Kuidas kindlustada oma tagalat – krediidipoliitika

Äritegevus on alati kahepoolne suhe – üks osapool osutab teenust või müüb kaupu, teine osapool maksab selle eest kokkulepitud tasu. Müüjana pead sa olema kindel, et klient kellele sa oma teenust või kaupa tarnid, on ka võimeline selle eest tasuma. Et halbu üllatusi vältida, soovitame sul luua oma ettevõttele korralik krediidipoliitika.

Kuidas krediidipoliitika sind aitab

Edukas müük on oluline, kuid sellest üksi ei piisa. Kui sa kliendilt raha kätte ei saa, siis toodab see sulle otsest kahjumit ning võib rahavoogudesse tekitada tõsise augu. Teenuste osutamise ja kaupade müügiga kaasnevad alati kulud. Selleks, et neid tasuda, on sul tarvis vabade rahaliste vahendite garantiid ehk teisisõnu kindlust, et sinu enda kliendid sulle õigeaegselt maksaksid.

Krediidipoliitika on „soovituslikult kohustuslik“ eriti neile ettevõtetele, kelle kliendid maksavad reeglina alles pärast toodete ja teenuste kättesaamist. Just sellise äritegevuse puhul on kõige suurem risk, et arved võivad jääda igavesti maksmata. Et mitte hiljem võlgade sissenõudmisega tegeleda, ole põhjalik ja ettevaatlik pigem algusest peale. On hulk asju, mida sa saad tasumata arvete ja riskide vähendamiseks teha, seda nii koostöösuhte alguses kui selle jooksul. 

Krediidipoliitika

Krediidipoliitika (inglise keeles credit policy) on kokkuvõtlik dokument, kus on kirjeldatud järgmised teemad:

• Krediidistandardid: kuidas kliente vastavalt nende krediidivõimekusele liigitatakse?
• Kuidas tehakse taustauuringut?
• Kuidas määratakse krediidilimiit ja maksetähtajad (krediidimüügi tingimused)?
• Millised on lepingutingimused, kuidas sõlmitakse leping ja kuidas seda lõpetatakse?
• Kuidas jälgitakse edaspidi klientide maksevõimekust?
• Kuidas tegutsetakse maksete hilinemise korral?
• Kes töötajatest täpselt mingi teema eest vastutab?

Uue kliendi taustakontroll

Enne lepingu sõlmimist uue kliendiga kaalu alati uue võimaliku kliendiga seotud riske ning alles seejärel otsusta, kas ja kui palju talle krediiti müüd. Krediidiotsuse protsess algab turundusinimese kontaktist ja lõpeb lepingu sõlmimisega.

Krediidiotsuse tegemiseks on abiks 5 C-d – character, capital, capacity, conditions and collateral.

• Character: kliendi ausus, usaldusväärsus ja juhtkonna kvaliteet. See on kõige olulisem tegur, mis näitab kliendi tahet oma kohustusi täita.
• Capital: ettevõtte omakapital, näitab ettevõtte finantsilist tugevust ehk kui palju on ettevõttel varasid kohustustest rohkem.
• Capacity: ettevõtte võimekus oma kohustusi täita, toota positiivset rahavoogu.
• Conditions: üldine majandusolukord ja konkreetse majandusharu olukord.
• Collateral: reeglina kliendikrediidi jaoks tagatist ei nõuta. Võib olla teemaks tähtaja pikendamisel või kui on tegemist uue kliendi või kahtlase taustaga kliendiga.

Krediidipoliitikas tuleb kirjeldada, kuidas kliente vastavalt krediidivõimekusele liigitatakse. Üks võimalus on kliendid jaotada kolmeks:

1. Hea: suur klient, stabiilses valdkonnas, laitmatu makseajalooga.
2. Keskmine: tegutseb muutlikkus valdkonnas, kuid on laitmatu makseajalooga.
3. Kehv: riskantne valdkond, nõrk finantsseis.

Kui kliendil on halb makseajalugu, siis ei tasu üldse krediiti anda, vaid arveldada ainult ettemaksuga.

Kui kliendil on kombeks maksetega viivitada, siis tuleks talle vastavalt hinda tõsta.

