Kõik, mida sa pead teadma eelarve koostamisest

Eelarve on oluline juhtimise tööriist igas suuruses ettevõttele. See võib olla detailne ja mahukas, aga võib ka olla lihtne ja ülevaatlik, eriti kui tegemist on mikrosuuruses ettevõtjaga. Et eelarve oleks võimalikult täpne, on selle koostamisel oluline järgida teatud põhimõtteid. Milliseid täpsemalt, tutvustame kohe lähemalt.

Eelarve või prognoos?

Eelarve (budget) on konkreetne dokument, mis on mõeldud ettevõtte juhtimiseks ja kontrollimiseks. See on tööriist, mille abil oma ettevõtet juhtida ja seatud eesmärkideni jõuda.

Prognoos (forecast) seevastu püüab ette aimata, mis tulevikus juhtub, ning on ajas muutuv. Prognoosimise eesmärk on pidevalt täpsustada oodatavaid tulemusi lähtuvalt saadavast informatsioonist.

Prognoos on see, mis juhtub, kui sa jätkad nii nagu seni. Väikesel ettevõttel tihti prognoosist piisabki, et suund oleks selgem ja raha ei saaks ootamatult otsa.

Eelarve on eesmärk, mida sa tahad, et juhtuks. Eelarve koostamise tsükkel saab alguse prognoosist.

Esialgu koostadki prognoosi – kui kõik läheb nii, nagu senini. Salvestad need andmed eraldi, seejärel hakkad numbreid muutma soovitud suunas – koostad omale eelarve.

Lisaks tuleb koostada tegevuskava, kuidas sa soovitud muutusi ellu plaanid viia. Ainuüksi eelarve kokkupanek numbreid soovitud suunas ei muuda, numbrid peegeldavad ärilisi tegevusi.

Eelarve koostamise tsükkel

Eelarve koostamise tsükkel koosneb kahest etapist:

1. Esmalt koosta põhitegevuse eelarve, mis katab kõik ettevõtte põhitegevused.

2. Seejärel pane kokku finantseelarve, mis määrab investeeringud, vajalikud rahastamise allikad ja nendega kaasnevad rahavood.

Põhitegevuse eelarve koostamine

Põhitegevuse eelarve koostamine algab müügieelarve kokkupanekust. See on alus kõigile teistele numbritele ning ilma selleta ei saa kuidagi. Tootmine ja ost peavad teadma, kui palju ja millal on võimalik müüa. Samuti prognoositakse raha laekumist müügist just nimelt müügieelarve alusel.

Müügieelarvesse sisestatakse eelarveperioodi toodete-teenuste müük:

• müügimahud ühikutes
• ühikute müügihinnad
• müügitulu kokku.

Müügieelarve koostatakse segmentide kaupa, segmentideks võivad olla toodete/teenuste grupid, kliendid, turusegmendid vms.

Müügieelarve aluseks on prognoos, mille koostamiseks on erinevaid võimalusi:

• Küsi sisendit müügipersonalilt.
• Tugine turu-uuringute andmetele, eriti uute toodete/teenuste korral.
• Kasutada lihtsat keskmise kasvu mudelit.
• Rakenda ajaseeriaid, täpsemaid matemaatilisi mudeleid või arvutisimulatsioone.

Tavaliselt viib kõige parema tulemuseni müügiinimeste kogemuse ja erinevate meetodite kombinatsioon. Katseta, milline lähenemine toimib kõige paremini sinu ettevõtte jaoks.

Prognoosi koostamisel arvesta nii olemasolevate püsiklientidega kui potentsiaalsete uute klientide ja ebaregulaarse müügiga. Vii end kurssi turul toimuvate muutuste ja hindadega. Võta arvesse hooajalisust ja ekspordi korral valuutakursside riske. Pea silmas, et prognoosimisel peab olema võimalik muuta erinevaid eeldusi ja vaadata, mis juhtub näiteks müügitulu kasvul 1% võrra või langusel 2% võrra. Samuti, millist mõju avaldavad erinevad inflatsiooninumbrid ja intressimäärade muutused.

Keskmise kasvu mudeli näide

Aasta                  Müügitulu

2015                    150 000

2016                    180 000

2017                    210 000

2018                    260 000

Müügitulu on kasvanud 2015. a 150 000 eurolt 2018. a 260 000 euroni. See kasv esindab kolme (mitte nelja!) aasta kasvu. Keskmise kasvumäära g saad arvutada järgmiselt:

2015. a müük x (1+g)³ = 2018. a müük

1+g = kuupjuur  (260 000 / 150 000)

260 000/150 000 = 1.733

Kasutame Excelit: power(1.733; 1/3) -1 = 20%

Keskmine kasvumäär kolme aasta jooksul on seega olnud 20%.

