Arendusplaan – ettevõtte juhtimise tööriist

Kas oled kunagi mõelnud sellest, et tahaksid oma ettevõtte eesmärke seada kiirelt ja kompaktselt, ilma 50-leheküljelist strateegiat koostamata? Kui see tunne on tuttav, siis võiksid proovida arendusplaani koostamist. Arendusplaan on 1-leheküljeline koond äriplaanist, mille abil saad oma tegevust eesmärgistada ja läbi mõelda, kuhu sa ikkagi päriselt jõuda tahad. Kui suudad ühele leheküljele koondada kõik olulised asjad, joonistuvad siit välja vajalikud tegevused. Ning kui sa neid tegevusi regulaarselt teed, siis tegevuste mõju kumuleerub ja ettevõte areneb oluliselt kiiremini.

Milleks on arendusplaan hea?

• arendusplaani käigus vaatad üle ja määrad oma ettevõtte suuna
• lõpetad oluliste tegevuste edasilükkamise
• paned paika eesmärgid ja määrad prioriteedid
• otsustad strateegiad, mille abil seatud eesmärke saavutada
• määratled konkreetsed tegevused, mis tuleb ära teha
• sead tegutsemisele ajalised piirid.

Üheleheküljeline arendusplaan on suurepärane töövahend, läbi mille oma ärilisi eesmärke ja visiooni presenteerida. Samuti on seda hea kasutada eesmärkide võrdlemiseks tegelike tulemustega ja meeskonnaliikmete individuaalsete eesmärkide seadmiseks.

Läbimõeldud arendusplaan võimaldab ettevõtet juhtida numbrite abil. See on hästi loogiline ja struktureeritud lähenemine. Sisendiks on see, mida sa tahad saavutada. Sellele järgnevad kindlad tegevused, nagu näiteks tootearendus, töötajate värbamine vms. Seejärel vaatad, kuidas see mõjutab finantse. Tulemuste pinnalt otsustad – kas jätkad samamoodi või muudad kurssi.

Arendusplaani struktuur

Arendusplaanis kirjeldatakse ettevõtte missioon, visioon ja väärtused, see, kellele sa müüd, mida sa müüd ja miks sa selles hea oled, seatakse konkreetsed eesmärgid koos mõõdikutega ning vaadatakse, kuidas see kõik peegeldub finantsides.

Siit joonistub otseselt välja, mis on hästi, mida on vaja parandada ning mis on kõige olulisem. Selle alusel koostatakse tegevuskava ning pannakse paika konkreetsed tegevused, vastutajad ja tähtajad.

Vaatame arendusplaani struktuuri lähemalt.

Missioon on see on põhjus, miks su ettevõte olemas on. Kui sinu ettevõtte ainukeseks eesmärgiks on raha teenimine, siis puudub sellel sisuline motivatsioon. Missioon peab kirjeldama, mida sa oma klientide heaks teed ja kuidas sa teistest erined.

Visioon annab vastuse küsimusele, kuhu sa tahad välja jõuda 3 või 5 aasta pärast. Vanasti tehti plaane 10 aasta peale, tänapäeval on 5 aastat juba üsna pikk ettevaade. See on suur pilt, aga peab ka olema mõõdetav. Selleks on hea siia lisada mõni rahaline number.

Väärtused peegeldavad seda, millele sa juhtimisotsuste tegemisel tugined. See on üsna keeruline teema, mis nõuab päris pikka tööd. Siia alla kuulub näiteks kõik see, mis on sinu jaoks oluline, millest sa lähtud, kuidas sa otsuseid teed, kuidas sa näed, et sinu tiim peaks töötama, kuidas klientidega suheldakse jpm. Vali välja kuni 5 väärtust, millele sa tugined ja toetu nendele läbivalt kogu oma tegevuses.

Klient – ettevõtlusega tegeledes pead sa teadma, kellega sa tahad töötada ja kellega mitte. Võid seda määratleda era- ja ärikliendi loogikast lähtuvalt või näiteks valdkonniti või kliendiettevõtte suuruse alusel. Oluline on klient ära kirjeldada ja defineerida, millist probleemi sa aitad tal lahendada.

Toode on see, mida sinu ettevõte kliendile pakub ehk mida sa müüd ja kuidas sa seda müüd. Siia alla kuuluvad nii tooted kui teenused.

