Kuidas leida endale sobiv raamatupidaja?

Tänapäeval, kus kõikvõimalikku andmesisestust saab järjest rohkem automatiseerida, muutub raamatupidaja valikul üha määravamaks, kui hästi ta suudab numbreid tõlgendada. Kui ettevõtlust alustades vajatakse eelkõige personaalset nõuandjat ja kindlust, et raamatupidamine oleks korras, siis ettevõtte kasvades lisandub järk-järgult ka juhtimisaruandlus ja prognoosimine, mis omakorda võib kaasa tuua selle, et pead ühel hetkel oma pikaaegsest raamatupidamispartnerist lahti ütlema ning leidma uue ja sobivama.

Selline olukord, kus soovid ja vajadused ettevõtte finantside teemal ajapikku kasvavad, on üsna loomulik. Seetõttu on optimaalne alustada koostööd väikese partneriga ning mõni aeg hiljem liikuda edasi suurema büroo poole, kuigi see pole alati nii lineaarne.

Raamatupidamisteenuse osutaja valik

Raamatupidamisteenuse osutajaid on Eestis suhteliselt palju ja kuna raamatupidamist ostetakse järjest enam teenusena sisse, mitte ei palgata oma töötajat, siis kasvab teenusbüroode arv ja pakutavate teenuste valik lähiaastatel ilmselt veelgi.

1. Tuttav raamatupidaja, kes osutab raamatupidamisteenust põhitöö kõrvalt

Väga sageli pakuvad raamatupidajad oma põhitöö kõrvalt ka eraldiseisvalt raamatupidamisteenust. Kui sul on selline tuttav, siis on see kõige mugavam lahendus, eriti siis, kui oled veel alustaja ja suhteliselt väike ning sul on vaja lihtsalt odavat ja usaldusväärset partnerit. Miinuseks on see, et selline raamatupidaja ei pruugi olla kursis kõigi tegevusvaldkondadega, tema kompetents on üsna ühe valdkonna keskne. Üldjuhul kasvad sellest teenusest kiirest välja ja pead hakkama vaatama muude variantide poole.

2. Väike büroo / üksik teenuseosutaja

On tavaline, et raamatupidamisbüroo koosneb 1-2 inimesest. Võib isegi öelda, et siia alla kuulub enamik Eesti raamatupidamisalase teenuse osutajatest. Väikese büroo ja üksiku teenuseosutaja kasuks räägib see, et enamasti on suhe väga isikupõhine ja personaalne, saad julgelt küsida jooksvalt tekkivaid küsimusi ning enamasti neid arvele ei lisata.

Ka hind on sellistel büroodel tihti suhteliselt odav. Peamine probleem on tingitud asenduse puudumisest. Kui üksiktegija jääb haigeks või ühel päeval enam telefoni ei võta, siis võib see sulle tekitada tõsiseid probleeme, eriti siis, kui oled oma dokumendid talle viinud paberil. Siiski on väga paljud ettevõtted selliste büroode rahulolevad kliendid ning jäävad selle formaadi juurde pikaajaliselt.

3. Suur büroo

Suuri büroosid on väga erineva taseme ja teenuste valikuga. On neid, kes teevad liinitööd ja kellega suhtlus on üsna anonüümne, kuid on ka neid, kes sinu ettevõttega sisuliselt kaasa mõtlevad.

Suure büroo kasuks räägib stabiilne teenus ja see, et protsessid on paigas. Suures büroos on tööl palju raamatupidajaid, see tähendab, et kompetents on laiem, mistõttu suudavad nad pakkuda laiemat valikut teenuseid väga erineva tegevusvaldkonnaga klientidele.

Enamasti on suurbüroode teenusevalikus nii raamatupidamine kui ka finantsjuhtimisteenus. Ka asendamine on tagatud. Samas on see kahtlemata anonüümsem. Pead kohe arvestama, et sul ei teki raamatupidajaga nii personaalset suhet kui väiksema partneri puhul, sest raamatupidajad võivad vahetuda, organisatsiooni sees liikuda jne. Ka pead väga hoolega jälgima, mis lepingus on kokku lepitud. Suuremates büroodes küsitakse üldjuhul iga lisatöö eest eraldi tasu.

Samas saad sa suure büroo toel väga pikalt kasvada. Koht, kus oma töötaja palkamise peale mõtlema hakata, tekib ca 10 milj käibe juures. Seni saad suurbürooga ilusti hakkama.

Loe veel samal teemal: 5 võimalust ettevõtte raamatupidamise korraldamiseks.

