Raamatupidamise automatiseerimine, 3. osa: tehisintellekt ja töövood
Uuendatud 2. novembril 2026. Esmakordselt avaldatud 13. juunil 2019.
Raamatupidamise automatiseerimine võib tähendada kordusarve seadistamist, kahe programmi ühendamist või tehisintellekti abil dokumendi sisu tõlgendamist. Õige lahendus sõltub konkreetsest tööst: millised andmed on olemas, milline otsus tuleb teha ja mis peab juhtuma erandi korral.
Sarja esimene osa käsitles müügiarveid ja laekumisi ning teine ostuarveid, kuluaruandeid ja pangatehinguid. Siin vaatame, kuidas neist tegevustest kujuneb tervik ja millal sobivad liides, töövoog, RPA või AI. Näited kirjeldavad üldist teenusettevõtet.
Alusta ülesandest ja olemasolevast tarkvarast
Kirjelda kõigepealt üks korduv tegevus algusest lõpuni. Mis selle käivitab? Milliseid andmeid on vaja? Kes otsustab ja kuidas tulemust kontrollitakse? Näiteks võib eesmärk olla vähendada puuduvate kuludokumentide küsimisele kuluvat aega või saada kinnitatud töömaht õigeks ajaks müügiarvele.
Seejärel vaata, kas olemasolevas programmis on vajalik võimalus juba olemas. Kordusarve, pangaliides, automaatne andmetuvastus või kinnitusring võib lahendada suure osa probleemist. Lisavahend on põhjendatud siis, kui vaja on ühendada mitu keskkonda või täita ülesannet, mida olemasolev programm ei kata.
Halvasti määratletud töö kiirendamine võib suurendada paranduste hulka. Kui näiteks pole selge, millised lisatööd kuuluvad kuutasusse, ei saa programm ise otsustada, mida kliendile arveldada.
Liides, töövoog, RPA ja AI: mida need teevad?
| Võte | Sobiv ülesanne | Mida läbi mõelda? |
|---|---|---|
| Programmi seadistus | Kordusarve, vaikimisi kulukoht või makse sidumise reegel. | Millal reegel kehtib ja kes seda muudab? |
| Failivahetus | Andmete korrapärane eksport ja import. | Faili sisu, periood, kontrollsummad ja korduva impordi vältimine. |
| API-liides | Andmete edastamine programmide vahel. | Millised andmed liiguvad, millal ja kuidas ilmnevad vead? |
| Töövoog | Mitme sammu ühendamine: kogu andmed, kontrolli, suuna kinnitamiseks, salvesta tulemus. | Vastutajad, erandid, tähtajad ja korduskäivituse mõju. |
| RPA | Korduvad toimingud rakenduse kasutajaliideses. | Ekraanivaadete muutumine, sisselogimine ja toimingu õnnestumise kontroll. |
| Tehisintellekt ehk AI | Teksti liigitamine, andmete eraldamine, ettepanekud ja selgituste mustandid. | Allikad, eksimisvõimalus ja lubatud otsustusulatus. |
Neid võtteid saab kombineerida. Töövoog võib võtta andmed liidese kaudu, võrrelda summasid kindla reegliga, kasutada AI-d selgituse mustandi jaoks ja küsida inimeselt kinnitust. RPA kasutab muu hulgas rakenduse kasutajaliidese elemente; sellist tööviisi kirjeldab näiteks Microsofti töölauavoogude juhend.
Kui sama ülesannet saab täita stabiilse liidese või failiga, tasub seda võrrelda ekraanil klõpsimisega. RPA võib olla kasulik vanema programmi juures, kuid selle hooldusvajadus sõltub kasutajaliidese stabiilsusest. Ükski neist võtetest ei taga iseenesest, et arvestus on sisuliselt õige.
Kus aitab tehisintellekt raamatupidamises?
AI-st võib olla abi seal, kus sisend on tekstiline või varieeruv: tarnija arve kirjeldus, kuludokumendi selgitus või töötaja küsimus. Hästi piiritletud ülesanne on näiteks dokumendi liigi pakkumine, puuduva info märkamine või andmetele tugineva selgituse mustandi koostamine.
Õppiv konteerimine on juba olemasolev tarkvaravõimalus. Näiteks Envoice SmartRecord kasutab sarnaste tarnijaarvete puhul varasemaid konteerimisvalikuid. Selline konkreetne funktsioon ja vabatekstilisele küsimusele vastav keelemudel täidavad erinevaid ülesandeid.
Arvutused ja saldode võrdlused tasub teha kontrollitavate reeglitega. Keelemudel võib aidata tulemust sõnastada, kuid veenev selgitus ei tõenda, et arvud või järeldus on õiged. Kasutajal peab olema võimalik näha, millisest dokumendist või aruandest väide pärineb.
Kui AI saab kasutada ka tööriistu ja käivitada järgmisi samme, nimetatakse lahendust sageli agendiks. See muudab õiguste määramise eriti oluliseks. Dokumendi lugemine, kande mustandi loomine, kande kinnitamine ja makse tegemine on eri tasemega tegevused.
Automaatne kinnitamine sobib ainult selgelt määratud ja kontrollitud tingimustel. Ebatavalised tehingud, vastuolulised andmed ja olulised hinnangud tuleb suunata inimesele. Ka kinnitust ootava sammuga saab töövoogu automatiseerida, nagu näitavad Power Automate’i kinnituste võimalused.