Konkurentsieelis peab kirjeldama, miks sa oled parem kui teised. Väga vähe on valdkondi, kus sa oled ainuke, seega pead sa kuidagi konkurentidest eristuma. Konkurentsieelist võib ka sõnastada läbi selle, milliseid takistusi sa oled kliendil aidanud ületada konkurentidest erinevalt. Näiteks meil Robby&Bobby-s on suur kogemus kõikvõimalike Amazoni ja veebipoodidega.

Eesmärgid peavad tulenema visioonist ja vastama SMART-põhimõttele:

• specific – konkreetne
• measurable – mõõdetav
• achievable – teostatav
• relevant – asjakohane
• time-bound – ajaliselt piiritletud.

Eesmärgid peavad andma vastuse, mida sa enda ettevõttelt ootad. Näiteks kas sinu sooviks on saavutada asukohavabadus, puhata rohkem, saada dividende vm.

Eesmärgi näited:

Tahan saada oma ettevõttelt 2 miljonit dividende.

Soovin viia oma ettevõtte nii kaugele, et saaksin 5 a pärast töötada ainult 20 h nädalas.

Eesmärgid peavad olema numbrilised ja piisavalt realistlikud, et neid oleks võimalik saavutada. Eesmärgis peaks sisalduma ka rahaline mõõde. Näiteks mis summaga sa soovid ettevõtte tulevikus maha müüa.

Mõõdikud koosnevad finantsnumbritest ja KPI-dest. Neid võib käsitleda äri edendajatena. KPI-d peaksid olema pigem mitterahalised. 5 KPI-d, mis käivet mõjutavad:

• klientide püsivusmäär
• uued lead`id
• müügi konversiooni määr
• keskmine tehingu suurus
• keskmine tehingute arv.

Need on konkreetsed asjad, mida sa saad mõõta ja mille kallal töötada.

Finantsnumbrite all on mõeldud sinu ettevõtte kõige tähtsamaid numbreid:

• kui palju sa müüd?
• millised on müügiga seotud otsekulud?
• milline on brutokasum? (müük – otsekulud)
• kui suured olid üldkulud?
• milline on puhaskasum? (brutokasum – üldkulud).

Finantsnumbrite analüüsimiseks pane kokku kolm tulpa – millised olid eelmise aasta numbrid, mis võiks olla selle aasta tulemus ning milliseid numbreid tahaksid näha 5 a pärast.

Hinda, kas tänane seis on see, mis sind rahuldab või sooviksid sa midagi paremat. Numbrite väljaarvutamiseks kasuta prognoosimist. Prognoosimine on see, kui kõik läheb nii nagu seni. Eelarve koostamine tähendab, et teed suunatud jõupingutusi millegi muutmiseks (näiteks vähendad jõuliselt üldkulusid vms).

Arendusplaani neljas rida on võrreldav SWOT-analüüsiga – mis on hästi, mis ei ole hästi, mida on vaja parandada ning mis on nii kriitiline, et selle edasilükkamine ei ole võimalik.

Näiteks kui sul on väga head kliendid, siis sa ei pea tegelema klientide värbamisega, küll aga pead sa kliente suutma hoida. Sellest lähtuvalt on sul vaja teha teatud otsuseid.

Siit realt tulevad ka välja asjad, mida sa alateadvuses juba tead, kuid millega sa pole soovinud tegeleda. Näiteks oled teadlik, et peaksid palkama turundusassistendi, kuid sa pole sellega tegelenud ja oled otsust edasi lükanud.

Kui sa paned asjad kirja, saab tegevustest hallatav kogum, millega on võimalik tegeleda. Saanud paika eesmärgid, tuleb tegevuskava juba üsna loomulikult.

Tegevuskava koostamine

Esimene osa arendusplaanist on see, mille sa teed üks kord ära ning kohendad seda edaspidi kord kvartalis. Arendusplaani teine osa on konkreetne tegevuskava. Selle osa kirjutad sa igal kvartalil ümber. Võibolla on mõni tegevus muutunud ebaoluliseks või oled selle valmis saanud. Piltlikult öeldes on see sinu tööplaan, mis peab tulenema arendusplaanis seatud eesmärkidest.

