Raamatupidamisteenuse ostmise ABC

Iga ettevõtte raamatupidamine peab korras olema. Surm ja maksud on kaks vältimatut asja ja maksuarvestus tugineb raamatupidamisele. Siin artiklis räägimegi, millal on kindlasti juba raamatupidajat vaja ning millised variandid selleks olemas on.

Päris alustava ettevõtja raamatupidamine on lihtne ja tihti püüab ettevõtja ise sellega hakkama saada. Kui ettevõte ei ole käibemaksukohustuslane, inimestele väljamakseid ei tehta, siis ei taha riik ka makse saada ja saab raamatupidamise alustamisega veidi aega venitada. Samas väga kaua niimoodi jätkata ei saa.

Millal vajad raamatupidamisteenust?

• Kui ettevõttele on vaja koostada aastaaruanne

Kui ettevõtte tegevuse maht on väike, ei pruugigi olla raamatupidajat vaja enne, kui esimese aastaaruande esitamise tähtaeg lähenemas

• Kui ettevõte peab vormistama end käibemaksukohustuslaseks

Ettevõte peab registreerima end käibemaksukohustuslaseks kui aastakäive ületab 40 000 eurot, ettevõte ostab virtuaalseid või elektroonseid teenuseid tarnijatelt väljaspool Eestit või kaupu Euroopa Liidust. Käibemaksureeglid on päris keerulised ning nendega oleks kindlasti vaja juba raamatupidaja abi. 

• Kui ettevõte soovib kasutada maksusoodustusi

Kui ettevõttel on kasum piisavalt suur, et on mõtet hakata selle jaotamisele võimalikult maksuoptimaalsel viisil, siis sellisel juhul oleks mõtet raamatupidaja poole pöörduda.

• Kui ettevõte vajab vahearuandeid

Kui ettevõte soovib võtta laenu või kaasata investoreid, on selleks vaja pidevat aruandlust. Selleks on samuti vaja raamatupidaja abi.

• Kui ettevõte kasvab kiiresti

Kui ettevõte kasvab kiiresti, võib tekkida raskusi finantsnumbritest arusaamisega. Finantsjuhid ja kontrollerid oskavad teha igasuguseid prognoose, analüüse ja aruandeid, aga nendega saavad hakkama ka nutikamad raamatupidajad.

• Kui ettevõtte asutaja ajakulu väärtus ületab raamatupidamisteenuse kulu

Ettevõtte kasvades tekib ka rohkem ülesandeid, mida oleks vaja välja delegeerida. Raamatupidamine on üks esimestest delegeeritavatest ülesannetest.

Kas palgata raamatupidaja või osta teenus sisse?

Ettevõtjal on võimalus palgata ettevõttele oma raamatupidaja või osta teenus sisse. Iga ettevõtte jaoks on see otsus individuaalne, sõltub ettevõtte suurusest ja vajadustest. Eestis on oma raamatupidaja palkamise piiriks ehk nii 3-5 miljonit aastakäivet, Soomes on see juba märksa kõrgem, seal kasutavad teenust ka suuremad ettevõtted.

Palgalisel raamatupidajal on mitmeid häid omadusi – igapäevane ja personaalsem suhtlus, töötab ainult ühe ettevõtte jaoks ning tööjõukulu on igakuiselt stabiilne. Samas peab ettevõte ise vastutama raamatupidaja koolituste ja arengu eest. Kui võtta tööle palgaline raamatupidaja, eriti kui neid on ainult üks, on mõttekas palgata pikaaegse kogemuse ja teadmistega raamatupidaja.

Teenuse ostmiseks on samuti erinevaid võimalusi.