Raamatupidamise hinnad

Eestis on levinud kolm hinnastusmudelit:

• kandepõhine raamatupidamisteenus – kõige levinum, samas pead arvestama, et iga lisategevus toob kaasa lisatasusid
• kuutasupõhine raamatupidamisteenus – fikseeritud summa või valemiga, näiteks % kuludest, lisaks lepitakse tihti kokku eraldi tasu palgaarvestuse ja lisateenuste eest
• tunnitasu põhine raamatupidamisteenus – seda on kindlasti sobiv kasutada ühekordsete korrastustööde puhul või tegevuste puhul, mille mahtu on raske hinnata. Igakuise raamatupidamisteenuse jaoks sellist lähenemist pigem ei soovitaks, see ei motiveeri raamatupidamisbürood oma tegevust optimaalsemalt korraldama.

Väga väikesed ettevõtted, kes igakuiselt raamatupidamist ei vaja ning panevad oma dokumente kokku kord või paar aasta jooksul, võivad ühes aastas hakkama saada isegi 100-200 euroga.

Igakuine teenus algab enamasti nii 50 eurost kuus ning hind kasvab koos ettevõtte suurusega. Näiteks Robby&Bobby on keskendunud juba veidi suurematele ettevõtetele ja meie hinnad algavad 95 eurost (sh käibemaks) kuus.

Hinnakirju võrreldes pead kindlasti üle vaatama, mis täpsemalt baashinnas sisaldub. Esmapilgul odavam lahendus võib lõppkokkuvõttes aruannete ja eelarvete eest küsitavate lisasummadega isegi kulukamaks osutuda.

Tutvu Robby&Bobby raamatupidamisteenuste hinnakirja ja finantsjuhtimisteenustega.

Koostöö raamatupidajaga

Selleks, et koostöö raamatupidajaga kulgeks muretult, hoia programmide administraatoriõigused eelistatult enda käes ning sõlmi alati raamatupidajaga leping. Raamatupidamisteenuse lepingus tuleb fikseerida:

• millest ostetav teenus koosneb
• hinnastamise loogika ja hinna muutmise alused (sh etteteatamiseaeg)
• lisateenused ja nende hinnakiri
• raamatupidamise teostamise sagedus (igapäevane, kord nädalas, kord kuus, kord kvartalis, kord aastas)
• eelistatud suhtluskanalid (e-post, telefon, messenger)
• dokumentide esitamise viis ja tähtajad
• kasutatavad programmid ja nende eest tasumine
• lepingu lõpetamise kord ja etteteatamistähtajad.

Raamatupidajaga koostööd alustades peaksite kokku leppima, kuidas toimub dokumentide esitamine ja millist raamatupidamisprogrammi te kasutama hakkate. Kaasaegne raamatupidaja oskab soovitusi anda ka programmide valikul. Näiteks milline raamatupidamisprogramm sobib e-poele või milline laohaldusprogramm valida, et õiged andmed kätte saada. Igal juhul vali kindlasti pilvepõhised programmid, siis saad ka ise igal ajahetkel oma raamatupidamisele ligi.

Millal peaksid mõtlema raamatupidaja vahetamisele

Vahel võib tekkida hetki, kus pead kriitiliselt hindama, kas olemasolev raamatupidaja on sulle jätkuvalt abiks ja suudab sinu ettevõtte kasvuga kaasa tulla või peaksid kaaluma raamatupidaja vahetamist. Suhete tasandil võib see tunduda keeruline, kuid see võib olla ainuõige ja hädavajalik, et saaksid oma ettevõtet suuremaks kasvatada.

Üks suur murrangupunkt on hetk, mil hakkad töötajaid palkama. Sellest hetkest alates vajad sa oluliselt rohkem raamatupidaja tuge ning sa pead olema 100% kindel, et raamatupidaja on sinu jaoks alati saadaval, et ta ei kao ära või et ta ei ole vahepeal mitu nädalat töölt eemal, näiteks haiguslehel või puhkusel.

Vahel langeb see hetk kokku ka perioodiga, kus soovid hakata pangast laenu võtma või investoritelt raha juurde küsima. Mõlemad nõuavad kuluaruandeid ja korralikke prognoose. Veel võib sul vaja minna finantsaruandlust, et vaadata otsa oma toodete ja teenuste kasumlikkusele ning otsida võimalusi kasumi suurendamiseks, samuti raharingluse kiirendamiseks. Kui sul veab, siis suudab sinu praegune raamatupidaja sulle selle kõik ära teha. Kuid kui tema teadmistest ja oskustest jääb väheks või ta ei saa sulle kogu aeg kättesaadav olla, siis peaksid hakkama vaatama veidi suuremate raamatupidamisbüroode suunas, kelle teenuste komplekt on laiem ning kes suudavad tagada ka asenduse, siis kui sinu raamatupidaja puhkab või on haige.

