Kuidas klientidelt raha kätte saada

Klientidelt raha kätte saamine võib osutuda tõeliseks kadalipuks, seda eriti juhul, kui laekumata arved kuhjuvad ning sa ei ole varasemalt oma klientide krediidivõimekust kontrollinud. Kui arved jäävad laekumata, saab määravaks see, kui kiiresti sa probleemiga tegeled, sest laekumata arvelt tuleb siiski käibemaks tasuda, halvemal juhul lisaks tulumaks. Seetõttu on kõige parem, kui suudad arvete mittelaekumist ennetada juba eos.

Krediidipoliitika

Headel aegadel võib tunduda krediidipoliitika koostamine tüütu bürokraatiana, samas kui sul puudub reglement selle kohta, mis mahus ja kellele krediiti müüa, siis ei saa sa arvete mittelaekumises kedagi süüdistada.

Krediidipoliitikas pannakse paika krediidistandardid, taustakontrolli läbiviimise kord, krediidilimiidi ja maksetähtaegade määramise põhimõtted, samuti põhilised lepingutingimused, olemasolevate klientide maksevõimekuse jälgimine ja võlgadega tegelemine. Krediidipoliitikast lähtutakse iga uue kliendiga koostöösuhetesse astumisel, samuti siis, kui mõni arve jääb laekumata vaatamata varasemale positiivsele krediidiskoorile. Tähtis on paika panna ka see, kes ettevõttesiseselt ühe või teise teemaga tegeleb. Näiteks võlameeldetuletuste saatmine võiks olla ühe kindla töötaja vastutada, kes omab pidevat ülevaadet, millised arved on laekunud ja millised veel tasumata.

Leping

Väikeettevõtjate seas on levinud teenuse osutamine ja kauba müük hea tahte alusel, ilma lepinguta. See toimib ilusti täpselt nii kaua, kuni arved laekuvad. Kui arve jääb aga laekumata, on lepinguta võla sisse nõudmine üpriski keerukas, et mitte öelda võimatu.

Lepingus lepitakse kokku poolte kohustused ja see, mis saab siis, kui emb-kumb oma kohustusi ei täida, samuti vaidluste lahendamise kord, trahvid ja viivised.

Lepingu üks osa on alati ka tasu suurus ja maksmise kord, mis peaks olema väga selgelt ja üheselt sõnastatud:

• kui suur on makstav tasu ja kuidas seda täpselt arvestatakse?
• mida täpselt see tasu katab? milliste tööde eest küsitakse lisatasu?
• kas on nõutav ettemaks või deposiit?
• millal esitatakse arve, milline on maksetähtaeg?
• millised on lubatud makseviisid (ülekanne, sularaha, kaardimakse, PayPal,…)?
• mis saab siis, kui klient ei maksa? kas küsitakse viivist?
• kas katkestad ajutiselt töö või peatad kauba tarnimise, kui maksetähtaeg on ületatud X päeva?
• kas tasu on fikseeritud pikemaks perioodiks või kuulub regulaarsele ülevaatamisele (eriti pikaajaliste lepingute puhul)?
• kuidas toimub lepingu lõpetamine?

Kuidas lepingut koostada?

Veidi guugeldades leiab internetist hõlpsasti mitmeid erinevaid lepingunäidiseid. Näidiste kasutamine on kõige lihtsam, samas tuleb nendesse suhtuda teatava kriitikaga, sest tasuta kättesaadavad lepingupõhjad võivad olla üsna üldised ja vananenud.

Kui oled jõudnud oma ettevõttega veidi tugevamale järjele, siis tasuks pädevalt juristilt või advokaadilt tellida täpselt oma vajadustele vastav korralike lepingute komplekt. See maksab küll omajagu, kuid on kasulik, eriti siis, kui tahad, et sinu õigused oleksid maksimaalselt kaitstud.

Raha sissenõudmise juhend – võimalik tegevuste järjekord

Erinevatest raha sissenõudmise võimalustest oleme pikemalt kirjutanud artiklis Mida teha siis, kui klient jätab arve tasumata.