Kui müügiprognoos on valmis, saad jätkata põhitegevuse eelarve koostamisega. Nimetame seda kasumiaruande eelarveks, sest on tähtis, et eelarve oleks samas formaadis nagu ettevõtte sisemises aruandluses kasutatav kasumiaruande formaat, et neid saaks võrrelda.

Eelarvesta kõik ettevõtte tulud ja kulud. Esialgu saad koostada eelarvestatud kasumiaruande kuni ärikasumini. Finantstulud ja kulud lisanduvad hiljem, peale finantseelarve koostamist.

Kasumiaruande eelarve aluseks on valdkondlikud eelarved. Müügitulu tuleb müügieelarvest, müüdud toodangu kulu varude eelarvest, turunduskulud turunduskulude eelarvest ja üldhalduskulud üldhalduskulude eelarvest. Kui ettevõte on suur, vastutab iga alameelarve koostamise eest eraldi osakond. Arvesta, et eelarvesse tuleb sisse kirjutada nii osakonna enda kulud kui sisseostetavad teenused.

Üldhalduskulude eelarve hõlmab kõiki juhtimiskulusid ja adminkulusid, nt juhtkond, raamatupidamine, juristid, sekretärid, IT, jm. Siia kuuluvad nende töötajatega seotud kulud, nagu näiteks töötasu, lähetused, koolitused, samuti ruumide rendi kulud, kindlustus, bürootarbed, IT-kulud, audit, jne.

Finantseelarve koostamine

Finantseelarvetes tuuakse välja vajalikud investeeringud, rahastamise allikad ja nende kasutamisega seonduvad rahavood.

Finantseelarve koostamise käigus koostatakse omakorda

• investeeringute eelarve
• rahakäibe eelarve
• lõpetatakse kasumiaruande eelarve
• bilansi eelarve
• rahavoogude aruande eelarve.

Investeeringute eelarve sisaldab detailseid eelarveid koos ajakavaga kõrgema maksumusega varade (ettevõtted, allüksused, kinnisvara, jm) lõikes.

Rahakäibe eelarves (cash budget) eelarvestatakse raha laekumised ja väljamaksed ning täiendava raha vajadus kuude lõikes. Lihtsam on esialgu eelarvestada eraldi laekumised ja eraldi väljamaksed ning panna need hiljem kokku üheks rahakäibe aruandeks. Eesmärgiks on, et rahakäibe saldo iga perioodi lõpus oleks positiivne ja suurem minimaalsest rahasaldost. Kui esialgses versioonis on saldo negatiivne, siis tuleb teha muudatusi – suurendada (kiirendada) rahade laekumisi või vähendada (lükata edasi) makseid. Kui sellest ei piisa, siis tuleb leida täiendavat finantseerimist – laenukapitali või omakapitali kaudu.

Eelarvestatud kasumiaruande lõpetamine – pärast eelpool nimetatud eelarvete koostamist on võimalik lisada kasumiaruandele finantstulud ja -kulud ning eelarvestada kasumiaruanne ärikasumist puhaskasumini.

Eelarvestatud bilanss kajastab eelarveperioodi alg- ja lõppsaldosid vara, kohustuste ja omakapitali osas. Algandmed selleks tulevad rahakäibe eelarvest, investeeringute eelarvest ja varude eelarvest.

Rahavoogude aruande eelarve on tavaline rahavoogude aruanne, kus äritegevuse osa on koostatud kaudsel meetodil, investeerimise ja finantseerimise osad otsesel meetodil. Vajalik eeskätt suurema pildi saamiseks ja igakuiseks võrdluseks tegelike andmetega.

Kui tihti peaks eelarvet üle vaatama?

Traditsiooniliselt koostatakse eelarvet üks kord aastas. See seab aga ettevõtte tegutsemisele üsna jäigad piirid. Viimasel ajal leviv hea praktika on tegeleda eelarvega pidevalt, hoides ees 18 kuu vaadet ja uuendades-pikendades numbreid kvartaalselt.

Ükskõik kui detailselt sa oma eelarvet plaanid, on selle kokkupanek üsna mahukas töö. Kui otsid raamatupidamise ja finantsjuhtimise partnerit, kes saaks sind selles aidata, siis võta meiega julgelt ühendust! Me ei ole ainult raamatupidajad. Me oleme ärinõustajad, kes aitavad sinu ettevõttel saavutada rohkem raha, rohkem aega & vähem muresid. Aitame sul kokku panna prognoosi ja/või eelarve ja koostame igakuiselt juhtimisaruandeid, mis aitavad jälgida, kuidas sul võrreldes eelarvega läheb. Nii saad vajadusel kiiresti oma tegevust muuta.

Loe meie finantsjuhtimisteenuste kohta lähemalt.