Levinumad eesmärgid:

• tahan kasvada, selleks vajan tiimi
• tahan kiiremini ja juhitult kasvada, tiim olemas
• tahan rohkem kasumit teenida
• suurus ok, kasum ok, aga vajan kontrolli rahaliikumiste üle (varud, nõuded, laenud, investeeringud)
• vajan rohkem kontrolli oma ettevõtte üle
• exit – enda eemaldumine või müük.

Eesmärgist lähtuvalt pead paika panema tegevused.

Näiteks kui sinu eesmärgiks on kasvada, kuid sul pole veel tiimi, siis on sul vaja koostada rollikaart, pead õppima delegeerima ja pead inimesi värbama.

Kui eesmärgiks on kiirem kasv ja sul on tiim juba olemas, pead esmalt mõistma, millest su müügikasv sõltub, seda seejärel järjepidevalt aruandluse abil mõõtma ning kindlasti kasutama ka turunduse ja ülejäänud tiimi abi.

Kui sinu eesmärgiks on kasum, on kesksel kohal range kuluarvestus. Sa pead teadma, millised tooted ja teenused teenivad kasumit, millised mitte.

Kui soovid saavutada kontrolli rahaliikumiste üle, siis pead ette võtma rahavoogude prognoosi ja aruandluse, samuti üle vaatama oma krediidipoliitika.

Kui sa vajad rohkem kontrolli oma ettevõtte üle, siis sead sisse eelarve, aruandlussüsteemi ja teed regulaarselt kohtumisi, et veenduda õiges liikumissuunas.

Kui sinu sooviks on mingil ajahetkel teha oma ettevõttest exit ehk ettevõte maha müüa või ettevõttest eemalduda, pead sa koostama rollikaardi ning tegelema süsteemide ja protseduuride kirjeldamise ja läbipaistvusega, et kõik toimiks nii nagu peab.

Kui oled 1 aasta eesmärgid paika saanud, siis otsusta, millised on igas kvartalis ettevõetavad projektid, mida sa saad ära teha, et oma eesmärkidele lähemale jõuda. See on väga oluline – otsustada, mida sa teed ja mida sa ei tee. Kvartal on hea periood, sest see on piisavalt käegakatsutav. Kui sa tahad, võid selle asendada ka poolaastaga.

Siit edasi saad määratleda, millised on konkreetsed tegevused nende projektide käigus. Ning seejärel määratleda, kes seda teeb ja millal.

Arendusplaan ei ole dream list

Arendusplaani formaat võib alguses tunduda keeruline. Kuid kui otsast tegema hakata, siis on see täiesti jõukohane. Arendusplaani positiivne toime väljendub selles, et sellest tekkiv mõju kumuleerub ja kui see üks hetk juhtub, siis on see väga suur asi!

Kuid arendusplaan töötab vaid siis, kui sa selle järgi ka päriselt tegutsed. Ära kunagi võta seda kui unistuste nimekirja, sest siis pole sellest mingit kasu. Kui sa midagi ei tee, siis iseenesest asjad paremuse suunas ei lähe.

Lõpetuseks kordame veel kord üle, miks arendusplaan on vajalik.

Suurim boonus on see, et sa mõtled uuesti läbi, kuhu sa tahad jõuda. Võibolla mõtlesid sa selle peale viimati siis, kui sa 10 aastat tagasi oma ettevõtte asutasid? Eesmärgistamine on vajalik igas eluetapis ettevõtja jaoks.

Väike-ettevõtja lisaboonuseks on see, et sa lõpetad edasilükkamise. See on omanik-juhatuse liige-töötaja formaadis väga tavaline, et jõutakse tegeleda vaid tulekahju kustutamisega, mitte nende asjadega, mis tegelikult sinu ettevõtte edukust mõjutavad.

Arendusplaani alusel saad sisse seada hea rütmi: kord aastas sead paika aastaeesmärgid ja mõõdikud, korra kvartalis vaatad arendusplaani üle ning määratled kvartali eesmärgid ja igal esmaspäeva hommikul vaatad üle, mida sa konkreetselt sellel nädalal oma ettevõtte heaks ära teha saad. Selline planeerimine aitab tegevusse luua struktuuri ja vähendada tühikäigul jooksmist ning pikas plaanis viia ettevõtte just täpselt sinna, kuhu sa omanikuna seda soovid.

Kui soovid arendusplaani koostamisel kasutada ettevõttevälise nõustaja abi, siis võta meiega ühendust!