Siin on üks võimalik samm-sammuline juhend, kuidas maksmata arvega käituda ja maksmata arve sisse nõuda.

a) 5 päeva / 10 päeva pärast maksetähtaega – meeldetuletuskiri kliendile

Kirja sisu peaks jääma viisakaks ja selgitama, mis juhtub siis, kui klient arvet ei tasu. Põhjad võiksid olla eelnevalt valmis kirjutatud, et sa ei peaks neid iga kord eraldi koostama.

b) 14 päeva pärast maksetähtaega – teenuse/kaubamüügi peatamine

Kui klient ei ole vaatamata meeldetuletustele arvet ära maksnud, siis sa talle rohkem krediiti müüma ei peaks.

c) 28 päeva pärast maksetähtaega – kuri meeldetuletuskiri

Kui arve on ikka pikalt laekumata, siis peaksid oma meeldetuletuskirjas olema juba resoluutsem. Samuti võiksid klienti teavitada plaanist rakendada maksekäsu kiirmenetlust ja edastada tema andmed maksehäireregistrisse.

d) alates 500 eurost

• Maksekäsu kiirmenetlus

Kiire ja suhteliselt odav lahendus väiksemate võlgade korral on maksekäsu kiirmenetlus, mis liigub otse kohtutäiturile. Vaata rohkem: https://www.kohus.ee/et/kohtuasjade-menetlused/maksekasu-kiirmenetlus

• Inkasso või jurist-võlanõudja

Alternatiiv on pöörduda mõne inkasso või siis juristist võlanõudja poole, kuigi neil suurt mõjuvõimu ei ole, ainult ähvardamise võimalus.

e) 45 päeva pärast maksetähtaega – maksehäireregister

Maksehäireregistrit kardetakse väga, sest sinna jääb jälg ka nendest võlgnevustest, mis on juba tasutud, halvendades ettevõtte laenusaamise võimalusi veel kuni 7 aastat pärast võla likvideerimist. Vaata lähemalt: http://www.creditinfo.ee/maksehaireregister

f) alates 2000 eurost – kohtumenetlus

Suuremate võlgade korral tuleks võlg sisse nõuda juba kohtu kaudu. Loe täpsemalt: https://www.kohus.ee/et/kohtusse-poordumine/tsiviilasjad

g) alates 5000 eurost – pankrotimenetlus

Kui märgid viitavad sellele, et kliendil ei ole võlgade tasumiseks raha, siis on võimalik algatada kliendi suhtes pankrotimenetlus. Siin vajad kindlasti juristi abi. Lisaks tuleb arvestada, et paljud pankrotid lõppevad raugemisega, st raha sealt kätte ikkagi ei saa.

Millised maksud kaasnevad laekumata arvetega

Laekumata arved võivad minna ettevõttele väga kalliks maksma. Lisaks aja- ja rahakulule, mis läheb nende sissenõudmiseks, pead laekumata arvetelt tasuma ka käibemaksu ja kui sissenõudmisega tegelemine on tõendamata, siis lisaks ka tulumaksu.

Käibemaks maksmata arvelt

See, et klient sulle maksmata jätab, ei vabasta sind käibemaksu tasumisest. Kui teenus on reaalselt osutatud või kaup müüdud, siis arve ebatõenäoliseks hindamisel või lootusetuks kandmisel kreeditarvet teha kahjuks ei või ja käibemaksu vähendada ega tagasi küsida ei saa.

Seega tuleb sul lisaks laekumata arvele veel ka riigile omast taskust peale maksta.

Tulumaks maksmata arvelt

Samuti ei ole lubatud maksmata arvet kergekäeliselt kuluks kanda. Kui sa loobud nõude sissenõudmisest liiga lihtsalt, võib maksuametnik jõuda järeldusele, et tegid teisele ettevõttele kingituse, mis on maksustatav tulumaksuga.

Seetõttu säilita igaks juhuks alati kõik maksmata arve sissenõudmisega seotud dokumendid – võlgnikule saadetud kirjad, inkasso poole pöördumised ja nende vastused, maksehäireregistri kanne jne.

Kokkuvõtlikud soovitused:

• Kõige odavam on arvete mittelaekumist iga hinna eest vältida. Selles aitab sind krediidipoliitika.
• Kui mõni arve jääb siiski laekumata, siis on oluline reageerida kohe ja tuletada end kliendile pidevalt meelde.
• Kui arve jääb laekumata ka vaatamata meeldetuletustele, siis tuleb appi võtta järk-järgult rangemad meetmed. Mitte mingil juhul ei tohiks maksmata arvet õhku rippuma jätta, sest sellega kaasneb sinu ettevõttele kulu.
• Hoia igaks juhuks alles kõik võla sissenõudmisega seotud dokumendid, et saaksid vajadusel maksuametile tõestada, et tegemist oli võlaga ja mitte kingitusega teisele ettevõttele.
• Kui jääd hätta, siis küsi nõu oma raamatupidajalt või juristidelt. Igal juhul ära lükka tegutsemist edasi, sest maksmata arvete kuhjumisel võivad järgmisena raskused tekkida ka sinul.