Lähetuskulud ja päevaraha: vormistamine, piirmäärad ja maksud
Uuendatud 5. novembril 2026.
Lähetuskulude hüvitamine algab kolmest küsimusest: kes reisib, mis on reisi tööalane eesmärk ja millised kulud selle täitmiseks tekivad? Ettevõte saab tasuda põhjendatud sõidu-, majutus- ja muud vajalikud kulud. Välislähetuses lisandub päevaraha, mille maksuvaba ülempiir on üldjuhul 75 eurot esimestel päevadel ja 40 eurot järgnevatel päevadel. Eestis maksuvaba lähetuse päevaraha ei ole.
Enne broneerimist lepi kokku reisi eelarve, päevaraha ja võimalik eraosa. Nii on hiljem lihtsam otsustada, millise kulu kannab ettevõte ning mida peab inimene ise tasuma.
Millal on tegu lähetusega ja keda saab lähetada?
Töölähetuses täidab töötaja tööandja ülesannet väljaspool kokkulepitud töö tegemise kohta. Näiteks võib Tallinna töötaja minna Tartusse kliendikohtumisele või Helsingisse messile. Töö tegemise koht peab vastama tegelikkusele: püsivalt Soomes töötamine ei muutu lähetuseks üksnes Eesti tööandja või vormistatud otsuse tõttu. Välismaal paikneva tavapärase töökoha puhul võivad kehtida teised hüvitamise piirmäärad.
Töötaja lähetuse korraldust ja õigusi selgitab Tööinspektsiooni juhend. Üle 30 järjestikuse kalendripäeva kestvaks lähetuseks on vaja töötajaga kokkulepet; mõne töötaja puhul on nõusolek vajalik ka lühema reisi korral.
Juhatuse liikme ametilähetusele kehtivad samad maksuvabad piirmäärad. Erinevalt töötajast ei tulene juhatuse liikmele päevaraha maksmise kohustus töölepingu seadusest: maksmine tuleb kokku leppida. Tööülesande täitmiseks tehtud mõistlike kulude hüvitamisel tuleb arvestada ka juhatuse liikme suhte tingimustega. Erinevust selgitab MTA ametilähetuse käsitlus.
Osanikuks olemine ega tavaline käsundus- või töövõtuleping ei anna iseenesest õigust maksuvabale lähetuse päevarahale. Teenuseosutaja reisikulude hüvitamine tuleb lepingus ja maksuarvestuses eraldi läbi mõelda.
Mida enne reisi kirja panna?
Koosta kirjalik lähetusotsus. Lähetuskulude hüvitamise määruse järgi peavad väljamakse alusdokumendis olema sihtkoht, kestus, ülesanne ning hüvitatavate kulude ja päevaraha määrad. Lisa ka lähetatav inimene ja otsuse kinnitaja.
- Eesmärk: milline kohtumine, koolitus, mess või muu ülesanne ja kuidas see ettevõttega seostub?
- Aeg ja koht: reisi algus ja lõpp, sihtkoht ning vajaduse korral eri töö- ja puhkusepäevad.
- Raha: päevaraha, eelarve, avanss ning ettevõtte otse tasutavad kulud.
Töötaja võib nõuda mõistliku aja jooksul enne lähetust eeldatavate kulude ettemakset. Säilita reisi sisulised tõendid, näiteks kohtumise kinnitus, ürituse kava ja kasutatud piletid. Hotelliarve näitab majutust, kuid üksi ei selgita reisi tööalast eesmärki.
Kui suur on välislähetuse päevaraha?
Maksuvaba ülempiir ja töötaja alammäär on eri asjad. 75 eurot ei ole kohustuslik päevamäär. Töötaja välislähetuse päevaraha alammäär on 40 eurot päevas; tasuta toitlustamise korral on võimalik seda vähendada allpool kirjeldatud tingimustel. Määrad ja arvestusnäited on MTA päevaraha juhendis.
| Olukord | Määr või tingimus |
|---|---|
| Välislähetuse esimesed 15 päeva | Maksuvabalt kuni 75 € päevas, kuid kõige rohkem 15 päeva eest kalendrikuus. |
| Järgnevad päevad | Maksuvabalt kuni 40 € päevas. |
| Töötaja alammäär | 40 € päevas; tasuta toitlustamisel võib vähendada kuni 70%. |
| Eesti-sisene lähetus | Maksuvaba päevaraha ei ole. Vajalikud dokumenteeritud lähetuskulud saab siiski hüvitada. |
Sama kuu mitu lähetust tuleb arvestada koos. Ka kuu vahetumine ei anna ühe pika lähetuse puhul uut 15 kõrgema määraga päeva. Kui sama reisi eest maksab mitu tööandjat, jälgitakse maksuvaba piiri kokku, mitte iga maksja kohta eraldi.