Soovitus: Keskendu hea krediidivõimekusega klientidele, kellel on hea arengupotentsiaal. Halva krediidivõimekusega kliendid mõjuvad sinu ärile halvasti. Laekumata jäänud arved on üks peamisi pankroti põhjusi.

Hinda kliendi usaldusväärsust

Alusta kliendi taustakontrolli kõige olulisemast – kliendi usaldusväärsusest (character). Veendu, et ettevõttel, juhatuse liikmetel ja omanikel ei oleks maksehäireid.

Taustakontrolli läbiviimiseks on hea kasutada Krediidiinfo andmebaasi https://www.creditinfo.ee/, mida kasutavad ka pangad ning kust on võimalik saada taustainfot nii ettevõtte kui tema omanike kohta ning nendega seotud ettevõtete, ettevõtete finantsandmete, maksehäirete ja ettevõttele kuuluvate kinnistute kohta.

Kui taustauuring on negatiivne, siis kaalu hoolikalt, kas on mõtet selle ettevõttega tegemist teha. Kui siiski otsustad talle kaupa müüa või teenust osutada, tuleks seda kindlasti teha ettemaksu alusel. 

Analüüsi kliendi finantsvõimekust

Finantsvõimekuse hindamiseks võta äriregistrist oma potentsiaalse kliendi aastaaruanded, lisa tema viimase 3-5 aasta andmed excelisse ja analüüsi neid. Võid muidugi kasutada ka valmisaruandeid.

Veendu, et

• aastaaruanded on õigeaegselt esitatud
• ettevõtte omakapital on nõuetele vastav
• ettevõtte osakapital on sisse makstud
• ettevõte kasvab ja teenib kasumit
• finantssuhtarvud on normaalsel tasemel.

Finantsanalüüsi ei saa läbi viia, kui ettevõte on värskelt tegevust alustanud. Siis pead lähtuma omaniku usaldusväärsusest ning alustama kas väikeste krediidilimiitidega või ettemaksuga.

Eestis võib osaühingut asutada ka ilma osakapitali sisse maksmata. Kuigi see on asutaja vaatest väga mugav lahendus, võib see krediidiandja poolt vaadatuna tähendada seda, et ettevõttel puuduvad piisavad finantsilised vahendid. Samas kui ettevõte on aastaid tegutsenud ja osakapital on endiselt sisse maksmata, ei pruugi see koheselt tähendada täiendavat riski, vaid pigem seda, et teemaga pole lihtsalt jõutud tegeleda (või pole see olnud siiamaani vajalik).

Lisaks maksehäirete kontrollimisele ja finantsvõimekuse hindamisele on veel mitmeid subjektiivseid võimalusi, läbi mille uut klienti kontrollida.

Vestlus kliendiga

Silmast silma vestlus on üks kaval nipp potentsiaalse kliendiga avatult oma hinnast ja sellega seotud kuludest rääkida. Kuigi mõningane tingimine on tavaline, siis väga tugev surve hinna alandamiseks võib sageli viidata kliendile, kes ei pruugi oma arveid üldse tasuda. Kahjuks näitab praktika, et mida rohkem on potentsiaalne klient hinna pärast mures, seda kauem läheb tal aega arve tasumisega.

Majanduse üldine olukord

Arvesta taustal ka sellega, milline on majandus üldine hetkeolukord ning millised on lähiaja prognoosid. Headel aegadel on alati liikvel rohkem raha. Ettevõtted teenivad kasumit, kliendid maksavad hea meelega õigel ajal oma arveid ja pangad on laenuandmisel lahked. Kehvematel aegadel on aga vastupidi. Kasum muutub väiksemaks või asendub kahjumiga, kliendid ostavad vähem, venitavad maksetega või lõpetavad tegevuse sootuks ja arved jäävadki maksmata ning nõuded tuleb alla hinnata. Ka pangad muutuvad laenuandmisel kitsimaks ja ei taha laenutähtaegu pikendada.

Sotsiaalmeedia taustauuring

Interneti ja sotsiaalmeedia jõuline pealetung on loonud veel ühe suurepärase võimaluse oma potentsiaalse kliendi tausta hinnata. Uuele kliendile taustakontrolli tehes viska alati pilk peale ka tema veebilehele ja Facebooki lehele. Kas need näevad professionaalsed välja ja on kirjutatud kirjavigadeta? Korrektsed lehed viitavad sellele, et ettevõttel on piisavalt ressursse kasutamaks pädevaid teenuseosutajaid. Kirjavigade ja ebaühtlase stiiliga veebileht või sotsiaalmeedia konto võib aga viidata sellele, et ettevõtja nokitseb üksinda põlve otsas ja tegelikult ei ole tema enda tagala kuigivõrd suur.