Näide: kuu lõpetamine teenusettevõttes
Kuu lõpetamine koosneb mitmest seotud tegevusest. Enne aruande koostamist tuleb veenduda, et vajalikud dokumendid ja tehingud on olemas ning olulisemad saldod ja perioodid kontrollitud. Töövoog saab aidata infot koondada ja näidata, mis veel tegemist vajab.
- Andmete kogumine. Vaadatakse üle arvete, kuluaruannete ja pangatehingute laekumine. Puuduva info kohta tekib ülesanne vastutajale.
- Võrdlused. Pangasaldot võrreldakse arvestusega ning vaadatakse üle nõuded, kohustised ja ettemaksed. Võrreldavad andmed peavad käima sama kuupäeva ja ulatuse kohta.
- Perioodi kontroll. Hinnatakse, kas tulud ja kulud kuuluvad õigesse kuusse ning kas vajalikud jaotused on tehtud.
- Erandite lahendamine. Erinevus või puuduv dokument saab vastutaja, selgituse ja vajaduse korral paranduse.
- Ülevaatus ja lõpetamine. Vastutav inimene vaatab olulised lahtised küsimused üle ning kinnitab, et aruanne on kasutamiseks valmis.
Töövoog võiks näidata ka andmete viimase uuendamise aega. Muidu võib tühi erandite nimekiri tähendada hoopis seda, et vajalik info ei jõudnud kohale. Selgitamata saldo ei ole automaatselt viga; näiteks võib põhjuseks olla eri kuupäevadel toimunud arveldamine ja tasumine.
Kontrolli leid, parandatud kanne ja lõpetatud kuu on erinevad tulemused. Aruande kasutaja peab aru saama, milline neist on tegelikult saavutatud.
Näide: töömaht ja teenuse kasumlikkus
Fikseeritud kuutasuga teenust pakkuv ettevõte saab võrrelda kavandatud töömahtu tegelikult kulunud ajaga. Kui töö võtab järjest rohkem aega, võib põhjus olla muutunud teenuse sisus, lisatöödes või korduvates katkestustes.
Kasumlikkuse hindamiseks ei piisa ainult müügitulu jagamisest tundidega. Arvesse tuleb võtta tööjõukulu, muid otseseid kulusid ja valitud üldkulude jaotust. Ettevõttes peab olema kokku lepitud, mida kasutatav mõõdik sisaldab.
Andmete koondamine võib olla automaatne, kuid põhjuste uurimine ja teenuse hinna või sisu muutmine vajab otsust. Juhtimisvaate kujundamist käsitleb lähemalt artikkel „Aruandlus peab toetama otsuseid”.
Õigused, andmed ja ebaõnnestunud sammud
Anna töövoole ligipääs ainult ülesandeks vajalikele andmetele ja tegevustele. Kui eesmärk on koostada ülevaade, ei pruugi olla vaja õigust kandeid muuta. Määra, kes võib reegleid muuta ning kuidas muutus enne kasutamist kontrollitakse.
Välise AI-teenuse puhul vaata enne dokumentide edastamist üle andmete kasutamise, säilitamise ja ligipääsu tingimused. Kasuta ettevõttes heaks kiidetud keskkonda ning edasta ainult ülesandeks vajalik teave. Ka katsetamiseks saab sageli kasutada väljamõeldud või tundlikest andmetest puhastatud dokumente.
Töövoog peab jätma arusaadava jälje: mida töödeldi, millal, millise tulemusega ja kes erandi lahendas. Ebaõnnestunud samm vajab teadet. Kui ühendus katkeb ja töö käivitatakse uuesti, ei tohi sama arve või kanne kogemata teist korda tekkida.
Kuidas hinnata tasuvust?
Mõõda enne muudatust, kui sageli tegevus kordub ja kui palju aega sellele tegelikult kulub. Pärast kasutuselevõttu arvesta ka kontrollimise, erandite ja hoolduse aega. Tarkvaralitsents on ainult üks kuluosa.
Näitlik arvutus: 100 dokumendi käsitlemisel säästetakse keskmiselt kaks minutit dokumendi kohta. Esmane ajavõit on 200 minutit kuus. Kui kontrollile ja eranditele lisandub 80 minutit, jääb netovõiduks 120 minutit ehk kaks tundi. Selle väärtust tuleb võrrelda lahenduse igakuise kulu ning kasutuselevõtu kuluga. Need arvud on õpetlik näide, mitte lubatud tulemus.
Lisaks ajale võib kasu olla õigeaegsemast arveldamisest, vähemast dokumentide otsimisest või paremast ülevaatest. Jälgi siiski ka vigade ja paranduste hulka. Kiirem töö ei ole kasulik, kui selle parandamine võtab säästetud aja tagasi.
Võta esimene töövoog kasutusele väikeste sammudega
- Vali üks sage ja piisavalt selgete reeglitega tegevus.
- Kirjelda tavaline juhtum ja olulisemad erandid.
- Katseta piiratud hulga andmetega, esialgu tulemust inimesele näidates.
- Proovi ka puuduvat dokumenti, topeltedastust, katkestust ja vales vormingus sisendit.
- Määra vastutaja, mõõdikud ning võimalus automaatika peatada.
- Laienda kasutust pärast seda, kui tulemus ja erandite käsitlemine on arusaadavad.
Väikese tehingumahu korral võib lihtne töökorraldus olla täiesti piisav. Suurema mahu puhul vali järgmine samm selle järgi, kus korduv käsitöö kõige rohkem aega võtab: müügiarvete või ostudokumentide liikumises. Küsimuste korral saad ühendust võtta.