Näide: kaks lähetust ühes kuus
Väljamõeldud näide. Töötaja esimene välislähetus kestab 4 päeva ja teine 13 päeva samas kalendrikuus. Kõik päevad vastavad tingimustele, tasuta toitlustamist pole ja ettevõte maksab maksuvaba ülempiiri järgi.
| Arvestus | Summa |
|---|---|
| Esimene lähetus: 4 × 75 € | 300 € |
| Teine lähetus: 11 × 75 € + 2 × 40 € | 905 € |
| Maksuvaba päevaraha kokku | 1205 € |
Kui sama 17 päeva eest makstaks iga päev 75 eurot, oleks väljamakse 1275 eurot ja maksuvaba piiri ületus 70 eurot. Ületus maksustatakse nagu palgatulu. Töötajale tehtud väljamakse deklareeritakse vastava liigiga TSD lisas 1; see ei ole erisoodustus.
Pika lähetuse näide: 20. jaanuarist 12. veebruarini kestva ühe lähetuse esimesed 15 päeva on 20. jaanuar kuni 3. veebruar. Kõrgem maksuvaba määr ei alga 1. veebruaril uuesti. Eeldusel, et kõik päevad vastavad tingimustele, on maksuvaba ülempiir 15 × 75 + 9 × 40 = 1485 eurot.
Millal väljumis- ja saabumispäev arvesse lähevad?
Välisriigi lähetuskoht peab asuma vähemalt 50 km kaugusel töökoha asula piirist. MTA lähtub tavapärasest mõistlikust teekonnast. Mitmepäevase lähetuse puhul makstakse väljasõidupäeva eest päevaraha, kui välisriiki suunduv sõiduk väljub hiljemalt kell 21.00, ning saabumispäeva eest siis, kui sõiduk saabub pärast kella 03.00.
Lähtutakse tegelikust ajast. Näiteks kell 21.20 väljumine ei anna selle päeva eest maksuvaba päevaraha alust. Ühepäevase välislähetuse puhul MTA neid kellaajapiiranguid ei rakenda; reisi tegelik tööalane eesmärk ja muud tingimused peavad ikka olema täidetud. Vaata päevaraha maksmise tingimusi ja MTA käsiraamatu ühepäevase lähetuse selgitust.
Millised sõidu- ja majutuskulud ettevõte tasub?
Põhjendatud lähetuskulude hulka võivad kuuluda lennu- ja laevapiletid, rong, kohalik transport, hotell, vajalik parkimine, pagas, reisikindlustus ja viisa. Hüvitamine põhineb kuludokumendil ning tööülesande täitmiseks vajalikul ja mõistlikul kulul. Ettevõte võib teenuse otse osta või hüvitada inimese tasutud arve. Juhised leiad MTA lähetuskulude ülevaatest.
Märgi aruandesse, kes juba tasus. Kui lennupileti ostis ettevõte, ei maksta sama summat töötajale uuesti. Välisvaluutas ostu juurde lisa ka maksetõend ja kasutatud arvestuskurss.
Kuidas käsitleda sööki ja isikliku auto kasutamist?
Toitlustus. Päevaraha aitab katta muu hulgas söömist. Eraldi ostetud eine ei ole automaatselt maksuvaba lähetuskulu. Hotelli hinna lahutamatu osa olev hommikusöök või piletihinnas sisalduv vältimatu eine võib kuuluda majutus- või sõidukulu sisse.
Välislähetuses võib eraldi toidukulu hüvitamist arvestada koos vähendatud päevarahaga, kui nende summa jääb maksuvaba piiri sisse. Samal ajal peab töötaja päevarahaõigus olema tagatud. Tasuta toitlustamisel võib tööandja vähendada päevaraha kuni 70%; 40 eurost jääb siis 12 eurot. Eesti-sisese lähetuse töötaja tavalise toidukulu hüvitamine on üldjuhul erisoodustus. Kliendi ärilõuna on aga vastuvõtukulu. Neid olukordi eristavad MTA küsimused ja vastused.
