raamatupidamise nägemine ei pea olema kulu kinnitamise eeltingimus.
5. Valmista makse ette ja kontrolli makseandmeid
Heaks kiidetud arvetest saab sobivas lahenduses koostada maksefaili või maksed panka ette valmistada. Panga võimalused, kasutaja õigused ja ettevõtte kinnitamise reeglid määravad, kuidas raha liikumine lõpuks autoriseeritakse.
Ostuarve kinnitamine, makse ettevalmistamine ja pangas makse kinnitamine on eraldi tegevused. Nende õigused tuleks teadlikult jagada. Eriti oluline on see uue tarnija või muutunud pangakonto korral.
Kui tavapärane tarnija palub maksta uuele kontole, kinnita muudatus varem teadaoleva kontaktkanali kaudu. Ainult muutunud arve või uue e-kirja põhjal makseandmete asendamine võib viia raha valele saajale.
Maksepäeva valides arvesta maksetähtaja ja rahavooga. Kulu kajastamise aeg ja pangast raha väljumise aeg võivad erineda, nagu selgitab artikkel kasumi ja raha erinevusest.
6. Pangatehing tuleb siduda õige dokumendiga
Pangaliides võib tuua tehingud raamatupidamisprogrammi ja siduda need olemasolevate arvetega. Ühenduse sagedus ja automaatika ulatus sõltuvad pangast, programmist ning seadistusest. Näiteks Merit Aktivas saab automaatselt seotud maksete kinnitamise sisse lülitada. See puudutab arvestuses makse kirjendamist, mitte pangas makse autoriseerimist.
Pangaliikumine üksi ei kirjelda alati tehingut piisavalt. Kaardimakse juurde võib endiselt vaja olla ostudokumenti ja selgitust. Töötaja tasutud arve puhul peab süsteem teadma, et raha tuleb hüvitada töötajale, mitte maksta tarnijale teist korda.
Kuu lõpus võrdle pangasaldot raamatupidamise saldoga ja vaata üle sidumata tehingud. Kui osa pangakontodest või valuutadest jääb ühendusest välja, peab ka nende info jõudma arvestusse kokkulepitud viisil.
7. Tee erandid nähtavaks
Hea töökorraldus näitab eraldi, milline dokument ootab selgitust, kinnitamist või parandust. Nii ei pea keegi kogu dokumentide hulka iga kord uuesti läbi vaatama.
Näiteks võib sama arve saabuda tarnijalt e-postiga ja töötaja kuluaruandes. Korduse kontrollimiseks saab võrrelda tarnijat, arve numbrit, kuupäeva ning summat. Sarnasus on põhjus dokument üle vaadata: korduv sama summaga kuuarve ei ole veel topeltarve.
Muud levinud erandid on puuduv tšekk, vale ettevõtte nimega arve, ebaselge kulujaotus ja ebaõnnestunud edastus. Igal sellisel kirjel peab olema vastutaja. Kinnitamisnupu vajutamine ei asenda puuduva info hankimist.
8. Korralda säilitamine enne paberi ära viskamist
Digitaalselt säilitatud dokument peab olema terviklik, loetav, leitav ja tehinguga seostatav. Üksnes telefonis tehtud foto ei taga, et dokument on ettevõtte arhiivis olemas.
Raamatupidamise algdokumente tuleb üldjuhul säilitada seitse aastat selle majandusaasta lõpust, mil tehing dokumendi alusel kirjendati. Kogu säilitamisaja jooksul peavad säilima dokumendi taasesitatavus ja tõendusväärtus. Pikaajaliste õiguste või kohustiste dokumentidele ning muudele dokumendiliikidele võivad kehtida erinevad tähtajad. Nõuded tulenevad raamatupidamise seaduse §-st 12.
Enne paberoriginaalist loobumist kontrolli digikoopia kvaliteeti ja säilitamist ning seda, kas konkreetse dokumendi puhul on originaali siiski vaja. Tarkvara valides uuri, kuidas saad dokumendid ja nendega seotud andmed kätte teenuse lõpetamisel.
Esimene praktiline samm
Vali üks tavaline ostuarve ja üks töötaja kulu. Jälgi, mitu korda neid sisestatakse, kus küsitakse täiendavat infot ja kui kaua kulub kinnitamisele. Alusta kõige sagedamini korduvast takistusest.
Mõne arvega ettevõttele võib piisata olemasoleva programmi funktsioonidest ja ühest selgest kokkuleppest. Suurema mahu puhul tasub järgmise sammuna vaadata tervikliku töövoo loomist. Küsimuste korral saad ühendust võtta.