Teine oluline moment saabub siis, kui hakkad omanikuna põhitööst järk-järgult taanduma ning keskendud ettevõtte juhtimisele ja arendamisele. Siin pead ka ise õppima rohkem numbritest aru saama, sh ettevõtet numbrite abil juhtima. Ja see on väga suur muudatus.

Kui esimeste töötajate palkamisel võib väikesest büroost või üksikraamatupidajast veel abi olla, siis siin vajad sa juba kindlasti suuremat bürood, kelle põhiosa teenusest moodustab finantsjuhtimine ja numbrite tõlgendamine. Raamatupidaja ei pea andma sulle ärilist nõu, küll aga on sul vaja, et ta tõlgiks sinu numbrid eesmärkideks ja vastupidi.

Raamatupidaja vahetamine

Kui oled jõudnud otsusele, et sul tuleb ette võtta raamatupidaja vahetus ja oled uue raamatupidamispartneri välja valinud, siis alusta sellest, et annad sellest oma vanale raamatupidajale teada ning lepid uue ja vana raamatupidajaga kokku, kuidas ja millal raamatupidamise üleandmine toimub. Raamatupidajat võib vahetada koos aastanumbriga, kuid see ei ole ainus sobilik aeg. Sisuliselt võib seda teha iga kuu lõpu seisuga.

Üldjuhul lõpetab vana raamatupidaja veel viimase kuu raamatupidamise ära ja uus raamatupidaja võtab asjad üle uuest kuust. Seda saab ka teha paralleelselt – vana raamatupidaja teeb veel ära viimase kuu palgad ja maksuameti deklaratsioonid, uus aga paneb juba sisse uusi arveid. Vahel võib olla seoses raamatupidaja vahetusega vaja teha ka ühekordseid korrastustöid. See lepi kindlasti eraldi kokku, samuti selle töö maksumus.

Pärast viimaseid töid eemalda eelmiselt raamatupidajalt kõik kasutusõigused raamatupidamisprogrammis, äriregistris ja maksuametis. Kui dokumendid on pilvepõhises programmis ja raamatupidaja ei anna neid üle, siis saab vahel dokumendid kätte ka programmi vastutavate kontaktisikute poole pöördudes. Kui see tulemust ei too ja admin-õigused on vana raamatupidaja käes, siis tuleb sul dokumendid lihtsalt teise kohta ümber kopeerida.

• Kui raamatupidamisprogramm jääb samaks – siis läheb admin-õigus üle uuele raamatupidajale või veel parem, jagad ise õigusi
• Kui programm vahetub, siis annad üle:
  • detailsed bilansisaldod, koos selgituste ja reskontro loeteludega
  • jooksva ja eelmise aasta kontoväljavõtted, bilansid, kasumiaruanded, aastaaruandeks vajalik
  • eelnevate aastate paberdokumendid, tekstikoopiad, kontoväljavõtted, arhiveerimiseks (neid peab ettevõtja säilitama 7 a).

Kokkuvõtteks

Raamatupidaja valimine võib olla sama keeruline nagu ihuarsti valik. Ja isegi kui raamatupidaja on olemas, siis seoses ettevõtte kasvamise ja arenguga on täiesti loomulik, et mingil hetkel võib päevakorda kerkida raamatupidaja vahetus. Sinu vastutus on ettevõtjana see hetk ära tunda ja see otsus langetada.

Õige raamatupidaja peab oskama numbreid kirjeldada sinu ettevõtte arenguetapist lähtuvalt ja olema ekspert mitmel alal – ta peab tundma sinu valdkonda, olema hea finantsekspert ning samal ajal asjatundja juriidika, IT ja andmekaitse alal. Keskmisest paremad teenusepakkujad räägivad ka üldjuhul aktiivselt kaasa sotsiaalmeedias ning avaldavad artikleid oma ettevõtte blogis.

Hea tava on sobiva raamatupidaja otsingutel küsida soovitusi. Samas peaksid jälgima, et küsiksid neid endaga sarnastelt ettevõtjatelt. Suurettevõtte hinnang ei pruugi olla väikeettevõtjale sobiv, sest vajadused on erinevad ja ka raamatupidajate fookus võib olla erinev.

Kindlasti võiksid pakkumised küsida mitmelt erinevalt teenusepakkujalt. Vaata, kuidas suhtlus klapib, milliseid teenuseid pakutakse ja millise hinnaga. Potentsiaalselt kandidaadilt võiksid uurida, kas ta omab kogemusi sinu valdkonnas, eriti kui su valdkond on spetsiifiline. Lisaks uuri töökorralduse kohta. Kaasaegne raamatupidamine on ikka eelkõige pilvepõhine ja paberivaba – esiteks on see mugavam, teiseks ka kordades turvalisem.

Soovid tulla Robby&Bobby kliendiks raamatupidamise või finantsjuhtimise alal?

Võta meiega ühendust.