Milliseid kulusid peaks tööandja seoses kaugtööga hüvitama

Kaugtöö tegemise ja kodus töötamisega kaasnevad töötajale lisakulud. Näiteks võib tal vaja minna kiiremat internetiühendust, korralikku töölauda, töötooli, arvutit, monitori vms. Täiskohaga kodus töötades kulub ka rohkem elektrit ja vett. Kas ja millises ulatuses tööandja neid kulusid hüvitama peaks, sõltub asjaoludest, eriti sellest, kas kodukontoris kaugtööna töötamise võimalus on vastutulek töötajale või on see kohustuslik. Samuti sõltub kulude hüvitamine sellest, kui pikast kaugtöötamise perioodist me räägime.

Kaugtöö hüvitamise põhimõtted

1. Kui kodus (või mujal) töötamine on töötaja enda suur soov ja selle võimaluse pakkumine on tööandja poolne vastutulek, siis pigem jäävad need kulud töötaja kanda.

2. Kui kodus töötamine on algusest peale kohustuslik, näiteks idufirmadel ja teistel noortel ettevõtjatel, kellel kontor sageli üldse puudub ning igaüks teeb tööd omaenese kodust, siis on igati mõistlik, et tööandja kannab kõik selleks vajalikud kulud ning kulude hüvitamine lepitakse kokku kohe töösuhte alguses. Tööandja poolt vaadatuna on see kasulik, sest kodukontori kulud on maksuvabad, samal ajal kui töötasu on väga kõrgelt maksustatud.

3. Kui kodus töötamine on lühiajaliselt kohustuslik, näiteks töötaja on karantiinis, siis paari nädala pärast ei hakka keegi mingit kodukontori kommunaalkulude lepingut tegema. Küll aga tasuks üle kontrollida, kas töötajal on kodus olemas korralik monitor ja piisavalt kiire internetiühendus.

4. Kui kodus töötamine jääb lähitulevikus paariks kuuks kohustuslikuks, siis tuleks mõelda juba täpsemate kokkulepete sõlmimisele tööandja ja töötajate vahel. Kontoritöötajaid on massiliselt kodutööle saatnud nii väikeettevõtted kui ka suured kontsernid. Sellises olukorras võiks rääkida nii kodukontori kulude hüvitamisest kui ka korraliku töökoha loomisest, sest tööandjal on kohustus tagada töötajale tervislikult ohutu ja ergonoomiline töökoht, seda sõltumata töökorralduse muudatustest.

Milliseid kaugtööga seotud kulusid saab hüvitada

Kui töötaja töötab kodukontorist kohustuslikus korras, tuleks talle hüvitada töötamisega seoses tekkinud kulud:

• proportsionaalne osa kommunaalkuludest
• võimalusel natuke üüritasu
• töökoha loomise ja sisseseadmisega seotud kulud.

Kommunaalkulude hüvitamine on maksuvaba, kui see korrektselt vormistada ja reegleid järgida.

Maksuvabalt võib eraisikule hüvitada üüritud (või tasuta kasutatava) kodukontoriga seotud kulud (TuMS §12 lg 3). Kindlasti peavad kõik kulud olema dokumentidega tõestatud.

Hüvitamiseks sobivad enamik kommunaalkulude arvel olevatest kuludest (v.a remondifond ja ühistu laenumakse), lisaks valveteenus, elekter, koristusteenus, internet ja korteri üürikulu, juhul kui tegemist on üürikorteriga.

Hüvitamiseks ei sobi remondifondi tasu ja ühistu laenumakse, samuti omaniku eluasemelaen ja intressikulud. Neid kulusid maksuvabalt hüvitada ei saa.

Võrreldes üüritud kontoriga jälgib maksuamet kodukontoriga seotud kulude arvestamist rangemalt. Sageli on kodukontori ruumid samal ajal kasutuses ka eluruumidena, ettevõtte arvelt tohib aga maksuvabalt kanda vaid äriliseks kasutamiseks tehtud kulusid.

Näiteks kui kolmetoalise korteri üks tuba on sisustatud kodukontoriks ja seda tuba muuks otstarbeks ei kasutata, siis on 1/3 kommunaalkuludest ettevõtte kuludesse kandmiseks igati õigustatud. Kui kodukontor asub aga toas, mida õhtuti kasutatakse ka eluruumina, siis võiks selle toa kulude jagamise proportsioon olla 50:50, pool ettevõtte kuluks ja pool isiklikuks kuluks. See tähendab, et kõigepealt pead arvutama kommunaalkuludest toa proportsiooni ja siis sellest veel pool.

Kõigi kulude proportsioon ei pea alati olema sama. Mõne kulu osas on suurem osakaal põhjendatud, samas kui mõni teine kulu võiks ettevõtlusega seotud kuludes olla pigem väiksem (nt internet 50% asemel 80%, veekulu aga madalama proportsiooniga). Mingeid täpseid reegleid siin ei ole, hinnata tuleks konservatiivselt ja mõistlikult. Igal juhul tasub kalkulatsioon üles kirjutada ja koos teiste dokumentidega arhiveerida. Siis saab hiljem vajadusel otsust põhjendada.

Lisaks kommunaalkulude hüvitamisele võib tööandja kodukontoris töötamise eest maksta töötajale ka üüritasu. Samas tuleb meeles pidada, et kui otseste kulude hüvitamine on maksuvaba, siis üür on alati maksustatav tulumaksuga.

See tähendab, et kui ettevõttes on otsustatud, et lisaks kulude kompenseerimisele makstakse töötajale eluruumide kasutamise eest ka üüri, tuleb üürisummalt kinni pidada ja riigile maksta ka tulumaks.

Töökoha loomisega seotud kulude juures on eeskätt mõeldud korralikku monitori, ergonoomilist töötooli ja kontorilauda. Sellised kulud töökoha loomiseks on maksuvabad ja neilt on võimalik tagasi küsida ka käibemaks, eeldusel et arve on vormistatud ettevõtte nimele.

Töökoha loomisega seotud kulude katmine on vajalik nii töö tulemuslikkuse kui töötaja tervise seisukohalt. Töökoha ohutuse ja ergonoomilisuse tagamine on tööandja jaoks kohustuslik ka töötervishoiu seadusest lähtuvalt.

Kuidas kaugtööga seotud kulude hüvitamist vormistada

Kõige lihtsam viis kulude kompenseerimiseks on sõlmida töötajaga kodukontori tasuta kasutamise leping. Selles lepitakse kokku kulude kompenseerimise põhimõtted, kululiigid ja kasutatavad proportsioonid.

Kui leping on sõlmitud, teeb kodukontorit kasutav töötaja kord kuus ettevõttele kuluhüvitisnõude, kuhu lisab vajalikud tšekid ja arved. Selle alusel teeb ettevõte töötajale väljamakse.