Levinumad e-kaubanduse mudelid ja e-kaubanduse raamatupidamine

E-kaubanduse osakaal kasvab pidevalt – ennustatakse, et aastaks 2040 tehakse juba 95% ostudest üle veebi. Statistikaameti andmetel on Eestis viimase 12 kuu jooksul ostnud või tellinud tooteid ja teenuseid internetist 75% internetikasutajatest (eelmisel aastal oli see number 68%). Seega võib öelda, et toodete ja teenuste müük läbi mõne e-kaubanduse mudeli muutub ettevõtte edukuse seisukohast järjest olulisemaks.

E-kaubanduses on kasutusel erinevad müügimudelid, mis erinevad üksteisest sellest poolest, kas müüakse füüsilisi tooteid või e-tooteid, oma e-poes või läbi kolmanda osapoole platvormi. Füüsiliste toodete müügi puhul on oluline ka kaubalao asukoht, samuti see, kuidas kaup ostjani liigub. Mis puudutab e-kaubanduse raamatupidamist ja maksuarvestust, siis on tähtis, et tegevus saaks korrektselt liigitatud ja et kõik vajalik saaks selle järgi õigesti paika sätitud.

Levinumad e-kaubanduse mudelid füüsiliste toodete müügil

Füüsiliste toodete müügi puhul rakendatakse kõige sagedamini neid viite e-kaubanduse mudelit:

E-pood – ostjateks on peamiselt Eesti eraisikud, natuke tehakse müüki ka lähiriikidesse. Kaupa ostetakse hulgi ja ladu asub Eestis, kust see ostjatele välja saadetakse. Võimalik ka variant, kus kaup tellitakse alles siis, kui ostja on ostu sooritanud.
Dropshipping – kauba müük Hiinast otse tellijale, näiteks läbi Shopify e-poe. Ostja teeb e-poest tellimuse, pärast mida tellib poepidaja kauba Hiinast otse kliendi tarneaadressile.
Müük läbi Amazoni + Amazoni lao (FBA) kasutamine tarnijalt saadud kaupade jaoks – selle mudeli puhul liigub kaup tarnijalt otse USA/EL lattu ning sealt edasi kliendile.
Müük läbi Amazoni + Amazoni lao (FBA) kasutamine enda toodete jaoks – sarnane eelmisele, ainult et kaup saadetakse Amazoni lattu Eestist.
Müük läbi Amazoni vm platvormi (nt Etsy), kaup saadetakse ostjale Eestist – müük toimub küll platvormi kaudu, kuid tarne on 100% müüja vastutada.

Levinumad e-kaubanduse mudelid e-toodete müügil

E-toodete müügiks rakendatakse peamiselt kahte mudelit:

Oma e-pood – e-raamatute, videokursuste vm müük omaenda e-poe kaudu. Sisuliselt müüakse faile, füüsilist kaupa ei ole, e-pood saadab e-toote ostjale automaatselt pärast makse tegemist.
E-toodete müük läbi kolmanda osapoole – siis alla kuuluvad nt e-raamatute müük Amazonis või kudumismustrite müük Etsys.

E-kaubanduse raamatupidamine

E-kaubanduse raamatupidamises on mitmeid spetsiifilisi teemasid. Üks ja väga suur osa sellest on e-kaubandusega seotud maksud.

Sõltuvalt valitud e-kaubanduse mudelist võivad tegevusele kehtida erinevad piirangud, seetõttu tasub end valdkondlike kitsendustega kurssi viia juba enne e-kaubandusega alustamist.

Raamatupidamise täpsusaste

Raamatupidamise täpsusaste peab olema piisav, et vastata kohustuslikele nõuetele, samas ei tohi see muutuda põhjendamatult koormavaks – näiteks väga väikese Amazoni müüja puhul ei ole mõtet iga kulu ja tulu eraldi raamatupidamisse sisestada, vaid teha esialgu raamatupidamist lihtsustatud kujul. Täpsemalt oleme Amazoni raamatupidamisest rääkinud artiklis Mida peab teadma Amazoni raamatupidamisest ja maksudest. Sarnast loogikat saab kasutada ka kõigi teiste müügiplatvormide puhul.

Platvormi teenustasud

Kui e-kaubanduse mudel näeb ette müüki läbi platvormi, siis tuleb rahavoogudes koheselt arvestada ka platvormi vahendustasuga. Platvormi kaudu oma kauba müümisel on küll mitmeid positiivseid aspekte, aga selle eest küsitakse ka tasu – ja mitte vähe, näiteks Amazon võtab endale ca kolmandiku kauba müügihinnast. Raamatupidamise mõttes on oluline jälgida, et müügitulu ja teenustasud oleksid kajastatud eraldi, mitte neto.

