Kuidas tagada, et iga järgnev aasta oleks sinu ettevõtte jaoks edukam kui eelmine

Et olla ettevõtluses edukas ja saavutada äris paremaid tulemusi, ei saa sa tegeleda ainult toote või teenuse müügiga, vaid pead seadma ka kaugemaid sihte ning nende nimel eesmärgipäraselt tegutsema. Alustuseks peaksid defineerima, mis on sinu jaoks edu ja milliseid tulemusi sa oma ärilt 5 või 10 aasta pärast ootad. Sealt edasi saad kavandada juba konkreetsed tegevused aastateks, kvartaliteks ja kuudeks, kuidas jõuda punktist A punkti B.

Sõnasta visioon

Ettevõtte strateegiliseks arendamiseks peab sul olema paika pandud visioon, kuhu su ettevõte peaks mingi arvu aastate pärast jõudma. Visioon on nagu suur pilt, mis aitab ettevõtet õigel kursil hoida. See võib olla üldisem, aga ka väga konkreetne, näiteks ettevõte aastal x maha müüa. Väikeettevõtte puhul võiks visiooni sõnastada 5 aasta perspektiivis.

Siit edasi tuleb sul välja selgitada tänane olukord ehk see, kui kaugel sa visioonist oled.

Sa pead realistlikult hindama, kui palju sul on soovitud lõppeesmärgist veel puudu ning astuma selle saavutamise nimel reaalseid samme. Kui sinu tegutsemise ulatus on suurem kui vastupanu muutustele, siis oledki juba poolel teel.

Edu valem ettevõtluses = (D x V) + f > R

D – rahulolematus (dissatisfaction)

V – visioon (vision)

f – esimesed sammud visiooni suunas (first steps)

R – vastupanu muutustele (resistance to change)

Visanda plaan

Olles määratlenud hetkeseisu ja soovitud tulemuse ehk visiooni, vajad sa järgmiseks teejuhti või plaani, kuidas visiooni suunas liikuda.

Üks võimalus selleks on koostada põhjalik ja mahukas äriplaan, selline, mida on vaja riigilt ettevõtlustoetuste küsimiseks. Kuid kui sa toetusi taotleda ei plaani, siis on oluliselt mõistlikum sõnastada oma strateegiline kava hoopis arendusplaanina ülevaatlikult 2-leheküljel, millest esimesel on koondülevaade äriplaanist (missioon, visioon, väärtused, kliendid, toode, konkurentsieelis, eesmärgid, mõõdikud, finantsnumbrid jne) ja teisel leheküljel konkreetne tegevuskava käesolevaks aastaks, mis on omakorda jagatud kvartaliteks ja nädalateks – kes mida teeb, mis ajaks ja kes vastutab.

Arendusplaani näidis:

Tihti on ettevõtjatel nii palju tegevusi korraga käsil, et täpseid eesmärke ei olegi jõutud läbi mõelda ja defineerida. Siis on sellisest arendusplaani kirjapanekust väga palju kasu. Arendusplaan on sobiv ka tegutsevale ettevõtjale. Eriti suur kasu on tegevuskavast, kust tekivad kvartaalsed arendustegevused koos vastutajate ja tähtaegadega. Lisaks, kui eesmärgid on defineerimata, siis ei tea sa tegelikult, kuhu suunas joosta ja su ettevõte seisab suure tõenäosusega lihtsalt paigal.

Sea igale aastale eesmärk

Eesmärke tuleb alati vaadelda kaskaadina. Kõigepealt on sul 5 aasta eesmärgid, sellest tuletad 1 aasta eesmärgid, sealt edasi jagad need kvartali eesmärkideks ning alles siis jõuad tegevuskavani. Mida allapoole sa selles loetelus tuled, seda täpsemaks ja detailsemaks eesmärgid muutuvad.

6 kõige levinumat ettevõtlusalast eesmärki

1. Tahad kasvada, kuid sul puudub selleks meeskond.
2. Tiim on olemas, kuid tahad kiiremini ja juhitult kasvada, st paremini kontrollida protsessi.
3. Tahad rohkem kasumit teenida.
4. Oled ettevõtte tänase suuruse ja kasumiga rahul, kuid vajad suuremat kontrolli rahaliikumiste üle.
5. Soovid omandada kontrolli oma ettevõtte üle, mis on kasvanud ootamatult ja kiiresti suureks.
6. Exit – omaniku eemaldumine ettevõtte igapäevatööst või ettevõte müük. PS. See ei ole ainult start-upi kontekstis, omanikurolli taandumine ja ettevõtte potentsiaalne müük on teemaks ka teiste ettevõtjate seas.

