Ülevaade lähetuskuludest

Reeglina määratletakse töö tegemise koht lepingus valla või linnana (nt Jõelähtme vald või Kärdla linn). Kui tööd on vaja teha väljaspool töö tegemise kohta, olgu see Eestis või välismaal, siis ongi tegemist töölähetusega ning sellega kaasnevad lähetuskulud. Nõukogu või juhatuse liikme puhul on tegemist ametilähetusega, aga kehtivad samad reeglid. Lähetuskulude hüvitamist reguleerib valitsuse määrus Töölähetuse kulude hüvitiste maksmise kord ning välislähetuse päevaraha alammäär, maksmise tingimused ja kord.

Kuidas lähetust vormistada?

Esiteks on vaja vormistada lähetusotsus, kus on kirjas, keda, kuhu ja milleks lähetatakse. Vormistada võib vabas vormis, kuid vajalik info peab olemas olema. Töötajal on õigus küsida tööandjalt avanssi eeldatavatele kuludele (nt hotellikulu).

Lähetusest saabudes tuleb töötajal täita lähetusaruanne, kus tuleb ära näidata:

kes, kus lähetuses käis;
päevaraha arvestus;
muud lähetuskulud.

Kui mõni kulu (nt lennupiletid) on eelnevalt tööandja poolt kinni makstud, tuleks aruandele vastav viide lisada.

Mida tuleb tõendada?

Lähetuses käimise fakt

Töötaja peab tõestama, et ta reaalselt käis lähetuses. Selleks sobib hästi näiteks lennuki pardakaart, aga kasvõi kohapeal tehtud ostud.

Lähetuse sisuline seotus ettevõtlusega

Seletus võib olla pikem või lühem, vastavalt vajadusele. Kui käidi regulaarsel kohtumisel Rootsi klientidega, ei ole pikka seletust vaja. Piisab 1-2st lausest. Kui käidi Austraalias tooraine kvaliteeti hindamas, oleks vaja veidi pikemat seletust.

Millised lähetuskulud saab ja tuleb hüvitada?

Päevaraha

Välislähetuse korral makstakse päevaraha, mis on ettenähtud peamiselt toidukulude katmiseks. Maksimaalselt saab maksuvabalt hüvitada 50 eurot päeva kohta, aga see kehtib ainult 15 esimese lähetuse päeva kohta (ja maksimaalselt 15 päeva ühe kuu jooksul). Kui limiit on ületatud, saab maksta 32 eurot päeva kohta. Üle piirmäära makstud päevaraha maksustatakse palgatulu osana.

Selleks, et välislähetuse korral päevaraha maksta, peab välislähetus vastama tingimustele:

Välisriigis asuv lähetuskoht peab asuma vähemalt 50 km töökoha asula piirist;
Lähetusse minemise päeval peab välisriiki suunduv sõiduk väljuma vähemalt kell 21.00 ja saabumise päeval saabuma vähemalt kell 3.00.

Eestisisese lähetuse korral maksuvabalt päevaraha maksta ei saa. Samuti ei saa hüvitada lähetuse ajal tehtud toidukulusid. Erandiks on hotelli hommikusöök, mida erisoodustusena ei maksustata.

Muud lähetuskulud

Muud lähetuskulud saab hüvitada kuludokumendi alusel. Ettevõte peab hüvitama sõidu ja majutusega seotud kulud, lisaks muud vajalikud kulud, näiteks reisikindlustuse ja viisa.

Lisaks on tööandja kohustatud hüvitama lähetusega kaasnevad kulud, näiteks kui töötaja sõidab Pärnust Tallinnasse ja jätab auto tasulisse lennujaama parklasse, kuulub see kulu hüvitamisele.

Kui töötaja sõidab lähetusse oma isikliku autoga, siis tuleb töötajale hüvitada sellega seotud otsesed kulud kuludokumentide alusel. Näiteks enne lähetusse sõitmist, tangid auto kütusepaagi oma raha eest täis. Peale lähetust tangid kütusepaagi uuesti täis ning saadki teise tšeki esitada kuludokumendina.

Eelnev näide kehtib juhul, kui töötajale ei kompenseerita lähetuse sõidukulusid sõidupäeviku alusel. Sõidupäeviku kohta saad täpsemalt lugeda siit. Lähetusekulude kajastatud kütusetšekke maksuametile deklareerima ei pea ja need ei lähe ka autokompensatsiooni piirmäära alla.

Kui lähetuse ajal töötaja teeb muid seotud kulutusi (nt ärilõuna, kontoritarvete ost), siis need kulud tuleb vormistada eraldi ning kajastuvad majandusaruandes.

Lähetuse pikendamine puhkusega

Kui lähetuse sisse jäävad nädalavahetuse päevad, mis peaksid niikuinii töötajal vabad olema, peab tööandja hüvitama nende päevade päevaraha kui ka tasuma majutuskulud.

Kui soovid veeta lähetuse sihtkohas mõned päevad täiendavalt näiteks spaas, siis on sul võimalik seda teha oma puhkuse arvelt. Selle eest tööandja päevaraha ja majutuskulusid maksuvabalt hüvitada ei saa. Tööandja peab aga hüvitama lähetuselt naasmise kulud, kuna tööandja kohustus on töötaja välismaalt tagasi tuua.

Küll aga on maksuameti poolt sätestatud, et kui õigeaegse ja hilisema naasmise kulude hinnavahe on märgatav, peab vahe tasuma töötaja.

Lähetuse tühistamine seoses Covid-19 viirusega

Kui tööandja otsustab lähetuse katkestada seoses koroonaviirusega, siis kulusid käsitletakse ettevõtlusega seotud kuludena. Ehk eelmakstud kulutustelt (nt majutusasutus) tööandja makse maksma ei pea. Välislähetuse tühistamisega kaitseb töötaja tervist, mis kuulub tööandja kohustuste hulka seoses TTOSiga. Lisaks saab käsitleda vajalikke desinfitseerimisvahendeid ettevõtlusega seotud kuludena.