Maksevahendajad

Kasutades maksevahendajaid (nt Eestis Maksekeskus, Skandinaavias Klarna, Paypal jne), siis pead ka nende teenustasudega arvestama. Raamatupidamises on nutikas teha nii, et müügiarve tuleb e-poest raamatupidamisprogrammi makstuna, lisaks tekib nõue maksevahendaja vastu.

Teadmiseks, et kui klient kauba tagastab, siis maksevahendajad oma teenustasudest ei loobu, need jäävad sinu kuluks ja neid tuleb samuti raamatupidamises vastavalt kajastada.

Füüsilise kauba ja laovarude kajastamine

Kaupade müügitulu tuleb kajastada müügitehingu toimumise kuus ja samas kuus tuleb kajastada ka vastav kaubakulu. Lisaks tuleb kuu lõpu seisuga kontrollida, kas laovaru klapib.

Kui sa müüd oma kaupa ühel platvormil, siis tuleb raamatupidajal võtta selle platvormi müüdud kaupade aruanne ja vastavad kaubad raamatupidamises kuluks kanda. Seejuures kaubakulu kohta sa sealt andmeid ei leia, need tuleb võtta laoarvestusprogrammist.

Müües oma kaupa mitmel platvormil (nt Shopify ja Amazon), siis on oluline, et raamatupidamises oleks iga müügikanali / kauba asukoha jaoks oma „ladu“, mille vastu platvormi andmeid võrrelda.

Samuti peab olema eraldi kajastatud „kaup teel“, ehk kaup mis on tarnija poolt teele saadetud, aga kohale ei ole veel jõudnud.

See teema muutub kiirelt väga keeruliseks, kui müügikohtade ja tootenimetuste arv kasvab. Ja kui seda õigesti paika ei saa, siis on sinu finantsnumbrid lihtsalt valed.

Alternatiivsed müügid

Alternatiivsete müükide all mõeldakse seda, kui müüd igapäevaselt oma tooteid nt e-poes, kuid lisaks müüd kaupa sularaha eest ka ostjale, kes sulle kontorisse kohale tuleb. Samuti läheb siia alla kinkekaartide müük.

Kui sularahamüüke on vahel harva, siis on kõige lihtsam lahendus nende kohta pidada eraldi tabelit, mille alusel saab raamatupidaja teha kanded. Kinkekaardid tuleb kajastada „tulevaste perioodide tuluna“ ehk kohustisena, aga käibemaks tuleb ära maksta (eeldusel, et sul on e-poes müügil vaid ühte liiki käibemaksumääraga tooted).

Alternatiivsete müükide puhul tasub välja töötada enda jaoks selge ja efektiivne süsteem, kuidas selliste tehingute infot oma raamatupidajale esitada.

Müügid teises valuutas

Kui ostud ja müügid on kõik eurodes, on pilt veidi selgem. E-kaubanduse mudelite puhul on see aga pigem erand kui reegel.

Kui müügid on teises valuutas, tuleb see õigesti eurodesse konverteerida. Kuu keskel müükide kajastamiseks võib kasutada võimalusel konkreetse päeva valuutakurssi või kuu keskmist kurssi. Kindlasti ei sobi kajastamiseks makse laekumise kurss (v.a kui summad on väga väikesed).

Füüsiliste kaupade transpordikulud

On eraldi reeglid kauba ostmisega seotud transpordikuludele ja kauba müügiga seotud transpordikuludele.

Kauba ostmisega seotud transpordikulud tuleb lisada kauba maksumusele laos ja kanda kuluks koos kaubaga hetkel, mil kaup on müüdud.

Kauba müügiga seotud transpordikuludega on veidi keerulisem, sest küsides ostjatelt transpordi eest tasu, ei pruugi see üksühele klappida tasuga, mida sa ise transpordi eest maksad. Transpordi eest saadud tasu ei ole sinu müügitulu, vaid transpordikulu vähendus. Selleks on soovituslik raamatupidamises teha kaks eraldi kontot – kauba saatekulud ja kauba saatekulude tulu.

Maksude arvestus

Nagu juba eelnevalt ütlesime, on e-kaubanduse maksud üks suuremaid ja olulisemaid teemasid e-kaubanduse raamatupidamises, millest oleme pikemalt kirjutanud artiklis Kiirülevaade e-kaubanduse maksustamisest. Sa pead täpselt aru saama, milline riik ja kuidas täpselt sinu müügitulu maksustada soovib. Muidu võid teadmatusest maksud tasumata jätta ja siis on korraga probleeme rohkem kui vaja.

