Kuidas oma raamatupidamist automatiseerida? 1. osa: Müügitehingud

Raamatupidamine on viimase 30 aastaga teinud läbi tohutu muutuse. Paberkujul raamatupidamine on praktiliselt kadunud. Samuti maksekorralduse blankettidega füüsilisel kujul pangas käimine. Tänu ostuarveid lugeda oskavatele ja pangaga ühilduvatele programmidele on raamatupidamine muutunud oluliselt automatiseeritumaks ning koos sellega vähenenud märkimisväärselt ka raamatupidamisele kuluv aeg. Vaatame lähemalt, kuidas oma raamatupidamist, täpsemalt müügitehinguid automatiseerida.

Raamatupidamise automatiseerimise esimene samm: loobu paberist. Paberist loobumine säästab sulle suure hulga aega, samuti raha, mis varasemalt kulus paberi, paberikaustade ja kaustade hoidmise ruumi peale. Elektroonne arvete säilitamine on igati aktsepteeritud ka maksuameti poolt juba mitmeid aastaid.

Ühekordsete teenusearvete väljastamine

Teenusarveid saab väga edukalt väljastada otse raamatupidamisprogrammist. Kaunilt disainitud arveid niikuinii enam praktiliselt ei kasutata, liiguvad vaid andmed. Seega raamatupidamisprogrammist väljastatud lakooniline, aga kõigi vajalike andmetega müügiarve sobib reeglina hästi.

Mõnes programmis saab defineerida artiklid, näiteks Konsultatsiooniteenus Eesti, ja sellega kohe ära siduda õige kasumiaruande tulukonto ja käibemaksumäära. See vähendab tunduvalt raamatupidaja tööd väljastatud arvete kontrollimisel.

Eelised arve väljastamisel otse raamatupidamisprogrammist:

• mugavus – arve saab koostada ja välja saata ühest kohast
• võimalus sealsamas jälgida, et arved õigeaegselt laekuks
• lihtne meeldetuletuste saatmise võimalus (vajadusel)

PS. Hea praktika on saata kuu müügiarved välja juba kuu lõpus, mitte järgmise kuu alguses. See võimaldab nii müüjal kui ostjal kiiremini oma kuu lukku saada.

Korduvate teenusearvete väljastamine

Nii mõneski programmis on võimalik salvestada mallid ja korduvarved saata välja automaatselt, vastavalt etteantud graafikule. Seda on hea kasutada näiteks liikmemaksude, fikseeritud igakuiste tasude jms puhul. Kui korduvarved on sinu äri puhul teemaks, siis vali programm, mis seda võimaldab, ning tee see ühekordne töö ära – säästab edaspidi ohtralt aega.

E-arvete väljastamine

E-arve ei ole pdf, vaid masinloetav arve. Sellel olev info on lihtsalt loetav ning puudub vajadus midagi digiteerida või käsitsi sisestada. Kui arve vastuvõtja on võimeline e-arveid vastu võtma (seda näeb Äriregistri portaalist), tasuks kindlasti arved e-arvetena väljastada. Alates 01.07.2019 on avalikule sektorile võimalik müügiarveid saata ainult e-arvetena, seega jõuame lõpuks ehk sinna, kus e-arved hakkavad laiemalt levima.

E-arvete väljastamise võimekust tuleb uurida programmi arendajalt. Mõni programm võimaldab e-arveid välja saata ilma täiendavat lepingut sõlmimata (nt Merit, kokkuleppel Omnivaga; e-arveldaja), kuid enamasti tuleb siiski e-arvete väljastamiseks sõlmida leping mõne operaatoriga, nagu Omniva, Fiteki, Telema või e-arveldajaga.

E-poe müükide kajastamine

E-poe müügid tuleks raamatupidamisprogrammi saata läbi API ühenduse. Leia selline raamatupidamisprogramm, millega vastav e-pood kenasti ühildub. API kasutamise eeliseks on oluline ajasääst ja vigade vältimine, lisaks saab selle abil viia raamatupidamisprogrammi detailse kaubamüügi info, seda infot omakorda töödelda ja vajalikke analüüse teha.

Mis on API?

Kahe programmi vaheliseks infovahetuseks on vaja, et neil oleks mõlemal avatud suhtlemiseks vajalik värav (API) ja teisele programmile antud värava avamiseks vajalik võti (API key). Mõlemad programmid annavad võtme kaudu teisele loa andmevahetuseks. Kui palju andmeid on võimalik omavahel vahetada, sõltub seadistustest.

Andmevahetust korraldab spetsiaalne väike programm (liides). Mõnikord on see liides ehitatud emma-kumma programmi juurde, teinekord pakub liidest kolmas osapool ja vahel tuleb see endal eraldi tellida. API liidese loomine ei ole enamasti väga suur ja kallis arendustöö, kuid nagu ikka, tuleb hinnata tasuvusaega.

Müügitehingute edastamine oma ehitatud platvormilt

Sama teema, andmed tuleks edastada läbi API. Kuna müügiplatvorm on enda ehitatud, siis on suuremad võimalused valida, kui detailselt andmeid edastada ja rohkem võimalusi andmete kontrollimiseks.

Alternatiiv API-le?

Kui API liidest ei ole, on võimalik andmed ühest programmist teise viia ka failina – teed müügiprogrammist ekspordi, vajadusel töötled ja impordid raamatupidamisprogrammi.

NB! Kui müük (ja laoarvestus) toimub teises programmis, on väga oluline:

• rakendada rangeid tähtaegu ja panna edastatud periood müügiprogrammis lukku. Kui maikuu müügiandmed on välja saadetud / imporditud, siis on mai lukus ja enam neid andmeid muuta ei tohi. Kui on vaja parandusi teha, tuleb need teha järgmises kuus. Muidu tekivad vahed raamatupidamisprogrammiga ja nende vahede leidmine ja parandamine võtab meeletu aja.
• lisaks reeglite kehtestamisele ja rakendamisele tuleb kindlasti ka regulaarselt andmeid omavahel võrrelda. Nii inimesed kui programmid teevad vahel vigu ning ka lukustatud perioodi võivad uued andmed lukuaugu kaudu sisse pugeda. Andmete vastavuse tagamine kahe programmi vahel on väga oluline töö. Raamatupidajalt nõuab selline töö täpsust ja programmide korrektse kasutamise võimekust.

Kui sa pole oma ettevõttes veel automatiseerimisega algust teinud, siis alusta sellest, et joonistad üles, kuidas erinevate tehingute info praegu raamatupidamisse jõuab.

Kaardista müügid, ostud ja pangatehingud ning mõtle läbi:

• kuidas andmed võiksid liikuda?
• milliseid programme võiks kasutada?
• milliseid ühendusi vajad?

Kui jääd hätta sobiva raamatupidamisprogrammi valikul või sul tekkis raamatupidamise automatiseerimise osas mõni muu küsimus, siis saada kiri krista.teearu@robbybobby.ee või tutvu meie finantsraamatupidamise teenusega.

Loe ka sama seeria teisi postitusi:

Kuidas oma raamatupidamist automatiseerida? 2. osa: Ostuarved ja tšekid

Kuidas oma raamatupidamist automatiseerida? 3. osa: RPA ja automatiseerimise tulevik