Tuttav raamatupidaja, kes osutab raamatupidamisteenust põhitöö kõrvalt

Raamatupidajad pakuvad tihti enda põhitöö kõrvalt ka iseseisvat raamatupidamisteenust. Kui leidub tuttav, kes seda valmis tegema on, on see väga mugav, usaldusväärne ja tõenäoliselt soodne lahendus. Kuid selle juures tuleb arvestada, et raamatupidaja ei pruugi olla kursis kõigi tegevusvaldkondadega. Lisaks tuleb arvestada, et kui ettevõte kasvab, kasvab ka vajadus raamatupidamisteenuse järele ning ühel hetkel ei pruugi ta enam jõuda seda mahtu täita. 

Väike büroo / üksik teenuseosutaja

Väike raamatupidamisbüroo võib koosneda 1-2 inimesest, selliseid on Eestis väga palju, enamik raamatupidamisteenuse osutajatest on pisikesed. Väikese bürooga või üksiku teenusekasutajaga on suhe personaalsem ja  hind on pigem odavam, kuid sellega kaasneb asenduse puudumine. Raamatupidaja on vahel haige, vahel tahab puhata – ja asendajat tal ei ole. Samuti ei pruugi pisikesel bürool olla piisavalt ressursse inimeste koolitamiseks. 

Suurem büroo

Suuremaid büroosid leiab erinevate tasemete ja teenuste valikutega. On neid, kes teevad liinitööd ja kellega suhtlus on anonüümne, kuid ka neid, kes sinu ettevõttega kaasa mõtlevad. 

Suure büroo suurimaks plussiks on stabiilne teenus ja korrektsed protsessid. Kuna büroos töötab palju raamatupidajaid, tähendab see, et kompetents on laiem ja ei pea kartma, kui keegi haigeks jääb. Samuti on neil võimalus pakkuda laiemat teenuste valikut. 

Suuremate büroode teenuste valikus võib olla lisaks raamatupidamisele ka finantsjuhtimisteenus. Samas büroo suuruse tõttu ei teki raamatupidajaga nii personaalset suhet kui väiksema partneri puhul. Samuti on suuremad bürood oma hinnastamisel tavaliselt rangemad ja küsivad lisatööde eest raha.

Suure bürooga on ettevõttel võimalik pikemat aega pingevabalt kasvada, kuid kui käive hakkab jõudma 10 miljoni juurde, oleks ilmselt mõistlik hakata mõtlema juba ettevõttesisese raamatupidaja palkamise peale.

Kuidas luua konstruktiivne suhe raamatupidamisbürooga?

Kui hakata valima raamatupidamisbürood, oleks vaja teha korralik eeltöö ning kohtuda erinevate teenusepakkujatega. Büroo valikut tuleks põhjalikult kaaluda, mitte valida ainult hinna ja müügiosavuse järgi. Öeldakse ju, et suhe raamatupidajaga kestab tihti kauem kui keskmine abielu 🙂

Läbi tuleks rääkida ja raamatupidamisteenuse lepingus fikseerida:

• Mida ostetav teenus sisaldab (ja mida mitte)
• Hinnastamise loogika ja selle muutmise etteteatamise aeg
• Lisateenused ja nende hinnakiri
• Raamatupidamisteenuse teostamise sagedus
• Eelistatud suhtluskanalid
• Dokumentide esitamise viis ja tähtajad
• Kasutatavad programmid ja nende eest tasumine
• Lepingu lõpetamise kord ja etteteatamisaeg

Koostööd alustades tuleks kokku leppida, kuidas toimub dokumentide esitamine ja millist raamatupidamisprogrammi kasutatakse. Raamatupidaja oskab nende asjadega kindlasti nõu anda, milline programm millisele ettevõttele täpselt sobib. Kindlasti on soovitatav valida pilveteenuse programmid, et igal hetkel oleks võimalik raamatupidamisele ligi pääseda. Ettevõtjal tasuks ka kaaluda, kas oleks mõistlik raamatupidamisprogrammi ja dokumentide hoidmise folderi adminõigused endal hoida.

Selle kohta, milliseid teenuseid raamatupidamisteenus sisaldab loe siit.

Selle kohta, mida peaksid silmas pidama raamatupidamisteenuse valimisel, loe siit.