Raamatupidamise vaatevinklist on oluline meeles pidada, et kogutud käibemaks ja müügimaks ei ole sinu tulu, vaid kohustus. Mõni platvorm kogub maksud ise kokku ja maksab ka riigile ära, mõni võib aga kogu raha sulle kanda ning siis oled sa ise vastutav õigel ajal õigete maksude tasumise eest.

Eripärad e-toodete raamatupidamisel

E-toode on omapärane teenuse ja kauba hübriid. Ühelt poolt puudub sellel füüsiline vorm ja sellest lähtuvalt ka traditsiooniline laoarvestus. Ka maksustamisel käsitletakse seda kui „elektroonset teenust“. Samas müüakse e-toodet failidena ja tükihinnaga, mitte inimese ajana nagu teenuse puhul.

Levinumad e-tooted on näiteks e-raamatud, videokursused, kudumismustrid, muusika- või koolituse audiofailid jne.

Kaubaarvestuse mõttes ei ole e-tooted keerulised. Protsess on lihtne – ostja teeb tellimuse, tasub tellitud toote eest ja e-pood saadab ostjale faili / faili allalaadimislingi / sisselogimise info vms. Müügitulu kajastatakse siis, kui tellimus on täidetud.

Probleemiks on e-toodete puhul müügiga otseselt seotud kulu õiges perioodis arvestamine, sh võivad kuludeks olla e-raamatu puhul näiteks autoritasu, kaanekujundus, toimetamine, teksti vormistamine, formaatimine, müügitekstide kirjutamine; videokursuse puhul näiteks filmimine, videotöötlus, autoritasu jne.

E-toodete omapäraks ongi see, et algul kulub hulk aega ja raha nende koostamisele ja hiljem on ainult müügitulu ja võibolla väikesed vahendustasud. Ehk e-toodete müügi puhul ei ole tulud ja kulud enamasti omavahel ajalises vastavuses.

Esialgsed tootmisega seotud kulud võib arvele võtta immateriaalse põhivarana ning amortiseerida need eeldatava müügiperioodi vältel. Kui autoritasu makstakse autorile müüdud raamatute arvu järgi, tuleks see kajastada müügituluga samas perioodis. Kui esialgsed kulutused on ebaolulised, võib need muidugi ka kohe kuludena kajastada. Samas võivad põhjaliku ja pika videokursusega kaasnevad kulud olla väga suured ja nende kapitaliseerimist tasuks täiesti kaaluda.

Soovitused e-kaubanduse raamatupidamise korraldamiseks

Lõpetuseks anname sulle 4 soovitust, kuidas e-kaubanduse raamatupidamist tõhusalt korraldada (kehtib kõigi e-kaubanduse mudelite puhul).

Leia endale raamatupidamisteenuse osutaja, kes on e-kaubandusega varasemalt kokku puutunud ja kursis nii valdkonna spetsiifikaga kui e-kaubanduse maksustamisega – näiteks Robby&Bobby tegeleb e-kaubanduse teemadega igapäevaselt.
Räägi raamatupidajaga täpselt läbi, kuidas su kaubad liiguvad ja kes on su ostjad, küsi üle, kuidas toimub maksustamine. Kui raamatupidaja ei ole nende teemadega kursis, siis konsulteeri teadjamatega või otsi raamatupidaja, kellel on vastav kogemus (vt punkti 1). Samuti leppige kokku, kuidas toimub andmete kontroll, et raamatupidamise andmed tegelikuga klapiksid.
Vali sobivad programmid ja lahendused – leia sobiv raamatupidamisprogramm ja pööra tähelepanu sellele, kuidas on lahendatud ühendus e-poe ja raamatupidamisprogrammi vahel. Eelista variante, kus e-pood saadab andmed automaatselt programmi ja neid ei ole vaja käsitsi sisestada. Exceli import-export on muidugi ka alati variant, kui valmisühendust ei ole ja spetsiaalse lahenduse tellimine on liiga kallis.
Lepi kokku, milliseid aruandeid raamatupidaja sulle igakuiselt esitab – ja vaata neid igakuiselt üle, sh kontrolli laojäägi vastavust.

Loe veel samal teemal – E-kaupleja eri: Kuidas määrata hinda ja kui suure rahavajadusega arvestada