Tegutse vastavalt plaanile ja eesmärgile

Alles siis, kui kõik eelnev on paigas, saad hakata tegelema tegevuskavaga ehk kirja panema tegevusi, mis sind eesmärkideni viivad.

Näiteks olukorras, kus sa tahad oma ettevõtet kasvatada, kuid sul pole veel töötajaid, hakkad alguses kaardistama rolle ja ülesandeid, et aru saada, mida saab välistele teenuseosutajatele delegeerida (nagu väline raamatupidaja, virtuaalassistent või turundusabiline) ning milleks peaksid töötajaid palkama. Kui sul on meeskond juba värvatud, siis on põhiline oma ettevõtet müüa ja turundada, nii et kõik töötajad oleksid klientide töödega hõivatud. Kui tahad rohkem kasumit teenida, siis võtad ette kuluarvestuse, vaatad üle toodete ja teenuste kasumlikkuse ning hinnakujunduse. Kui sul on probleeme rahade liikumisega, siis vaatad üle (või koostad) krediidipoliitika ning tegeled pideva rahavoogude prognoosiga. Kui tahad suurendada kontrolli oma ettevõtte üle, siis suurendad juhtimisarvestuse osa, võtad ette eelarved ja prognoosid ning võrdled neid tegelikkusega, sh töötajate lõikes. Kui mõtled exit-ile ehk ettevõttest väljumisele või igapäevategevusest taandumisele, siis tegeled protsesside ja süsteemide paika saamisega, et ettevõte saaks edukalt toimida ka ilma sinuta.

Üldjuhul vaadatakse eesmärgid üle 1 kord aastas ja vahekontrolle tehakse pärast iga kvartali lõppu. Nii saad täpsemini järge pidada, et asjad ka tegelikult tehtud saaksid.

Kasvata efektiivsust

Töötajate ja tööaja efektiivsuse kasvatamine on üks lihtsamaid võimalusi ettevõtte edukuse suurendamiseks.

Igal töötajal on aastas kasutada ca 2080 töötundi, sellest produktiivne kontoriaeg on ca 1864 tundi. Efektiivsuse võtmeküsimuseks on, kui suur on raha sissetoova klienditöö osakaal ja kui palju kulub aega muudele tegevustele. USAs öeldakse, et teenusettevõttes peaks klienditöö osakaal olema 70-85%. Eestis on see protsent märksa madalam, 50-60% ringis, mis teeb 5-6 h päevas (eeldusel, et 1 kuu on ka puhkekuu).

Klienditöö osakaalu norm võib olla valdkonniti veidi erinev, kuid fakt on see, et pea alati saab asju ära teha kiiremini ja efektiivsemalt. Eriti tuleb jälgida, et ettevõtte töötajad sh sa ise ei kulutaks aega millelegi sellisele, mida klient pole ostnud. Näiteks kui klient tellib baaspaketi, siis ei ole mõistlik talle pakkuda juurde tasuta lisateenuseid, mida oled harjunud oma täispaketti ostvatele klientidele pakkuma. Muidugi on siin teatud tase, millest sa kokkulepitult alla ei lähe, kuid mitmeid tegevusi saab ka automatiseerida.

Vaikimisi reegel on, et palk võiks moodustada ca 50% töötaja poolt ettevõttele toodud tulust. Kindlasti peab töötaja palkamisest tekkiv väärtus ettevõttele olema suurem töötajale makstavast tasust, muul juhul ei ole tegemist ettevõtlusega, sest ettevõtte eesmärgiks on eelkõige teenida kasumit.

Vaata numbreid, prognoosi, mõõda ja analüüsi

Mida suuremaks ja edukamaks sinu ettevõte kasvab, seda rohkem pead sa hakkama süvenema numbrite maailma ning oma tegevusi mõõtma.