Googeldades oma klienti ja otsides tema kohta infot blogidest, foorumitest, Facebookist ja Twitterist, võid ka leida tema klientide ja koostööpartnerite kommentaare, sh maksekommete kohta. Vaadates potentsiaalse kliendi aadressi Google Streetview abiga, näed ka kohe ära, kas tegemist on reaalse kontori/töökojaga või mitte.

Lisaks uue kliendi taustakontrollile saad omaenda tagala kindlustamiseks teha veel järgmist:

• Määra õige maksetähtaeg – maksetähtajad peavad olema õiged, st antud valdkonnas tavapärased, kuid mitte lühemad, kui su tarnijate omad. Eestis on tavapärane maksetähtaeg 7-14 päeva, välisriikide puhul 30-60 päeva.
• Tuleta kliendile kohe meelde, kui makse tähtaeg üle läheb – oluline on seda teha viisakalt, maksetähtaeg peab olema kirjas ka lepingus ja arvel.
• Võimalda mitmel viisil tasumist – ülekandega maksmise puhul on arve tasumata jäämise risk kõige suurem. Kui sinu äritegevus seda võimaldab, siis paku oma klientidele erinevaid maksevõimalusi: sularaha, kaardimaksed, PayPal jne. Iga makseviisiga kaasnevad küll kulud, kuid 21. sajandil on see vältimatu. Sularaha on kõige kiirem viis arvete laekumiseks, peamiseks miinuseks on aga selle vähene turvalisus. Kui sinu kaupu või teenuseid tarbitakse sageli, võiksid pakkuda kliendile ka püsitellimuse/kuutasu võimalust. Rahavoogude seisukohast on see väga hea lahendus.
• Kehtesta mõistlik krediidilimiidi suurus – krediidilimiit on summa, mida klient võib sulle korraga võlgu olla. Kord kuus teenuse osutamise korral on seda lihtne jälgida, aga eriti oluline on krediidilimiidi range paikapanek kaubamüügi korral. Klient tuleb ja ostab sinult ühel päeval, teisel päeval jne, ostud on eraldi võttes väikesed, aga kokku annavad päris suure summa, mis võib kergelt minna üle määratud krediidilimiidi. Kaubamüüjad panevad limiidid tavaliselt müügiprogrammi sisse, et kontroll oleks automaatne. Krediidilimiidi määramisel tuleb kindlasti arvestada ka konkreetsel tegevusalal levinud praktikat ning konkurentide pakutavaid tingimusi.

Krediidilimiidi arvestamiseks on erinevaid lähenemisi.

1. Krediidilimiit, mis toetub müügile. Kui taustauuring on positiivne ja finantsnäitajad head, võib krediidilimiidi määrata näiteks konkreetse kliendi kahe kuu keskmise müüginumbri ulatuses.
2. Finantsnäitajatele toetuv limiit. Levinud variant on madalam järgmisest kahest näitajast: 10% omakapitalist või 20% puhaskäibekapitalist (käibevara miinus lühiajalised kohustused).

• Sõlmi kindlasti leping – see on kõige kindlam võimalus oma tagalat kindlustada. Lepingus lepitakse kokku, mis tööd tehakse, mis on selle eest makstav tasu ning tähtajad. Samuti, mis saab siis, kui emb-kumb oma kohustusi ei täida, vaidluste lahendamise kord, trahvid ja viivised. 

Sul ei ole veel krediidipoliitikat?

Kui sul ei ole veel krediidipoliitikat, siis on kaks varianti – sa kas töötad selle välja ise või kasutad selleks oma raamatupidaja või mõne teenusepakkuja abi. Krediidipoliitika väljatöötamine eeldab äriprotsessi ja tarneahela läbimõtlemist, et leida lahendus, mis kindlustab sinu tagalat kõige paremini. Hoolikalt koostatud krediidipoliitika teenib sinu ettevõtte huve pikaajaliselt. Võta seda kui kindlustust oma ettevõtte heaks.