Isiklik auto. Leppige kokku, kas hüvitate lähetuses tegelikult tekkinud otsesed lisakulud dokumentide alusel või kasutate kilomeetripõhist hüvitist. Esimesel juhul ei kohaldu 550 euro kuupiir, kuid remondi- ja hoolduskulud ei kuulu selle lähetushüvitise alla. Kütusetšekiga peab kaasnema selgitus, milline sõit ja kütusekogus seostus lähetusega; pelk tankimine enne ja pärast reisi ei tõenda eraosa puudumist.
Kilomeetripõhisel hüvitamisel on vajalik sõiduarvestus ning maksuvaba piir on 0,50 eurot kilomeetri kohta ja 550 eurot kuus tööandja kohta. Sama sõidu kütust teist korda ei hüvitata. Vajalikke dokumente ja alternatiive selgitab autokompensatsiooni ja sõidupäeviku juhend.
Kas lähetusele võib lisada puhkuse?
Võib, kuid erista tööreis ja erapuhkus. Kui tööülesanded jätkuvad pärast lähetuse vahele jäävat nädalavahetust ja kohale jäämine on põhjendatud, võivad majutus ning välislähetuse päevaraha hõlmata ka neid päevi. Pärast tööosa lisatud puhkusepäevade hotelli ja päevaraha ettevõte maksuvabalt ei kata.
Tagasisõidukulu võib jääda ettevõtte kanda ulatuses, mis oleks tekkinud ka tavapärasel lähetuse lõpul. Puhkuse tõttu lisandunud isikliku kulu tasub inimene ise; ettevõtte tasumisel tuleb hinnata erisoodustust. Säilita hinnavõrdlus ja kokkulepe. Tingimusi selgitab MTA lähetuse ja puhkuse juhend.
Väljamõeldud näide. Kohe pärast tööülesande lõppu maksaks tagasilend 220 eurot, pärast erapuhkust 280 eurot. Ettevõtte põhjendatud tagasisõidukulu on näites 220 eurot; puhkuse lisakulu 60 eurot ning puhkuse majutuse tasub inimene ise.
Mis saab reisi muutmisel või tühistamisel?
Säilita tühistamise põhjus, algne tööalane eesmärk, teenusepakkuja tingimused ning tagasimaksete või kindlustushüvitise andmed. Tööreisiks ostetud pileti tühistamistasu võib olla põhjendatud ettevõtluskulu ka siis, kui reis ära jääb. Iga tagastamatu broneering ei ole aga automaatselt maksuvaba: isiklikul põhjusel tekkinud kulu tuleb eraldi hinnata.
Kui inimene haigestub lähetuses ega saa kohe naasta, võivad vajalikud majutus-, sõidu- ja päevarahakulud jätkuda kuni võimaliku tagasisõiduni. Dokumenteeri asjaolud ja muudatused. Ära arvesta päevaraha päevade eest, mil tühistatud reisil tegelikult ei viibitud.
Mida raamatupidajale esitada?
- Lähetusotsus ja tööalane põhjendus. Kes, kuhu, millal ja milleks läks ning millised määrad kinnitati?
- Reisi toimumise tõendid. Piletid ja vajaduse korral tegelikud väljumis- ning saabumisajad.
- Arved ja maksetõendid. Lisa iga kulu eesmärk, valuuta ja tasuja ning märgi ettevõtte juba makstud summad.
- Päevaraha arvestus. Kuupäevad, sama kuu varasemad lähetused, tasuta toitlustamine ning teiste maksjate päevaraha.
- Eraosa ja lõpparvestus. Puhkusepäevad, hinnavõrdlus, inimese enda tasutav osa ning avansi jääk või juurde makstav summa.
Ühesugune aruandevorm ja kokkulepitud esitamise tähtaeg aitavad puuduvad dokumendid kiiresti märgata. Seo reisikulude eelarve ettevõtte eelarvega. Töö- ja erakulu eristamist selgitab lähemalt ettevõtte kulude maksustamise juhend.
RobbyBobby teeb vajadusel korrektse ja detailse raamatupidamise ning selle peale sobiva aruandluse. Võta ühendust, kui soovid lähetuskulude, avansside ja maksuarvestuse korralduse läbi mõelda.