Ettevõtte finantsnumbrid on olulised, sest need peegeldavad üksühele sinu tegevuste tulemusi – kas tegevused aitasid kaasa müügi suurenemisele, kas rahavood paranesid, kas kasum suurenes jne. Et selliseid järeldusi teha ja tulemusi hinnata, vajad sa juhtimisaruandlust ja finantsanalüüsi:

• finantsnumbrid peegeldavad minevikku ja analüüsivad juhtunut
• ennetavad mõõdikud mõõdavad tegevusi, mille tulemusena finantsnumbrid tekivad, annavad operatiivsemalt infot ning võimaldavad kiiremini reageerida.

Loe siit, miks ettevõtte tegevuste mõõtmine peaks sinu regulaarsete harjumuste hulka kuuluma

Juhtimisaruandluse peamine ja ainus eesmärk on teada saada, kas kõik läks nii nagu plaanitud või kui ei läinud, siis anda detailsem ülevaade sellest, mis juhtus. Kvaliteetne juhtimisaruanne on 1-2 lk, mitte 200-lk powerpoint. Sa võrdled tegelikkust eesmärgiga. Mõõdad seda, mida tahad saavutada ja mida endale eesmärgiks seadsid. Kui tahtsid kasumit, siis mõõdad kõike seda, mis kasumit mõjutab. Kui tahtsid ettevõtet kasvatada, siis mõõdad kasvu poole liikumise tegevusi ja numbreid. Kui tahtsid suuremat efektiivsust ja tootlikkust, siis mõõdad töötajate töötunde vs müügitulu ning analüüsid, kuidas soodustada kiiremini töötamist.

Finantside poole pealt on peamiseks tööriistaks kasumiaruanne, selle prognoosimine ja võrdlemine tegelikkusega. Et leida baasprotsent, mida prognoosimisel kasutada, siis võta aluseks eelmise ja üle-eelmise aasta kasumiaruanded ning arvuta välja, mitu protsenti kasvasid müük, otsekulud ja üldkulud.

Prognoos tähendab seda, milline näeb välja tulevik, kui kõik jätkub samamoodi nagu seni. Peaksid endalt küsima, kas see on see, mida sa tahad? Või on sinu ootused suuremad? Kui tahad, et midagi läheks paremini, siis pead sa tegema midagi teisiti. Näiteks tõstad müüki 5%, alandad üldkulusid -5% ja analüüsid, kuidas see kasumile mõjub. Selle nimi on eelarve – sa teed midagi selle heaks, et muudatust teha.

Lisaks finantsidele monitooritakse juhtimisaruandlusega ka tegevusmõõdikuid.

Tegevusmõõdikud sõltuvad suuresti sellest, mis valdkonnas sa tegutsed ja millised on sinu eesmärgid. Sinu mõõdikuteks võivad olla näiteks väljasaadetud meeldetuletuskirjade arv, ümbertehtud lepingute arv vms. Mõned mõõdikud on sellised, mida saab operatiivselt jälgida ja nende abil saab ka kohe teha oma tegevuses muudatusi. Sellisteks mõõdikuteks on näiteks järjekorra pikkus poes, hotellitubade hõivatus ja broneeringute arv, veebikülastajate arv jms. Enamasti on need mitterahalised mõõdikud, sest finantsandmed saame kätte hiljem ja need on rohkem minevikku vaatavad.

Veel kasulikke mõõdikuid, mis finantse mõjutavad ja mille kasutamist võiksid kaaluda:

• klientide püsivusmäär
• uued lead’id
• müügi konversiooni määr
• keskmine tehingu suurus
• keskmine tehingute arv.

Robby&Bobby klientide kogemuse põhjal võib öelda, et kui sa suudad oma tegevusi selliselt planeerida ja neid ka regulaarselt mõõdad, siis teed sa läbi suure arenguhüppe. Lõpetades igapäevase tulekahju kustutamise ja vaadates tegevustele otsa pikka visiooni fookuses hoides, kumuleerub ka väikeste arendustegevuste mõju üpris kiiresti.

Edukal tegutsemisel on vaid üks oluline eeldus – sa pead ettevõetud tegevusi tegema järjepidevalt. Ainult nii saad tagada, et tulemuste suunas liikumine toimub kontrollitult ja et iga järgnevat aastat saadaks järjest suurem edu. Tihti tundub sellise süsteemi sisseseadmine ettevõttes tohutu pingutamisena, kuigi see tegelikult seda ei ole. Arendusplaani kokkupanek võtab aega mõni tund. Sealt edasi on sul enamik vastuseid juba olemas.

Head uue aasta kavandamist!